W każdej firmie istnieją informacje, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorcę na straty finansowe, utratę klientów lub osłabienie pozycji rynkowej. Mogą to być dane kontrahentów, strategie sprzedażowe, dokumentacja techniczna, wyniki analiz czy informacje dotyczące planowanych inwestycji. Nie zawsze jednak zachodzi potrzeba podpisywania rozbudowanej umowy o zachowaniu poufności. W wielu sytuacjach w pełni wystarczające okazuje się oświadczenie o zachowaniu poufności.

Choć dokument ten jest znacznie prostszy od klasycznej umowy NDA, jego znaczenia nie należy bagatelizować. Prawidłowo przygotowane oświadczenie o zachowaniu poufności może stanowić istotny element ochrony interesów przedsiębiorcy, a w razie sporu ułatwić wykazanie, że dana osoba była świadoma obowiązku zachowania tajemnicy.

W praktyce kancelarii obserwujemy, że wielu przedsiębiorców korzysta z gotowych wzorów pobranych z Internetu, nie dostosowując ich do specyfiki prowadzonej działalności. Tymczasem niewłaściwie przygotowany dokument może nie zapewnić oczekiwanej ochrony. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest oświadczenie o zachowaniu poufności, kiedy warto je stosować oraz jakie elementy powinno zawierać.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

 

Czym jest oświadczenie o zachowaniu poufności?

Najprościej mówiąc, oświadczenie o zachowaniu poufności jest jednostronnym zobowiązaniem określonej osoby do nieujawniania informacji, które zostały jej powierzone w związku z wykonywaną pracą, współpracą lub realizacją konkretnego zadania.

W odróżnieniu od umowy o zachowaniu poufności (NDA), dokument ten nie tworzy wzajemnych zobowiązań obu stron. Składa go jedna osoba – najczęściej pracownik, współpracownik, podwykonawca lub osoba wykonująca jednorazowe zlecenie – deklarując, że będzie chronić wskazane informacje przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

To właśnie jednostronny charakter stanowi podstawową różnicę pomiędzy oświadczeniem a klasyczną umową NDA. W praktyce oznacza to, że oświadczenie o zachowaniu poufności sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie tylko jedna strona uzyskuje dostęp do poufnych danych przedsiębiorcy.

Nie oznacza to jednak, że dokument ma wyłącznie symboliczne znaczenie. Wręcz przeciwnie – odpowiednio przygotowane oświadczenie może stanowić ważny dowód w przypadku sporu dotyczącego ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub naruszenia obowiązków pracowniczych.

Kiedy stosuje się oświadczenie o zachowaniu poufności?

Nie każda współpraca wymaga podpisania rozbudowanej umowy NDA. W wielu sytuacjach znacznie praktyczniejszym rozwiązaniem będzie właśnie oświadczenie o zachowaniu poufności.

Najczęściej dokument ten stosowany jest przy krótkoterminowej współpracy, gdy przedsiębiorca chce szybko zabezpieczyć przekazywane informacje bez konieczności negocjowania szczegółowych postanowień umownych.

Dobrym przykładem są jednorazowe zlecenia realizowane przez specjalistów zewnętrznych. Grafik przygotowujący projekt nowej identyfikacji wizualnej, fotograf wykonujący sesję produktową czy informatyk usuwający awarię systemu często uzyskują dostęp do informacji, które nie powinny trafić do osób trzecich.

Równie często oświadczenie o zachowaniu poufności podpisują podwykonawcy uczestniczący w realizacji większych projektów. Choć współpraca trwa stosunkowo krótko, dostęp do dokumentacji technicznej, danych klientów czy informacji finansowych uzasadnia wprowadzenie obowiązku poufności.

Dokument znajduje zastosowanie również wobec pracowników niższego szczebla, którzy mają kontakt z informacjami organizacyjnymi lub danymi klientów, ale nie zawiera się z nimi odrębnych umów o poufności.

W praktyce przedsiębiorcy wykorzystują takie oświadczenia także podczas staży, praktyk zawodowych, okresów próbnych czy współpracy z osobami wykonującymi pojedyncze usługi.

Nie oznacza to oczywiście, że dokument zastąpi NDA w każdej sytuacji. Jeżeli obie strony wymieniają się poufnymi informacjami albo współpraca ma charakter długoterminowy i strategiczny, lepszym rozwiązaniem będzie zawarcie klasycznej umowy o zachowaniu poufności.

Co powinno zawierać oświadczenie o zachowaniu poufności?

Skuteczność dokumentu zależy przede wszystkim od jego treści. Zbyt ogólne lub nieprecyzyjne zapisy mogą utrudnić dochodzenie roszczeń, dlatego warto zadbać o prawidłową konstrukcję dokumentu.

Przede wszystkim oświadczenie o zachowaniu poufności powinno jednoznacznie wskazywać, kto składa oświadczenie oraz na rzecz jakiego przedsiębiorcy zobowiązuje się zachować poufność.

Kolejnym niezwykle istotnym elementem jest określenie informacji objętych ochroną. W praktyce warto unikać sformułowań typu „wszystkie informacje dotyczące przedsiębiorstwa”, ponieważ są one zbyt szerokie i mogą powodować problemy interpretacyjne.

Znacznie lepiej wskazać przykładowe kategorie informacji, takie jak:

– dane klientów,

– informacje handlowe,

– strategie marketingowe,

– dokumentacja techniczna,

– know-how,

– dane finansowe,

– procedury organizacyjne.

Jeszcze lepiej gdy przedmiot ochrony opisze się bardziej szczegółowo. Istotne znaczenie ma również opis samego obowiązku poufności. Dokument powinien jasno określać, że osoba podpisująca zobowiązuje się nie ujawniać informacji osobom trzecim oraz nie wykorzystywać ich we własnym interesie lub na rzecz innych podmiotów.

Nie można zapominać także o czasie obowiązywania zobowiązania. W praktyce właśnie ten element najczęściej budzi wątpliwości dlatego jest przedmiotem dalszej części artykułu.

Podstawa prawna oświadczenia o zachowaniu poufności

Choć oświadczenie o zachowaniu poufności nie zostało uregulowane w jednej, odrębnej ustawie, jego skuteczność wynika z kilku aktów prawnych, które wzajemnie się uzupełniają.

Jeżeli dokument podpisuje pracownik, podstawowe znaczenie mają przepisy Kodeksu pracy dotyczące obowiązku dbania o dobro zakładu pracy oraz ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W przypadku przedsiębiorców bardzo istotną rolę odgrywa również ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. To właśnie ona chroni tajemnicę przedsiębiorstwa i przewiduje odpowiedzialność za jej bezprawne ujawnienie lub wykorzystanie.

Nie można pominąć także przepisów RODO. Jeżeli informacje objęte poufnością zawierają dane osobowe klientów, pracowników lub kontrahentów, osoba podpisująca dokument musi przestrzegać również zasad wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

W relacjach B2B podstawę stanowi natomiast zasada swobody umów wynikająca z Kodeksu cywilnego. Pozwala ona przedsiębiorcom odpowiednio ukształtować obowiązek zachowania poufności zgodnie z charakterem współpracy.

Konsekwencje naruszenia oświadczenia o zachowaniu poufności

Podpisanie dokumentu nie jest wyłącznie formalnością. Oświadczenie o zachowaniu poufności wiąże się z konkretnymi obowiązkami, a ich naruszenie może prowadzić do odpowiedzialności na kilku płaszczyznach. Zakres konsekwencji zależy przede wszystkim od charakteru współpracy, rodzaju ujawnionych informacji oraz skutków, jakie wywołało naruszenie.

W przypadku pracowników w pierwszej kolejności może pojawić się odpowiedzialność wynikająca z przepisów Kodeksu pracy. Jeżeli ujawnienie poufnych informacji narusza podstawowe obowiązki pracownicze, pracodawca może zastosować kary porządkowe, a w poważniejszych przypadkach nawet rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jeżeli wskutek ujawnienia informacji przedsiębiorca poniósł szkodę majątkową, możliwe jest również dochodzenie odpowiedzialności materialnej lub cywilnej. Dotyczy to sytuacji, w których poufne dane zostały wykorzystane przez konkurencję, doprowadziły do utraty klientów albo spowodowały inne wymierne straty finansowe.

W praktyce nie można wykluczyć także odpowiedzialności wynikającej z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jeżeli ujawnione informacje stanowiły tajemnicę przedsiębiorstwa, osoba naruszająca obowiązek poufności może odpowiadać zarówno cywilnie, jak i – w określonych przypadkach – karnie.

Dlatego oświadczenie o zachowaniu poufności nie powinno ograniczać się wyłącznie do ogólnego stwierdzenia o obowiązku zachowania tajemnicy. Dobrą praktyką jest wskazanie konsekwencji naruszenia oraz odesłanie do odpowiednich przepisów prawa. Dzięki temu osoba podpisująca dokument ma pełną świadomość odpowiedzialności związanej z ujawnieniem informacji.

Jak długo obowiązuje oświadczenie o zachowaniu poufności?

Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, jak długo obowiązuje obowiązek zachowania poufności. Wbrew pozorom odpowiedź nie zawsze jest oczywista.

Najczęściej oświadczenie o zachowaniu poufności obowiązuje przez cały okres współpracy. W praktyce jednak bardzo często przedsiębiorcy rozszerzają ten obowiązek również na czas po jej zakończeniu. Jest to rozwiązanie uzasadnione, ponieważ ryzyko wykorzystania poufnych informacji często pojawia się dopiero wtedy, gdy pracownik lub współpracownik rozpoczyna działalność u innego podmiotu.

Nie istnieje jeden ustawowy termin, który należałoby stosować we wszystkich przypadkach. Okres obowiązywania powinien odpowiadać charakterowi chronionych informacji. Dane dotyczące jednorazowej kampanii marketingowej mogą utracić znaczenie po kilku miesiącach, natomiast receptury produktów, rozwiązania technologiczne czy know-how przedsiębiorstwa mogą wymagać ochrony przez znacznie dłuższy czas.

Warto również pamiętać, że obowiązek zachowania poufności nie jest tożsamy z zakazem konkurencji. Osoba podpisująca oświadczenie o zachowaniu poufności może po zakończeniu współpracy podjąć zatrudnienie u konkurenta, o ile nie wykorzystuje ani nie ujawnia informacji objętych ochroną.

Najlepszym rozwiązaniem jest jednoznaczne określenie czasu obowiązywania dokumentu. Pozwala to uniknąć sporów dotyczących tego, czy zobowiązanie nadal wiąże strony.

Jak napisać oświadczenie o zachowaniu poufności? 

Wielu przedsiębiorców korzysta z gotowych formularzy dostępnych w Internecie. Choć mogą one stanowić punkt wyjścia, nie powinny być bezrefleksyjnie kopiowane. Każda firma posiada bowiem inny zakres informacji wymagających ochrony.

Dobrze przygotowane oświadczenie o zachowaniu poufności powinno rozpoczynać się od prawidłowego oznaczenia stron. Należy wskazać przedsiębiorcę oraz osobę składającą oświadczenie wraz z podstawowymi danymi identyfikacyjnymi.

Następnie warto możliwie precyzyjnie określić, jakie informacje mają charakter poufny. Zamiast ogólnego sformułowania „wszystkie informacje dotyczące przedsiębiorstwa”, lepiej wskazać konkretne kategorie danych, takie jak dokumentacja techniczna, bazy klientów, informacje finansowe, strategie sprzedaży czy procedury organizacyjne. Im bardziej szczegółowo tym lepiej. 

Kolejnym elementem powinien być opis obowiązków osoby podpisującej dokument. W praktyce warto wyraźnie wskazać, że informacje nie mogą być ujawniane osobom trzecim, kopiowane, wykorzystywane poza celem współpracy ani przechowywane po jej zakończeniu bez zgody przedsiębiorcy.

Dobrze jest również uregulować sposób postępowania z dokumentami po zakończeniu współpracy. W wielu przypadkach zasadne będzie zobowiązanie do zwrotu dokumentacji albo trwałego usunięcia danych zapisanych na urządzeniach elektronicznych.

Na końcu dokument powinien znaleźć się zapis dotyczący czasu obowiązywania zobowiązania oraz własnoręczny podpis osoby składającej oświadczenie.

Prawidłowo sporządzone oświadczenie o zachowaniu poufności nie musi być długie. Znacznie ważniejsza od liczby stron jest precyzja użytych sformułowań i dostosowanie dokumentu do konkretnego rodzaju współpracy.

Przykładowy wzór oświadczenia:

„Ja, niżej podpisany/a, zobowiązuję się do zachowania w poufności wszystkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaną współpracą, w szczególności informacji handlowych, organizacyjnych, finansowych oraz danych klientów. Zobowiązuję się nie ujawniać ich osobom trzecim ani nie wykorzystywać poza zakresem wykonywanych obowiązków zarówno w trakcie współpracy, jak i po jej zakończeniu przez okres określony w oświadczeniu.”

Powyższy przykład ma charakter poglądowy. W praktyce treść dokumentu powinna zostać dostosowana do rodzaju współpracy oraz informacji wymagających ochrony.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu oświadczenia

Z doświadczenia kancelarii wynika, że przedsiębiorcy najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów.

Pierwszym z nich jest zbyt szerokie definiowanie informacji poufnych. Jeżeli dokument obejmuje dosłownie wszystkie informacje dotyczące przedsiębiorstwa, późniejsze wykazanie, co rzeczywiście podlegało ochronie, może być utrudnione.

Drugim problemem jest brak określenia czasu obowiązywania zobowiązania. Powoduje to niepotrzebne spory interpretacyjne po zakończeniu współpracy.

Często spotykamy się również z sytuacją, w której oświadczenie o zachowaniu poufności nie wskazuje, jakie konsekwencje grożą za jego naruszenie. Choć odpowiedzialność może wynikać bezpośrednio z przepisów prawa, odpowiednio przygotowany dokument powinien jasno odwoływać się do obowiązujących regulacji i przewidywać kary umowne. 

Błędem jest także korzystanie z przypadkowych wzorów pobranych z Internetu bez dostosowania ich do specyfiki przedsiębiorstwa. Rozwiązanie odpowiednie dla software house’u niekoniecznie sprawdzi się w firmie produkcyjnej, kancelarii prawnej czy biurze rachunkowym.

Podsumowanie

Oświadczenie o zachowaniu poufności jest prostym, ale bardzo skutecznym narzędziem służącym ochronie informacji przedsiębiorstwa. Choć nie zastępuje umowy NDA w każdej sytuacji, doskonale sprawdza się przy krótkotrwałej współpracy, jednorazowych zleceniach, praktykach, stażach czy współpracy z podwykonawcami.

Skuteczność dokumentu zależy przede wszystkim od właściwego określenia informacji poufnych, czasu obowiązywania oraz zakresu obowiązków osoby składającej oświadczenie. Im bardziej precyzyjny dokument, tym większa szansa na skuteczną ochronę interesów przedsiębiorcy oraz uniknięcie sporów w przyszłości.

Warto pamiętać, że każde oświadczenie o zachowaniu poufności powinno być dostosowane do konkretnej działalności i rodzaju współpracy. Uniwersalne wzory rzadko zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Jeżeli zależy Ci na skutecznym zabezpieczeniu poufnych informacji lub masz wątpliwości, czy stosowany dokument właściwie chroni interes przedsiębiorstwa, warto skorzystać z pomocy doświadczonego prawnika. Indywidualnie przygotowane oświadczenie o zachowaniu poufności pozwala ograniczyć ryzyko sporów oraz zwiększa szanse na skuteczne dochodzenie roszczeń w przypadku naruszenia obowiązku poufności.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl