Ochrona danych wrażliwych w przedsiębiorstwie stanowi element zapewniający bezpieczeństwo operacyjne i konkurencyjności firmy. Poufność danych chronić można na wiele różnych sposobów. W zależności od charakteru relacji zakres udostępnianych informacji oraz środki zabezpieczające mogą się różnić. Nieco inne środki stosowane mogą być w relacji pracodawca-pracownik, a inne w kontaktach zleceniodawca-wykonawca. Współpraca z pracownikami wymaga szczególnej dbałości o dane osobowe i informacje wewnętrzne firmy, natomiast relacje z kontrahentami z reguły koncentrują się na ochronie tajemnic handlowych i warunków umów.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Poufność danych w relacji pracodawca-pracownik

Ochrona poufności danych w relacji pracodawca vs. pracownik skupia się na zabezpieczeniach utrudniających celowe upublicznienie danych wrażliwych dla przedsiębiorstwa lub takie, do którego dojść może nawet przez nieuwagę pracownika.

Umowa o poufności

Umowa o poufności z pracownikiem to dokument prawny zobowiązując pracownika do nieujawniania określonych informacji dotyczących działalności przedsiębiorstwa zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i często po jego zakończeniu. Obejmuje ona m.in. dane finansowe, strategie biznesowe, listy klientów, technologie czy procedury wewnętrzne. Dzięki niej pracodawca zabezpiecza się przed nieautoryzowanym ujawnieniem lub wykorzystaniem poufnych informacji, co minimalizuje ryzyko utraty przewagi konkurencyjnej i potencjalnych strat. W umowie określa się zakres chroniony poufności danych, okres obowiązywania zobowiązania oraz konsekwencje naruszenia jej postanowień, takie jak kary umowne.

Polityka bezpieczeństwa

Polityka bezpieczeństwa danych to zbiór zasad i procedur określających, w jaki sposób przedsiębiorstwo chroni swoje informacje poufne oraz jak pracownicy powinni je przetwarzać i przechowywać. Obejmuje m.in. klasyfikację danych, zasady dostępu, sposoby przechowywania i niszczenia informacji, a także środki cyfrowe chroniące poufność danych, takie jak szyfrowanie, hasła czy autoryzacja użytkowników. Dzięki jasno określonym regułom pracownicy wiedzą, jakie działania są dozwolone, a jakie stanowią naruszenie bezpieczeństwa. Regularne szkolenia, monitorowanie dostępu do danych oraz egzekwowanie odpowiedzialności za ich ochronę minimalizują ryzyko przypadkowego lub celowego ujawnienia poufnych informacji, wzmacniając bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.

Oznaczenie informacji

Oznaczenie poufności danych polega na wyraźnym wskazaniu wybranych dokumentów jako tajnych lub przeznaczonych do ograniczonego użytku, co zapobiega ich przypadkowemu ujawnieniu lub niewłaściwemu wykorzystaniu przez pracowników. Może to być wyrażone wprost poprzez stosowanie znaków „Poufne” lub „Zastrzeżone” na materiałach firmowych, a także cyfrowych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie plików czy systemy kontroli dostępu. Dzięki temu pracownik ma jasność, które informacje wymagają szczególnej ochrony, a przedsiębiorstwo minimalizuje ryzyko ich nieautoryzowanego ujawnienia. W połączeniu z polityką bezpieczeństwa i odpowiednimi szkoleniami (nawet wewnątrz firmowymi)  oznaczenie informacji poufnych zwiększa świadomość i odpowiedzialność pracowników w zakresie ochrony danych firmy.

Poziomy dostępu

Poziomy dostępu do danych to system hierarchicznej kontroli uprawnień, który określa, którzy pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do określonych informacji w firmie. Dane są klasyfikowane według stopnia poufności, a dostęp do nich jest ograniczany na podstawie stanowiska, zakresu obowiązków i potrzeby ich wykorzystania. Na przykład pracownicy działu księgowości mogą mieć wgląd w dane finansowe, ale nie w strategie sprzedażowe, a dział IT zarządza systemami, lecz nie ma dostępu do treści dokumentów zarządu. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko nieautoryzowanego dostępu, ogranicza możliwość wycieku informacji oraz zwiększa kontrolę nad przepływem poufnych danych w organizacji.

Rejestr przetwarzających

Rejestr osób przetwarzających dane poufne to dokument lub system ewidencjonujący pracowników, którzy mają dostęp do określonych informacji w firmie, wraz z zakresem ich uprawnień. Dzięki temu przedsiębiorstwo może monitorować, kto i w jakim celu przetwarza poufne dane, co zwiększa kontrolę nad ich obiegiem i ogranicza ryzyko nieautoryzowanego ujawnienia. Rejestr umożliwia szybkie wykrycie ewentualnych naruszeń oraz egzekwowanie odpowiedzialności w przypadku wycieku informacji. Dodatkowo, zwiększa świadomość pracowników na temat ich obowiązków w zakresie indywidualnego dbania o poufność danych.

Szyfrowanie danych

Szyfrowanie danych to proces konwersji informacji na zakodowany format, który może zostać odczytany jedynie przez osoby posiadające odpowiedni klucz deszyfrujący. W przedsiębiorstwie zabezpiecza ono poufne dane przed nieautoryzowanym dostępem, nawet jeśli zostaną one przechwycone lub skradzione. W relacjach z pracownikami szyfrowanie pozwala kontrolować dostęp do informacji, ograniczając go tylko do upoważnionych osób, np. poprzez szyfrowanie wiadomości e-mail, plików firmowych czy baz danych. Dzięki temu firma minimalizuje ryzyko wycieku danych, chroni własność intelektualną i zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi bezpieczeństwa informacji.

Dwuetapowa weryfikacja

Weryfikacja dwuetapowa (2FA) to metoda zabezpieczenia dostępu do systemów i danych, która wymaga od użytkownika potwierdzenia tożsamości na dwa sposoby – najczęściej poprzez hasło oraz dodatkowy kod jednorazowy wysyłany na telefon lub generowany przez aplikację. W przedsiębiorstwie zwiększa ona bezpieczeństwo, ponieważ nawet jeśli hasło pracownika zostanie skradzione, osoba nieuprawniona nadal nie będzie mogła uzyskać dostępu do danych bez drugiego etapu autoryzacji. W relacjach z pracownikami 2FA skutecznie chroni poufność danych przed cyberatakami, nieautoryzowanym logowaniem i próbami phishingu, co znacząco ogranicza ryzyko wycieku danych.

Poufność danych w relacji przedsiębiorstwo-kontrahent

Klauzule poufności w umowach handlowych

Klauzule poufności w umowach z kontrahentami to zapisy prawne zobowiązujące obie strony do nieujawniania określonych informacji związanych ze współpracą. Obejmują one m.in. tajemnice handlowe, warunki finansowe, strategie biznesowe czy dane klientów. Dzięki nim przedsiębiorstwo zabezpiecza swoje poufne informacje przed nieautoryzowanym wykorzystaniem lub przekazaniem osobom trzecim, co zmniejsza ryzyko ich ujawnienia. Klauzule określają zakres chronionych danych, czas w jakim obowiązywać będzie poufność danych oraz konsekwencje jej naruszenia, takie jak kary umowne czy odpowiedzialność odszkodowawcza. Stanowią kluczowy element ochrony interesów firmy w relacjach z partnerami biznesowymi.

Poziomy dostępu

Poziomy dostępu do danych nadawane kontrahentom to system kontroli, który określa, jakie informacje firma udostępnia swoim partnerom biznesowym w zależności od charakteru współpracy i zakresu ich obowiązków. Ograniczenie dostępu minimalizuje ryzyko wycieku informacji i nieautoryzowanego wykorzystania danych. Wdrażanie tego systemu, np. poprzez kontrolę loginów, szyfrowanie oraz umowy poufności, zapewnia ochronę interesów przedsiębiorstwa i wzmacnia bezpieczeństwo w relacjach z partnerami biznesowymi.

Zasada Least Privilege

Zasada najmniejszych uprawnień (Least Privilege) polega na przyznawaniu kontrahentom jedynie minimalnego zakresu dostępu do danych i systemów, czyli takie który jest niezbędny do realizacji ich zadań. Dzięki temu partnerzy biznesowi nie mają możliwości wglądu w informacje, które nie są kluczowe dla ich współpracy, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanego ujawnienia lub wykorzystania poufnych danych. Przykładowo, firma outsourcingowa obsługująca płace ma dostęp jedynie do danych pracowników związanych z wynagrodzeniami, a nie do strategii finansowej czy marketingowej  całego przedsiębiorstwa. Wdrożenie tej zasady poprzez kontrolę dostępu, segmentację systemów i regularne audyty zwiększa bezpieczeństwo informacji oraz chroni interesy firmy w relacjach z kontrahentami.

Oznaczenie informacji poufnych

Oznaczenie danych poufnych polega na ich wyraźnym sklasyfikowaniu i oznakowaniu jako informacje wymagające ochrony, co jasno określa, które dane są objęte szczególnymi zasadami bezpieczeństwa. W relacjach z kontrahentami przedsiębiorstwo może stosować oznaczenia takie jak „Poufne”, „Zastrzeżone” czy „Do użytku wewnętrznego” w dokumentach, umowach czy plikach elektronicznych. Może to również obejmować cyfrowe zabezpieczenia, np. szyfrowanie, ograniczony dostęp czy specjalne procedury udostępniania. Dzięki temu kontrahenci są świadomi, które informacje muszą być chronione i jakie obowiązki na nich spoczywają, co minimalizuje ryzyko przypadkowego lub celowego ujawnienia danych.

Potrzebujesz pomocy prawnej w celu stworzenia polityki poufności w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl