Informacje poufne w przedsiębiorstwie – czym są i jak je chronić
9 października 2024 | kancelaria
Ochrona informacji poufnych w przedsiębiorstwie stanowi fundament bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania każdej organizacji. W dobie dynamicznego rozwoju technologii oraz rosnącej liczby zagrożeń związanych z cyberprzestępczością, zabezpieczenie wrażliwych danych staje się nie tylko koniecznością prawną, ale także strategicznym elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Informacje poufne, takie jak tajemnice handlowe, dane klientów czy plany rozwojowe, są cennymi zasobami, których nieuprawnione ujawnienie może prowadzić do poważnych strat finansowych i reputacyjnych. Jakie informacje mogą uzyskać miano poufnych? Jak chronić informacje poufne przed ujawnieniem, a z nimi również zaufanie klientów i partnerów biznesowych?
Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny
+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Czym są informacje poufne?
W przedsiębiorstwie informacje poufne to wszelkie dane, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy i które muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem lub wykorzystaniem. Ujawnienie informacji poufnych mogłoby zaszkodzić interesom firmy, wpłynąć negatywnie na jej konkurencyjność lub narazić ją na straty finansowe czy prawne. Chronienie tych informacji jest kluczowe dla utrzymania przewagi konkurencyjnej, bezpieczeństwa danych oraz zaufania ze strony klientów, partnerów biznesowych i pracowników.
Cechy informacji poufnych
Informacje poufne mają szereg cech, które je definiują i odróżniają od informacji jawnych:
Wrażliwość
Informacje poufne są wrażliwe z punktu widzenia danego podmiotu, ma zwykle charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub posiada konkretną wartość gospodarczą. Ich ujawnienie może prowadzić do strat finansowych, osłabienia przewagi konkurencyjnej, utraty zaufania czy narażenia na odpowiedzialność prawną.
Ograniczony dostęp
Dostęp do informacji poufnych jest ograniczony wyłącznie do osób, które muszą znać te dane w ramach swoich obowiązków służbowych. Przedsiębiorca podjął odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu do informacji poufnych, takie jak uprawnienia użytkowników, systemy zabezpieczeń czy klauzule poufności, aby uniemożliwić nieautoryzowany dostęp do tych danych.
Zasada „need to know”
Dostęp do informacji poufnych opiera się na zasadzie „need to know”, co oznacza, że są one udostępniane wyłącznie tym pracownikom lub partnerom biznesowym, którzy muszą je znać w celu wykonania swoich obowiązków lub realizacji określonego celu.
Informacje poufne – przykłady
Każde przedsiębiorstwo może po swojemu ocenić wagę poszczególnych informacji i nadać im charakter „poufnych”. Można wskazać przykłady informacji poufnych, które często powtarzają się w przedsiębiorstwach:
1) Tajemnice (sekrety) handlowe – w poczet informacji poufnych zaliczone zostaną np. unikalne procesy produkcyjne, tajne receptury produktów, wewnętrzne metody badawczo-rozwojowe, unikatowe strategie marketingowe i promocyjne, plany rozwoju nowych produktów lub usług;
2) Dane klientów – informacje poufne to np. dane osobowe (np. imiona, nazwiska, daty urodzenia), dane kontaktowe (adresy, numery telefonów, adresy e-mail), historia zakupów i preferencje klientów;
3) Informacje prawne – informacje poufne mogą zawierać np. szczegółowe warunki umów z klientami, partnerami biznesowymi czy dostawcami, informacje dotyczące warunków negocjacji lub sporów prawnych;
4) Informacje finansowe – np. plany budżetowe i projekcje finansowe, szczegóły kosztów operacyjnych i inwestycji, wyniki finansowe i prognozy dla przyszłych okresów, informacje o kredytach, zobowiązaniach i relacjach z inwestorami. Wszystkie te dokumenty mogą zawierać informacje poufne.
5) Technologia i oprogramowanie – informacje poufne to np. tajne algorytmy i technologie stosowane w produktach, kod źródłowy i architektura oprogramowania, plany dotyczące nowych funkcjonalności produktów technologicznych.
6) Badania i rozwój (R&D, B+R) – za informacje poufne uznać można np. plany badań i innowacji, wyniki testów produktów i rozwiązań, nowatorskie pomysły na produkty czy usługi, które nie zostały jeszcze wprowadzone na rynek, dokumentacja prototypów i nowych technologii.
7) Umowy i warunki handlowe – poufne będą zwykle np. szczegółowe informacje dotyczące umów handlowych z klientami, dostawcami czy partnerami biznesowymi, informacje na temat negocjacji i warunków współpracy.
Co nie jest informacją poufną?
Istnieje grupa informacji, których co do zasady nie można zakwalifikować jako informacje poufne. O jakich informacjach mowa?
Informacje dostępne publicznie
Informacje dostępne publicznie to wszelkie dane, które są ogólnodostępne i mogą być pozyskane przez każdego bez ograniczeń prawnych czy konieczności uzyskania zgody. Nie są one chronione klauzulami poufności i nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa gdyż w taki czy inny sposób weszły już do domeny publicznej. Ponieważ takie informacje są jawne, nie wymagają one specjalnych środków ochrony. Jest w tym jednak pewien haczyk – diabeł tkwi w szczegółach. Nie jest tak, że wszystkie informacje jakie znaleźć możemy w Internecie będą informacjami publicznie dostępnymi. Dobrym przykładem są tutaj listy poszczególnych klientów, których dane możemy znaleźć wprawdzie w Internecie, ale ich łączne zestawienie (stworzone przez konkretną firmę) stanowi specyficzną listę, która może być uznana za poufną.
Wiedza i umiejętności pracownika
Doświadczenie i umiejętności pracownika co do zasady nie są uważane za informacje poufne, ponieważ stanowią one indywidualne cechy i kompetencje, które dana osoba zdobyła w trakcie swojej kariery. Jest to bowiem swoiste „know-how” pracownika. Podobnie jest z wiedzą zdobytą podczas pracy. Pracownik może swobodnie wykorzystywać swoją wiedzę w kolejnych miejscach pracy, o ile wiedza ta nie jest chroniona przez pracodawcę w sposób pozwalający na nadanie jej miana „poufnej” wyłączona jest od tej reguły. To bowiem wola ochrony danej informacji i jej faktyczne wdrożenie przez pracodawcę tworzy argument przemawiający za tym by uznać daną informacje za poufną. W praktyce, na kanwie indywidualnego konkretnego przypadku ocenia się, czy jakaś informacja stanowi informację poufną pracodawcy, czy jednak know how pracownika.
Relacje z klientami
Relacje z klientami same w sobie nie są uznawane za informacje poufne, ponieważ są to ogólne interakcje i więzi budowane na przestrzeni czasu, które nie mają charakteru tajnego. Są one wynikiem działań biznesowych i kontaktów handlowych, które są w większości przypadków widoczne publicznie lub łatwe do zidentyfikowania przez osoby spoza firmy. Na przykład, informacje o tym, że firma współpracuje z konkretnym klientem, nie jest zazwyczaj poufna. Jednakże szczegóły tych relacji, takie jak warunki umów, negocjacje, czy indywidualne ustalenia handlowe, mogą być poufne i wymagają ochrony. Sam fakt istnienia relacji z klientami nie powinien stanowić informacji wrażliwej, to też z reguły nic nie powinno stać na przeszkodzie by wykorzystywać taką relację w pozyskiwaniu klientów dla nowego pracodawcy. Oczywiście, pod warunkiem, że pracownika nie wiążę umowa o zakazie konkurencji.
Jak chronić informacje poufne w przedsiębiorstwie?
Waga informacji poufnych i fakt, że ich ujawnienie może przyczynić się do problemów na wielu płaszczyznach działalności przedsiębiorstwa, wymusza na nas ich ochronę. Polskie prawo daje nam narzędzie zabezpieczające dane przed ujawnieniem – jest to umowa o zachowaniu poufności, która precyzuje, jakie informacje są uznawane za poufne oraz jakie są konsekwencje ich nieautoryzowanego ujawnienia. Umowę tą podpisać możemy zarówno z pracownikiem jak i kontrahentem. Na co zwrócić uwagę przygotowując umowę o zachowaniu poufności?
Po pierwsze, na zakres poufności. Sugeruje się by został on określony na dwa sposoby. Twardy zakres to nic innego jak spis dokumentów zawierających informacje wrażliwe. Stanowi on jasne wskazanie co objęte jest ochroną. Lista ma jednak swoje wady, przede wszystkim – szybko staje się niekompletna. Z czasem pojawiają się nowe informacje poufne, a z nimi nowe dokumenty, które na bieżąco powinny zostać aktualizowane, a to z kolei wymusza aneksowanie zawartych umów o poufności. Może to stanowić duży problem. Dlatego, poza katalogiem informacji poufnych warto wskazać również sytuacje, w jakich pracownik czy kontrahent może wejść w posiadanie informacji poufnych. Mowa tu również o zabezpieczeniach stosowanych do ich ochrony. Wskazanie tych sytuacji zwiększa świadomość pracownika, który łatwiej może zidentyfikować czy coś jest czy też nie jest informacją poufną.
Po drugie, czas obowiązywania umowy. W teorii, okres obowiązywania umowy o zachowaniu poufności może zostać dowolnie określony przez strony umowy. Przyjmuje się, że okres ten powinien odzwierciedlać celu umowy o pracę lub umowy współpracę. Warto rozważyć stosowanie sformułowań, które sprawią, że ochrona obowiązywać będzie tak długo, jak długo dana informacja będzie realnie stanowić dla przedsiębiorstwa tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie sugeruje się jednak wskazywanie wprost w treści umowy, że umowy zawarte są na czas nieoznaczony, nieokreślony. W takich przypadkach byłoby ryzyko ich wypowiedzenia, zgodnie z postanowieniami Kodeksu cywilnego.
Po trzecie, konsekwencje naruszenia postanowień umowy. W umowie o zachowanie poufności wpisać możemy karę umowną za ujawnienie informacji poufnych. Wysokość kary musi być dostosowana do rynkowej wartości tych informacji i poniesionej straty. Z jednej strony, przesadne kary mogą być korygowane na drodze sądowej. Z drugiej strony, niezwykle trudno jest ocenić jak długo firma będzie „podnosić się” po wycieku danych wrażliwych, jakie środki na to przeznaczy i ile pieniędzy straci. W umowie zastrzec powinno się również możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
W przypadku bezprawnego i zawinionego ujawnienia informacji poufnych, pracownik może odpowiadać także karnie. W takim przypadku możliwa jest kara ograniczenia lub pozbawienia wolności do 2 lat, która w praktyce jednak stosowana jest tylko w najcięższych przypadkach.
Kim jestem?
Maciej Lipiński
Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.
Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Dodaj komentarz