W dobie cyfryzacji i dynamicznie rozwijających się relacji biznesowych ochrona informacji poufnych staje się jednym z kluczowych wyzwań dla przedsiębiorców. Niezależnie od tego, czy chodzi o rozmowy z potencjalnym inwestorem, współpracę z podwykonawcą, czy zatrudnienie nowego pracownika — warto zadbać o zabezpieczenie kluczowych danych. Właśnie w tym celu stosuje się umowę Non-Disclosure Agreement. Czym dokładnie jest Non-Disclosure Agreement, kiedy warto ją stosować oraz jak skutecznie i bezpiecznie zawrzeć taką umowę – również w formie elektronicznej?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Non-Disclosure Agreement – co to takiego?

Celem Non-Disclosure Agreement (NDA) jest ochrona poufnych informacji przed ujawnieniem, wykorzystaniem lub przekazaniem osobom trzecim bez zgody właściciela tych informacji. Główne cele Non-Disclosure Agreement to:

#1) Zabezpieczenie informacji biznesowych – chroni tajemnice handlowe, strategie, dane finansowe, plany marketingowe, dane klientów czy technologie przed konkurencją i osobami nieupoważnionymi.

#2) Ochrona know-how i własności intelektualnej – uniemożliwia nieuprawnione wykorzystanie wiedzy technicznej, projektów, kodów źródłowych, prototypów, receptur itp.

#3) Budowanie zaufania we współpracy – umożliwia otwartą komunikację między stronami (np. firmami, inwestorami, pracownikami) przy zachowaniu bezpieczeństwa informacji.

#4) Zapobieganie szkodom i wyciekom informacji – strony ponoszą odpowiedzialność za złamanie umowy, co zniechęca do nielegalnych działań.

#5) Zabezpieczenie interesów przy współpracy lub negocjacjach – zanim firma pokaże pomysł inwestorowi czy partnerowi, podpisuje NDA, by mieć gwarancję, że informacje nie zostaną użyte bez jej wiedzy.

Non-Disclosure Agreement – umowa czy paragraf?

Non-Disclosure Agreement można ująć zarówno jako osobną umowę, jak i jako część umowy pracy czy współpracy – w postaci odpowiedniej klauzuli. Wybór formy zależy przede wszystkim od charakteru współpracy i znaczenia informacji, które mają być chronione.

Osobna umowa Non-Disclosure Agreement sprawdza się najlepiej, gdy rozmowy z kontrahentem rozpoczynają się jeszcze przed zawarciem właściwej umowy współpracy i już wtedy dochodzi do wymiany poufnych informacji. Taka forma pozwala wcześniej uregulować zasady zachowania poufności, nadaje temu aspektowi większą wagę i często jest stosowana przy bardziej wrażliwych projektach lub przy negocjacjach z potencjalnymi partnerami.

Z kolei klauzula poufności jako część umowy współpracy bywa wystarczająca w sytuacjach, gdy ochrona informacji nie wymaga odrębnych większych ustaleń, a przekazywane dane nie mają strategicznego charakteru. To rozwiązanie jest wygodniejsze, bo wszystko znajduje się w jednym dokumencie. Sprawdzi się głównie przy „prostszych” formach współpracy.

Jak skutecznie oznaczyć informacje poufne w umowie Non-Disclosure Agreement?

Aby zapewnić realną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, samo ogólne stwierdzenie, że „strony zobowiązują się do zachowania poufności”, nie wystarczy. Skuteczność umowy NDA w dużej mierze zależy od precyzji, z jaką określone zostaną informacje objęte tajemnicą. Kluczowe jest więc jasne i jednoznaczne wskazanie, które dane należy traktować jako poufne – im bardziej szczegółowy i konkretny zapis, tym mniejsze ryzyko nieporozumień oraz większa ochrona w przypadku naruszenia postanowień umowy.

Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie katalogu chronionych informacji, obejmującego np. dane technologiczne, handlowe, finansowe, projekty, strategie, listy klientów czy procedury operacyjne.

Można także przyjąć, że informacjami poufnymi są wszelkie dane oznaczone jako „Poufne”, „Do użytku wewnętrznego” czy „Zastrzeżone”, co ułatwia ich identyfikację w praktyce.

Warto uzupełnić umowę o opis środków technicznych i organizacyjnych, które będą stosowane dla zabezpieczenia tych informacji – takich jak szyfrowanie danych, ograniczony dostęp czy zabezpieczenia fizyczne.

Takie podejście wzmacnia nie tylko skuteczność samej umowy, ale i świadomość obowiązków po stronie kontrahenta.

Non-Disclosure Agreement – na rok dwa a może 10 lat?

Umowa Non-Disclosure Agreement może być podpisana zarówno na czas określony, jak i nieokreślony – w zależności od charakteru relacji oraz rodzaju informacji, które mają być chronione.

W praktyce obrotu gospodarczego umowy Non-Disclosure Agreement najczęściej podpisywane są na czas określony z reguły kilku lat. Umowa Non-Disclosure Agreement może być jednak zawarta na czas nieokreślony, co jest częstą praktyką w relacjach między przedsiębiorcami. Warto jednak mieć na uwadze, że zgodnie z niektórymi poglądami wyrażanymi w orzecznictwie, umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana zgodnie z zasadami Kodeksu cywilnego, tak jak każda inna umowa tego typu.

Co istotne, obowiązek zachowania poufności powinien trwać tak długo, jak długo dana informacja pozostaje poufna i ma wartość gospodarczą. Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnica przedsiębiorstwa podlega ochronie do momentu jej ujawnienia lub utraty znaczenia.

Dlatego też, w praktyce, zaleca się, by umowy Non-Disclosure Agreement nie ograniczać jedynie do krótkiego, sztywnego terminu, który np. pokrywa się z czasem trwania współpracy. Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie dłuższych okresów obowiązywania, np. 5 czy 10 lat, lub uzależnienie czasu trwania zobowiązania od chwili, w której informacje poufne staną się publicznie dostępne bądź stracą wartość.

Takie podejście pozwala lepiej zabezpieczyć interesy stron i dostosować okres ochrony do rzeczywistego znaczenia informacji.

Co grozi za naruszenie Non-Disclosure Agreement?

Za naruszenie umowy Non-Disclosure Agreement mogą grozić poważne konsekwencje prawne i finansowe – przede wszystkim kara umowna oraz ewentualny obowiązek zapłaty dodatkowego odszkodowania.

Kara umowna

W zdecydowanej większości Non-Disclosure Agreement przewiduje się tzw. karę umowną, czyli z góry określoną kwotę, którą strona naruszająca zobowiązana jest zapłacić w przypadku naruszenia umowy, które to naruszenie w tym przypadku dotyczy ujawnienia informacji poufnych. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że przedsiębiorca nie musi wykazywać rozmiaru faktycznej szkody – wystarczy samo naruszenie umowy.

Wysokość kary umownej powinna być dostosowana do rodzaju informacji (np. know-how, dane klientów, receptury), wartości chronionych danych i charakteru drugiej strony (np. osoba fizyczna vs duża firma).

W praktyce dla mniejszych podmiotów kary umowne wynoszą ok. 50.000 zł. W przypadku dużych firm lub bardzo wartościowych informacji – od 100.000 zł do nawet kilku milionów złotych.

Często stosuje się też zapis, że kara umowna przysługuje za każde pojedyncze naruszenie, co otwiera możliwości do stosowania „mnożnika”, czyli jej wielokrotnego naliczania.

Odszkodowanie na zasadach ogólnych

Niezależnie od zapisanej kary umownej, poszkodowana strona może dochodzić dodatkowego odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego – jeśli poniosła większe szkody niż wartość kary. Warunkiem jest aby zapis to umożliwiający znalazł się w treści umowy. W takiej sytuacji trzeba będzie jednak wykazać istnienie faktycznej szkody, winę naruszającego, lub związek przyczynowy między działaniem a szkodą.

Odszkodowanie to może obejmować m.in. utracone korzyści, straty wizerunkowe czy koszty usuwania skutków naruszenia.

Non-Disclosure Agreement online

Umowa Non-Disclosure Agreement może być zawarta online na zasadach jak niżej– jest to całkowicie legalne i coraz częściej stosowane rozwiązanie, zwłaszcza w relacjach biznesowych prowadzonych zdalnie

Zgodnie z polskim prawem cywilnym, umowa Non-Disclosure Agreement – podobnie jak większość umów – może zostać zawarta na odległość. W praktyce stosuje się m.in.: podpis elektroniczny niekwalifikowany (np. za pomocą platform takich jak DocuSign, Autenti), potwierdzenie zawarcia umowy e-mailem, logami systemowymi lub akceptacją regulaminu online. Choć niekwalifikowany podpis elektroniczny nie ma tej samej mocy prawnej co kwalifikowany podpis elektroniczny, jego skuteczność opiera się na zgodzie stron co do formy zawarcia umowy oraz możliwości udowodnienia, kto i kiedy złożył podpis.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl