Zakończenie współpracy z pracownikiem, zwłaszcza jeśli następuje z woli pracownika, może wskazywać na jego wolę prowadzenia działalności na własną rękę i pod własną marką. Coraz częściej zdarza się, że były pracownik, korzystając ze zdobytego doświadczenia i kontaktów, decyduje się na założenie własnej działalności – nierzadko w tej samej branży i z ofertą skierowaną do podobnej lub nawet tej samej grupy klientów. Choć prawo formalnie nie zabrania takiego kroku, sytuacja ta może budzić uzasadnione obawy byłego pracodawcy. Gdzie przebiega granica między dozwolonym działaniem pracownika a naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy  czy czynem nieuczciwej konkurencji? Jakie prawa ma pracodawca, a jakie były pracownik?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Wykorzystanie wiedzy zdobytej w trakcie zatrudnienia

Pierwszym pytaniem, które nasuwa się zawsze, gdy zastanawiamy się nad lojalnością pracownika jest pytanie o możliwość wykorzystania zdobytej w trakcie zatrudnienia wiedzy. Czy pracownik może wykorzystać informacje zdobyte w trakcie zatrudnienia, w nowej firmie lub swojej własnej działalności gospodarczej?

Wiedza zdobyta przez pracownika w trakcie wykonywania pracy co do zasady nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa, chyba że spełnia określone warunki przewidziane w przepisach i orzecznictwie.

Aby dana informacja była uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, musi spełniać łącznie trzy kryteria:

#1) Mieć charakter poufny – nie może być powszechnie znana ani łatwo dostępna.

#2) Posiadać wartość gospodarczą – jej ujawnienie lub wykorzystanie mogłoby przynieść szkodę przedsiębiorcy lub korzyść konkurencji.

#3) Być objęta szczególnymi działaniami ochronnymi ze strony pracodawcy – np. oznaczenia „poufne”, klauzule umowne, systemy bezpieczeństwa.

Zatem jeśli pracodawca nie zabezpieczył odpowiednio danej informacji i nie dołożył należytej staranności w jej ochronę, to nawet jeśli pracownik korzysta z niej po zakończeniu zatrudnienia, to nie można mówić o naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa. W takim przypadku mamy raczej do czynienia z wykorzystaniem specjalistycznej, ale ogólnej wiedzy, która jest częścią doświadczenia zawodowego pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem przedstawicieli judykatury (np. wyrok sądu Apelacyjnego  w Krakowie, I ACa 1196/13), osobiste doświadczenie i wiedza pracownika to element jego dóbr osobistych, które może swobodnie wykorzystywać w dalszej karierze, o ile nie narusza konkretnych umów (np. o zakazie konkurencji) lub nie korzysta z wiedzy chronionej jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Lista klientów a tajemnica przedsiębiorstwa?

Lista klientów może być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa – ale tylko wtedy, gdy spełnia łącznie trzy kluczowe przesłanki:

#1) Posiada charakter poufny – tzn. nie jest ogólnodostępna w identycznej postaci i została opracowana w sposób indywidualny, np. na podstawie selekcji klientów według określonych kryteriów, preferencji zakupowych, historii współpracy, kontaktów osobistych itp. Nawet jeśli część danych pochodzi z publicznych źródeł, to zestawienie ich w określony sposób może nadać liście charakter niepowtarzalny.

#2) Ma wartość gospodarczą – lista klientów, zwłaszcza zawierająca dane niedostępne publicznie (np. numery telefonów komórkowych, adresy e-mail osób decyzyjnych, ustalenia handlowe), może dawać przedsiębiorcy realną przewagę konkurencyjną, a jej ujawnienie może przynieść wymierne szkody.

#3) Jest objęta szczególną ochroną – czyli przedsiębiorca podjął konkretne środki zabezpieczające, takie jak: ograniczony dostęp do listy (np. tylko dla wybranych pracowników), oświadczenia o poufności, regulaminy wewnętrzne lub umowy o zachowaniu poufności, przechowywanie listy w zabezpieczonych systemach (np. hasłowanych bazach danych), loginy i hasła etc.

Samo istnienie listy klientów nie przesądza jeszcze o jej poufności. Jeśli pracodawca nie dołożył starań, by ją chronić, a dane są ogólnodostępne i łatwe do odtworzenia, trudno będzie uznać taką listę za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zasadniczo zatem nawet jeśli lista ta będzie oparta na danych  klientów, które to bez problemu znaleźć w sieci to lista sama w sobie może być uznana za dokument poufny, o ile spełnia omawiane powyżej kryteria. Powyższą regułę stosuje się nawet jeśli to pracownik, w ramach wykonywanych obowiązków, współtworzył daną listę.

Kradzież listy klientów, jeśli zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, może skutkować nawet poważnymi konsekwencjami karnymi — zgodnie z przepisami, takie działanie podlega karze grzywny, ograniczenia wolności, a w poważniejszych przypadkach nawet karze pozbawienia wolności do 2 lat. O wysokości i rodzaju kary decyduje sąd, biorąc pod uwagę m.in. wartość przejętych informacji, sposób ich pozyskania oraz skalę szkody wyrządzonej byłemu pracodawcy. Analogicznie sytuacja wyglądać będzie w przypadku wykorzystania know-how, do której prawo ma tylko były pracodawca.

Kontakty z byłymi klientami – można czy nie?

Choć relacje z klientami są często naturalnym efektem wykonywanej pracy i mogą stanowić element tzw. „kapitału relacyjnego” pracownika, ich wykorzystywanie po odejściu z firmy nie zawsze jest dozwolone prawem. Kluczowe znaczenie mają sposób i okoliczności wykorzystania tych kontaktów.

Pracownik narusza prawo, jeśli:

#1) Wykorzystuje poufne informacje dotyczące klientów (np. ich potrzeby, preferencje zakupowe, warunki umów, dane kontaktowe), które były chronione jako tajemnica przedsiębiorstwa – zwłaszcza jeśli nie były dostępne publicznie, a pracodawca wdrożył środki ochrony tych danych.

#2) Kontaktuje się z klientami jeszcze podczas trwania stosunku pracy, aby przygotować ich „przejście” do konkurencji lub swojej działalności – takie działanie może być uznane za działanie nielojalne i sprzeczne z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracownika do dbania o dobro zakładu pracy.

#3) Aktywnie zachęca klientów do zakończenia współpracy z dotychczasowym pracodawcą i kontynuowania jej z nowym podmiotem – zwłaszcza w okresie wypowiedzenia – co może zostać potraktowane jako czyn nieuczciwej konkurencji (art. 12 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) gdy jednocześnie dyskredytuje pracodawcę lub działa w celu przysporzenia sobie korzyści majątkowej.

#4) Oferuje klientom lepsze warunki (np. niższe ceny) wykorzystując wiedzę o polityce cenowej i handlowej byłego pracodawcy – co może oznaczać nadużycie zaufania i wykorzystywanie informacji poufnych.

Działania takie mogą nosić znamiona nieuczciwej konkurencji lub naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Granica między legalnym wykorzystaniem relacji a ich nieuczciwym przejęciem jest cienka – dlatego kluczowe są: sposób działania, intencje pracownika oraz ochrona stosowana przez pracodawcę.

Sankcje za nieuczciwe przejmowanie klientów mogą być dotkliwe i zróżnicowane w zależności od skali naruszenia. Przede wszystkim, poszkodowana firma ma prawo żądać natychmiastowego zaprzestania nieuczciwych praktyk oraz złożenia publicznego oświadczenia naprawiającego szkody wizerunkowe. Może także dochodzić odszkodowania obejmującego zarówno straty materialne (np. utracone zyski), jak i niematerialne (np. utrata reputacji). Dodatkowo, sąd może zobowiązać sprawcę do przekazania bezpodstawnie uzyskanych korzyści oraz do zapłaty określonej kwoty na wskazany cel społeczny. Takie sankcje mają nie tylko charakter kompensacyjny, ale również prewencyjny – mają zniechęcać do podobnych działań w przyszłości.

Umowa o zakazie konkurencji – czyli jak się zabezpieczyć?

Najlepszą obroną jest jednak prewencja. W najlepiej po prostu nie dopuścić do tego by przysłowiowe „mleko się rozlało”. Jednym z najlepszych zabezpieczeń w przypadku podbierania klientów jest umowa o zakazie konkurencji podpisana z pracownikiem na okres po zakończeniu współpracy.

Umowa o zakazie konkurencji to szczególny rodzaj porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, mający na celu ochronę interesów firmy przed działaniami, które mogłyby zagrozić jej pozycji rynkowej. Taka umowa może obowiązywać zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu – przy czym zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia musi zostać zawarty na piśmie w formie odrębnej umowy lub jako wyraźnie wyodrębniona klauzula w umowie o pracę. Jej celem jest zapewnienie, że były pracownik nie będzie wykorzystywał zdobytej wiedzy, doświadczenia, kontaktów ani poufnych informacji na rzecz konkurencyjnych podmiotów lub we własnej działalności.

Aby umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy była ważna i skuteczna, musi zawierać kilka kluczowych elementów:

Czas obowiązywania zakazu konkurencji
Musi być jasno określone, jak długo po zakończeniu zatrudnienia pracownik zobowiązany jest do powstrzymywania się od podejmowania działalności konkurencyjnej. Może to być kilka miesięcy lub nawet w skrajnych przypadkach kilka lat – jednak okres ten powinien być proporcjonalny do rodzaju stanowiska i dostępu do wrażliwych informacji.

Zakres zakazu konkurencji
Umowa musi precyzyjnie wskazywać, czym jest działalność konkurencyjna w danym przypadku – np. określić branżę, geograficzny zasięg obowiązywania zakazu, typy klientów czy konkretne działania (np. świadczenie usług, prowadzenie sprzedaży, pozyskiwanie klientów byłego pracodawcy).

Rekompensata finansowa dla pracownika
W przypadku zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wypłaty rekompensaty finansowej, której wysokość nie może być niższa niż 25% wynagrodzenia brutto otrzymywanego przez pracownika przed zakończeniem zatrudnienia – i to za cały okres trwania zakazu. Wysokość i sposób wypłaty rekompensaty powinny być szczegółowo określone w umowie (np. w ratach miesięcznych lub jednorazowo).

Jeśli pracownik złamie postanowienia ważnie zawartej umowy o zakazie konkurencji, pracodawca ma prawo do dochodzenia odszkodowania za poniesione straty, a także – jeśli przewiduje to umowa – do żądania zapłaty kary umownej. Co istotne, umowa może przewidywać karę niezależnie od tego, czy pracodawca wykaże szkodę – co znacząco ułatwia egzekwowanie swoich roszczeń.

Umowa o poufności – jak chronić tajemnice firmowe

Dokumentem, który może ustrzec przedsiębiorcę przed ujawnieniem lub wykorzystaniem wrażliwych dla firmy danych jest umowa o poufności.

Umowa o poufności z pracownikiem (tzw. NDA – Non-Disclosure Agreement) to porozumienie, którego celem jest ochrona informacji istotnych dla pracodawcy przed ich nieuprawnionym ujawnieniem lub wykorzystaniem. Taka umowa może być zawarta jako odrębny dokument lub w formie klauzuli poufności w treści umowy o pracę. Choć zgodnie z zasadą swobody umów jej treść może być dostosowana do specyfiki danej firmy, powinna zawierać trzy kluczowe elementy, które zapewniają jej skuteczność i przejrzystość.

Zakres poufności

Umowa powinna precyzyjnie określać, jakie informacje uznaje się za poufne. Nie musi to być zamknięta lista – wystarczy podać kategorie danych, np.: informacje techniczne, handlowe, dane klientów, strategie marketingowe, know-how, cenniki, umowy z kontrahentami czy dane personalne innych pracowników. Warto też wskazać okoliczności, w których pracownik może mieć do nich dostęp – np. podczas realizacji projektów, spotkań z klientami, pracy z systemami informatycznymi itp. Taki opis ułatwia późniejsze rozstrzyganie, czy doszło do naruszenia umowy.

Okres obowiązywania umowy o poufności

Umowa może obowiązywać zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po jego zakończeniu. Warto wskazać konkretny czas trwania zakazu ujawniania danych – np. „przez 2,5 itd.  lat po zakończeniu stosunku pracy”. Jeśli strony nie określą tego okresu, umowa co do zasady może zostać wypowiedziana w dowolnym momencie. Dlatego zaleca się wyraźne wskazanie terminu, aby zapewnić stabilność i jasność zobowiązań. Należy także pamiętać o przedawnieniu ewentualnych roszczeń, które może nastąpić zgodnie z przepisami prawa cywilnego.

Kary i konsekwencje za naruszenie

Aby zapewnić skuteczną ochronę interesów pracodawcy, umowa powinna zawierać zapisy dotyczące sankcji za naruszenie poufności. Może to być np. określona kara umowna (np. 10 000 zł , 20.000 zł, 50.000 zł itd. za każde naruszenie), której zapłata nie wyklucza dochodzenia dalszego odszkodowania, jeśli szkoda przekracza wysokość kary. Warto również wskazać, że pracodawca ma prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, co zwiększa jego możliwości ochrony przed szkodami wynikającymi z ujawnienia poufnych informacji.

Przejmowanie klientów przez byłego pracownika to sytuacja, która może stanowić poważne zagrożenie dla interesów firmy — zwłaszcza gdy towarzyszy mu wykorzystanie poufnych informacji lub działania naruszające zasady uczciwej konkurencji. Choć pracownik ma prawo korzystać ze swojego doświadczenia zawodowego, granicą jest ochrona danych i relacji, które były elementem przewagi konkurencyjnej pracodawcy. Zawarcie umowy o zakazie konkurencji oraz umowy o poufności to najskuteczniejsze sposoby, aby zapobiec nieuczciwemu przejmowaniu klientów. Dokumenty te nie tylko jasno określają granice dopuszczalnych działań, ale również dają pracodawcy narzędzia prawne do szybkiego reagowania, dochodzenia roszczeń i minimalizacji szkód. Dlatego warto zadbać o ich staranne przygotowanie już na etapie zatrudnienia.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl