Know-how to jedno z tych pojęć, które wszyscy intuicyjnie „czują”, ale gdy przychodzi do zdefiniowania – zaczynają się schody. W praktyce, know-how często stanowi największą wartość firmy. To nie tylko pomysł, ale przede wszystkim sposób jego realizacji. To wypracowane w czasie rozwiązania, procedury, metody działania, patenty z codziennej pracy, których nie znajdziemy w podręczniku ani w Google. Dzięki nim jedna firma potrafi świadczyć usługi szybciej, lepiej i bardziej opłacalnie niż konkurencja. Czym dokładnie jest know-how, jak odróżnić je od zwykłej wiedzy czy doświadczenia? W jaki sposób wiąże się z tajemnicą przedsiębiorstwa oraz jak można je skutecznie chronić – zarówno w relacjach z pracownikami, jak i zewnętrznymi kontrahentami?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Know how – co to jest?

Termin know-how pochodzi z języka angielskiego i oznacza „wiedzieć jak”, to praktyczna wiedza i umiejętności, które pozwalają coś robić w skuteczny, sprawdzony sposób. Dzięki know-how ktoś potrafi wykonywać dane czynności szybciej, taniej, lepiej albo bezpieczniej niż inni – dlatego jest to wiedza niezwykle cenna, również w biznesie. W praktyce, gdy ktoś mówi, że ma know-how, oznacza to, że nie tylko zna teorię, ale przede wszystkim wie, jak coś skutecznie zrobić od strony praktycznej.

Często mówi się, że know-how daje przewagę konkurencyjną. Może to być np. sposób organizacji pracy, metoda obsługi klienta, szczegółowy proces technologiczny, ustawienia maszyn, receptury albo konkretne schematy działania, które „w boju” okazały się skuteczne. Tego typu wiedza zwykle nie jest dostępna publicznie, a firmy starają się ją chronić, traktując jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracownicy są wtedy zobowiązani do zachowania poufności, a przekazywanie know-how na zewnątrz bywa regulowane umowami. Know-how może być też samodzielną wartością gospodarczą – można je przekazywać innym firmom, np. w ramach licencji czy franczyzy, w zamian za opłatę.

Know how – w przepisach polskiego prawa

W polskich przepisach prawa pojęcie „know-how” nie ma jednej, ogólnej definicji. Zamiast tego występuje ono w różnych ustawach sektorowych (np. podatkowych). Odpowiedź na pytanie „co to jest know how” znajdziemy m.in. w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 5a ust. 34 lit. c definiuje know how jako udokumentowaną wiedzę lub informację nadającą się do wykorzystania w działalności przemysłowej, naukowej lub handlowej, a dodatkowo w art. 29 ust. 1 pkt 1 mianem know how określa się informacje pozyskane wraz ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej.

Na pytanie o to „co to jest know how” odpowiedzieć pomagają również przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, szczególnie w części opisującej tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli art. 11 tej ustawy.

Tajemnica przedsiębiorstwa w polskim prawie to – w dużym skrócie – wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje o wartości gospodarczej, które nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób z branży oraz co do których przedsiębiorca podjął realne działania, żeby utrzymać je w poufności. Know-how to jednak szersze pojęcie, obejmuje zarówno wiedzę „tajną”, jak i taką, która może być nawet publiczna. Dopiero to niejawne know-how, które ma wartość gospodarczą i jest faktycznie chronione przed ujawnieniem (np. procedury, receptury, konfiguracje, strategie działania), „wchodzi” w definicję tajemnicy przedsiębiorstwa i korzysta z ochrony z ustawy. Zakresy pojęć „know-how” i „tajemnica przedsiębiorstwa” zachodzą na siebie, ale nie pokrywają się – tajemnicą przedsiębiorstwa jest tylko ta częścią know-how, która jest poufna i odpowiednio zabezpieczona.

Know how – w prawie UE

Na pytanie o to „co to jest know how” odpowiedzieć pomagają również przepisy unijne. W rozporządzeniu (UE) nr 316/2014 z dnia 21 marca 2014 r. dotyczącej stosowania Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do kategorii porozumień o transferze technologii za „know-how” uznawane są nieopatentowane informacje praktyczne, wynikających z doświadczenia i badań, które są: niejawne (nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne), istotne (są ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową), oraz zidentyfikowane (opisane w sposób umożliwiający łatwe sprawdzenie powyższych kryteriów).

Co to jest know how pracownika?

Know-how pracownika to jego własna, praktyczna wiedza i umiejętności, które zdobył w trakcie pracy (i często wcześniej), a które „nosi w głowie” – doświadczenie, sposób działania, wyczucie sytuacji, umiejętność rozwiązywania problemów. Know-how pracownika to zatem jego osobiste doświadczenie i kwalifikacje, które po zakończeniu umowy zabiera ze sobą, bo nie da się go po prostu „oddzielić od człowieka”.

Co to jest know how firmy?

Czym zatem jest know how firmy? Know-how firmy to np. procedury, instrukcje, bazy danych, cenniki, strategie, receptury, wypracowane standardy, które są utrwalone w dokumentach, systemach, plikach.

Problem zaczyna się tam, gdzie te dwie sfery się przenikają. Pracownik w czasie zatrudnienia poznaje firmowe procedury, standardy, konkretne rozwiązania – i zapamiętuje je. Część z tego staje się jego osobistym know-how. Czy  oznacza to, że może dowolnie wykorzystywać je w swojej kolejnej pracy np. wynosić stworzone przez siebie dokumenty, bazy danych, powielać 1:1 procedury czy strategie? Nie zawsze, zgłasza jeśli pracodawca zadbał o to by wiedza ta stanowiła tajemnice przedsiębiorstwa.

Jak chronić know-how?

Know-how w firmie można skutecznie się chronić tylko wtedy, gdy najpierw zostanie ono dokładnie zidentyfikowane i potraktowane jak coś wartościowego. O tym jak to robić pisaliśmy już nie raz: https://lipinskiwalczak.pl/nk/ogolne/tajemnica-przedsiebiorstwa-definicja-przyklady-kary/ Dopiero po tym, gdy ustalimy jakie informacje, procedury, ustawienia, sposoby działania czy materiały uznać trzeba za kluczowe i nieprzeznaczone „na zewnątrz” można dopasować skuteczne zabezpieczenia. Jakie to mogą być zabezpieczenia?

Ochrona patentowa

Uzyskanie patentu może być jednym ze sposobów ochrony know-how firmy, zwłaszcza wtedy, gdy dotyczy ono konkretnego rozwiązania technicznego. Samo know-how nie jest patentem, ale część tej wiedzy – np. sposób działania urządzenia, metoda wytwarzania czy określone rozwiązanie technologiczne – może stać się wynalazkiem podlegającym ochronie, jeśli przedsiębiorca zgłosi go do Urzędu Patentowego. Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia firma otrzymuje patent, czyli prawo wyłącznego korzystania z danego rozwiązania przez maksymalnie 20 lat, pod warunkiem opłacania odpowiednich opłat. W praktyce, przedsiębiorca świadomie „ujawnia” fragment swojego know-how w zamian za prawnie chroniony monopol – konkurencja nie może legalnie skopiować chronionego rozwiązania, a w razie naruszenia firma zyskuje mocne narzędzia do obrony swoich interesów.

Klauzule poufności w umowach

Klauzule o poufności w umowach są jednym z najprostszych i najskuteczniejszych narzędzi do ochrony firmowego know-how. To zapisy, które wprost zobowiązują drugą stronę – pracownika, zleceniobiorcę, podwykonawcę czy partnera biznesowego – do nieujawniania i niewykorzystywania określonych informacji związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Klauzule poufności nie tylko definiują zakres informacji, ale też nakładają konkretny obowiązek zachowania tajemnicy oraz zakaz ich ujawniania lub wykorzystywania bez zgody właściciela. Bardzo często przewidują one również, że obowiązek ten trwa także po zakończeniu współpracy – przez wskazany czas albo tak długo, jak długo dana informacja ma wartość gospodarczą. Dodatkowo mogą zawierać zapisy o konsekwencjach naruszenia, np. obowiązku zapłaty kary umownej, naprawienia szkody czy natychmiastowego zaniechania korzystania z know-how. W praktyce takie klauzule można wpleść bezpośrednio do umowy o pracę, kontraktu B2B czy umowy z dostawcą, bez konieczności tworzenia odrębnej umowy. To wzmacnia pozycję firmy w razie sporu i ułatwia dochodzenie roszczeń, gdy dojdzie do wycieku lub kradzieży know-how.

Know-how a prawo pracy

Na koniec, mamy jeszcze obowiązek dbania o dobro pracodawcy, który wynika wprost z Kodeksu pracy. Art. 100 § 2 pkt 4 k.p. stanowi, że pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (majątkową, na renomie, zaufaniu i pozycji na rynku). Obowiązek ten traktowany jest jako podstawowy obowiązek pracowniczy. Poważne jego naruszenie może uzasadniać nawet rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym (art. 52 k.p.), jeśli zachowanie pracownika zostanie uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

I choć wydawać by się mogło, że przepis ten w zupełności wystarczy do ochrony „know how”, w praktyce, bez dodatkowych zabezpieczeń, jedyne co może zagwarantować, to długi i trudny proces sądowy.

Dlatego, dla określenia „co jest know-how” firmy i jego ochrony warto zaangażować radcę prawnego, który specjalizuje się w ochronie tajemnic przedsiębiorstwa. Może on pomóc nazwać i uporządkować to, co w firmie faktycznie stanowi know-how, sprawdzić, czy spełnia ono warunki tajemnicy przedsiębiorstwa, a następnie zaprojektować odpowiednie zabezpieczenia. Dzięki temu know-how przestanie być „czymś, co mamy w głowach”, a stanie się realnie chronioną wartością, którą można będzie bezpiecznie rozwijać i wykorzystywać biznesowo.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl