Lojalka za szkolenie to potoczne określenie umowy, w której pracownik – w zamian za sfinansowanie kursu lub studiów przez pracodawcę – zobowiązuje się przepracować w firmie określony czas albo zwrócić część poniesionych kosztów, jeśli odejdzie wcześniej. Dla jednych to uczciwe zabezpieczenie inwestycji w rozwój, dla innych – ryzyko związania się z pracodawcą „na siłę” i niejasnych rozliczeń. Kiedy rzeczywiście można żądać zwrotu kosztów? Jakie limity stawia Kodeks pracy i na co uważać przy podpisywaniu dokumentu?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czy lojalka za szkolenie jest legalna?

Choć temat od lat jest tematem dyskusji, co do zasady, tak — lojalka za szkolenie (czyli umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, przewidująca np. obowiązek pozostania w zatrudnieniu przez określony czas lub zwrot kosztów szkolenia przy wcześniejszym odejściu) jest w Polsce legalna, a jej dopuszczalność wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy regulujących podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników art. 103⁵ Kodeksu pracy.

Lojalka za szkolenie – co mówi Kodeks Pracy

Przepisy art. 103³–103⁴ Kodeksu pracy wprowadzają specjalny typ umowy zwieranej między pracodawcą a pracownikiem właśnie po to by uregulować kwestię jego szkolenia – umowy szkoleniowej. Na gruncie tych przepisów umowa lojalnościowa tzw. lojalka za szkolenie opiera się na tym, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje dodatkowe świadczenia (np. opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki, zakwaterowanie – art. 103³). Jeśli chce uregulować wzajemne prawa i obowiązki, w tym ewentualnie zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po szkoleniu, powinien zawrzeć z nim pisemną umowę szkoleniową (art. 103⁴ §1). Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, to oczywiście nie ma obowiązku jej zawierania.

Zwrot kosztów szkolenia przez pracownika

Z kolei art. 103⁵ Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe ma obowiązek zwrotu pracodawcy kosztów poniesionych na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego po ukończeniu szkolenia (albo w trakcie jego trwania), jeżeli:

(1) bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie lub przerwie podnoszenie kwalifikacji,

(2) pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie szkolenia lub po nim — w terminie przewidzianym w umowie szkoleniowej (art. 103⁴), nie dłuższym niż 3 lata,

(3) pracownik w tym okresie sam rozwiąże umowę za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu, art. 94³), albo

(4) rozwiąże umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ mimo braku podstaw do takiego trybu.

Jak długo obowiązuję lojalka za szkolenie?

Maksymalny „czas trwania” zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu, w którym pracodawca może żądać zwrotu kosztów wynosi 3 lata —art. 103⁵ k.p.

Umowa szkoleniowa przed zatrudnieniem

Co do zasady umowa szkoleniowa w rozumieniu art. 103⁴ k.p. jest przewidziana dla relacji pracodawca–pracownik. Umowa szkoleniowa podpisana przed podpisaniem umowy o pracę nie daje automatycznie reżimu zwrotu kosztów z art. 103⁵.

Możliwa jest jednak sytuacja, że pracodawca może uzależnić zawarcie umowy o pracę od podpisania dodatkowej umowy (w tym „umowy szkoleniowej/lojalnościowej”), bo na etapie rekrutacji strony co do zasady swobodnie negocjują warunki zatrudnienia. Dodatkowo, lojalka ma sens przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca ponosić dodatkowe koszty (np. opłaty za kurs, dojazdy, podręczniki, zakwaterowanie – art. 103³), bo zwrot dotyczy właśnie kosztów tych dodatkowych świadczeń.

Pamiętać należy, że nie można w ten sposób przerzucać na pracownika kosztów szkoleń, które pracodawca ma obowiązek zapewnić, ani konstruować zapisów, które w praktyce są karą za odejście oderwaną od realnych kosztów.

Kiedy nie trzeba spłacać lojalki za szkolenie?

Pracownik co do zasady nie musi spłacać lojalki (zwrotu kosztów szkolenia) wtedy, gdy rozwiązanie stosunku pracy nie mieści się w sytuacjach z art. 103⁵ k.p., albo gdy zachodzi ustawowy wyjątek wskazany wprost w tym przepisie.

Najważniejsze wyjątki to:

1) wypowiedzenie z powodu mobbingu (art. 94³ k.p.) – art. 103⁵ pkt 3 wyłącza wtedy obowiązek zwrotu,

2) pracownik rozwiązuje umowę „w trybach ochronnych” z uzasadnionej przyczyny – np. bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. (ciężkie naruszenie obowiązków przez pracodawcę, np. zaległości płacowe lub BHP, albo brak przeniesienia po orzeczeniu lekarskim),

3) do zakończenia zatrudnienia dochodzi z inicjatywy pracodawcy bez winy pracownika (np. zwykłe wypowiedzenie przez pracodawcę, rozwiązanie z przyczyn niezawinionych, wygaśnięcie stosunku pracy z przyczyn obiektywnych),

4) strony kończą współpracę porozumieniem – o ile sama umowa szkoleniowa nie przewiduje zgodnych z prawem zasad rozliczeń.

Szkolenie wewnętrzne a lojalka

Co do zasady można stosować lojalkę także przy szkoleniu wewnętrznym, ale tylko wtedy, gdy to szkolenie realnie podpada pod podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy. Nawet przy szkoleniu wewnętrznym, roszczenie o zwrot dotyczy zasadniczo kosztów „dodatkowych świadczeń” przyznanych pracownikowi. Orzecznictwo dopuszcza ujmowanie jako takich dodatkowych świadczeń także rzeczywistych zakładowych kosztów kształcenia (nie tylko faktur zewnętrznych), ale muszą być one realne, udokumentowane i powiązane ze szkoleniem — sama „wartość” czasu pracy trenera wewnętrznego czy ogólne koszty funkcjonowania firmy nie zawsze będą podchodzić pod koszty zwrotne.

Czy można negocjować warunki lojalki za szkolenie?

Wielu pracowników nie ma świadomości, że  warunki lojalki / umowy szkoleniowej można negocjować przed jej podpisaniem. Lojalka za szkolenie zgodnie z art. 103⁴ k.p nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy Rozdziału III Kodeksu pracy. Najczęściej negocjuje się długość okresu zobowiązania, dokładną listę i dokumentowanie kosztów (co jest kosztem szkolenia, a co nie), jasny algorytm proporcjonalnego zwrotu, oraz dodatkowe wyłączenia, kiedy zwrot nie będzie należny (np. określone zmiany organizacyjne po stronie pracodawcy).

Lojalka za szkolenie plusy i minusy

Dla pracodawcy lojalka za szkolenie ma tę zaletę, że zmniejsza ryzyko utraty pracownika tuż po sfinansowaniu kosztownego kursu i daje większą przewidywalność w planowaniu kompetencji w zespole Jednocześnie może jednak generować spory, jeśli umowa jest nieprecyzyjna, a także nie zawsze działa motywująco, bo część osób zostaje wtedy „z przymusu”, z mniejszym zaangażowaniem. Dodatkowo pracodawca musi liczyć się z ograniczeniami prawnymi, m.in. maksymalnym okresem zobowiązania i zasadą zwrotu kosztów tylko w określonych sytuacjach.

Z perspektywy pracownika, plusem jest dostęp do rozwoju finansowanego przez firmę i realne podniesienie kwalifikacji, które może przełożyć się na lepsze wynagrodzenie lub awans, natomiast minusem bywa ograniczenie swobody zmiany pracy bez konsekwencji finansowych oraz ryzyko niekorzystnych lub niejasnych zapisów dotyczących tego, jakie koszty podlegają zwrotowi i jak liczy się proporcję/ W praktyce presja na podpisanie tego rodzaju dokumentu nie jest czymś rzadkim, dlatego warto dopilnować, by koszty były jasno opisane i udokumentowane, sposób wyliczenia zwrotu był zrozumiały i proporcjonalny, okres zobowiązania mieścił się w limitach, a wyjątki chroniące pracownika w uzasadnionych sytuacjach były uwzględnione.

Lojalka za szkolenie – po co mi radca prawny?

Radca prawny może pomóc pracownikowi przede wszystkim w ocenie, czy umowa nie zawiera postanowień mniej korzystnych niż przepisy Kodeksu pracy, czy koszty są realne i właściwie opisane, które punkty da się sensownie negocjować i jak zabezpieczyć się na wypadek zmiany warunków pracy lub sytuacji, w której odejście jest uzasadnione. Z kolei, z punktu widzenia pracodawcy, radca prawny zwykle pomaga po prostu ułożyć umowę tak, żeby była wykonalna i „do obrony” w razie ewentualnego sporu z pracownikiem. W praktyce obie strony zyskują na tym, że umowa jest napisana jasno i zgodnie z przepisami, bo wtedy rzadziej kończy się konfliktem, a częściej spełnia swoją funkcję.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl