Dane finansowe, strategie biznesowe, bazy  klientów czy innowacyjne technologie – każda z tych informacji może mieć ogromną wartość dla firmy i jednocześnie stanowić cel dla cyberprzestępców, nieuczciwej konkurencji czy pracowników. Utrata poufnych danych może prowadzić do poważnych konsekwencji na wielu płaszczyznach. Jak skutecznie zabezpieczyć poufność informacji i zapobiegać jej nieautoryzowanemu ujawnieniu i wykorzystaniu? W tym artykule omówimy najważniejsze strategie i środki ochrony, które pozwolą firmom minimalizować ryzyko naruszeń i zapewnić bezpieczeństwo wrażliwych danych.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czym jest poufność informacji w firmie?

Poufność informacji w przedsiębiorstwie odnosi się do ochrony wszelkich danych istotnych dla funkcjonowania firmy, które nie powinny być udostępniane osobom nieupoważnionym. Obejmuje ona zarówno informacje handlowe, finansowe, technologiczne, jak i dane osobowe klientów oraz pracowników. Ich ujawnienie mogłoby negatywnie wpłynąć na konkurencyjność firmy, doprowadzić do strat finansowych lub prawnych. Zachowanie poufności jest kluczowe dla utrzymania przewagi konkurencyjnej, ochrony reputacji firmy.

Poufność informacji – kiedy mamy z nią do czynienia?

Stwierdzenie poufności danej informacji jest zadaniem stosunkowo trudnym. Można jednak wskazać kilka konkretnych cech, które mogą zaważyć nad klasyfikacją informacji jako poufnej. Samo określenie ich w umowach czy klauzulach jako „poufne” może nie wystarczyć w danym przypadku. Jakie to cechy?

Ograniczona dostępność

Informacje poufne nie są powszechnie znane, są udostępniane jedynie określonym, upoważnionym osobom w firmie, takim jak kadra kierownicza, pracownicy działu finansowego, prawnicy czy specjaliści ds. IT. Dostęp do nich jest ograniczony. W przedsiębiorstwach dbających o poufność informacji często stosuje się zasadę „need-to-know”, co oznacza, że pracownik może uzyskać dostęp tylko do tych informacji, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Ograniczona dostępność i wydzielanie informacji wg stopnia zaszeregowania danej osoby w firmie minimalizuje ryzyko wycieku danych i nieuprawnionego wykorzystania.

Wartość dla firmy

Informacje poufne stanowią kluczowy element przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Mogą obejmować tajemnice handlowe, finanse, strategie marketingowe, bazy klientów, wyniki badań i innowacji technologicznych, które mają istotny wpływ na rozwój firmy. Wartość tych informacji polega na ich unikalności i trudności w zdobyciu przez konkurencję. Firmy inwestują znaczne środki najpierw w stworzenie takich danych, a potem w ochronę takich danych, ponieważ ich utrata lub przejęcie przez konkurencję mogłoby doprowadzić do osłabienia pozycji rynkowej lub zmniejszenia przychodów. Nieautoryzowane ujawnienie informacji poufnych może prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa. Wyciek strategicznych planów lub danych finansowych może zaszkodzić pozycji firmy na rynku, umożliwiając konkurencji skopiowanie jej strategii lub zdobycie przewagi. Ponadto firma może stracić zaufanie klientów, inwestorów i partnerów biznesowych, co może prowadzić do obniżenia wartości marki i reputacji.

Aktywna ochrona

Jeśli mowa o ochronie informacji poufnych w przedsiębiorstwach, to nie sposób pominąć jeszcze jednego ważnego aspektu, który rozsądzić może o fakcie istnienia i skutecznym zastrzeżeniu poufności. Aby można było bowiem mówić o poufności, przedsiębiorca powinien wdrożyć w swojej firmie mechanizmy ochrony poufności informacji. Mowa tu o środkach mających na celu zapobieganie wyciekom, nieautoryzowanemu wykorzystaniu danych oraz ich utracie w wyniku ataków cybernetycznych lub błędów ludzkich. Ze względu na swoje znaczenie, informacje poufne powinny być przecież objęte jak najbardziej ścisłą ochroną.

Środki ochrony poufności informacji w przedsiębiorstwie?

Środki ochrony poufności informacji w przedsiębiorstwie można podzielić na organizacyjne, techniczne i prawne. Co dokładnie wchodzi w zakres poszczególnych kategorii?

Środki organizacyjne

#1) Polityka bezpieczeństwa informacji – określenie zasad dostępu, przechowywania i przetwarzania poufnych danych w przedsiębiorstwie.

#2) Klasyfikacja informacji – określenie poziomu poufności danych i odpowiednich środków ich ochrony (np. w praktyce może to być opisanie dokumentacji jako „tajne”, „wewnętrzne”, „ogólnodostępne”).

#3) Zarządzanie dostępem – wdrażanie mechanizmów kontroli dostępu, np. identyfikacja użytkowników, autoryzacja i monitorowanie działań. Dotyczy zarówno dostępu do dokumentacji przechowywanej w formie papierowej jak i w plikach cyfrowych.

#4) Zasada najmniejszych uprawnień (Least Privilege) – każdy pracownik ma dostęp wyłącznie do tych informacji, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków.

#5) Zasady czystego biurka i ekranu – obowiązek zabezpieczania dokumentów papierowych i elektronicznych, na których w ciągu dnia pracy pracują pracownicy. W praktyce nakłada obowiązek „zdawania” pobranych dokumentów lub ich niszczenia, by chronić je przed osobami niepowołanymi.

#6) Szkolenia dla pracowników – regularne edukowanie personelu w zakresie ochrony danych, identyfikowania zagrożeń i reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Środki techniczne

#1) Szyfrowanie danych – zabezpieczanie plików i transmisji danych przed nieautoryzowanym odczytem.

#2) Zabezpieczenia sieciowe – stosowanie zapór sieciowych (firewall), systemów wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDS/IPS).

#3) Dwuskładnikowa autoryzacja (2FA) – dodatkowa warstwa zabezpieczeń przy logowaniu do systemów i aplikacji.

#4) Monitorowanie i audyt dostępu – rejestrowanie logowań, działań użytkowników i analiza podejrzanej aktywności.

#5) Bezpieczne niszczenie danych – stosowanie metod takich jak degaussing (rozmagnesowanie), shredding (fizyczne niszczenie nośników) czy bezpieczne kasowanie danych cyfrowych.

#6) Regularne aktualizacje systemów – instalowanie najnowszych poprawek bezpieczeństwa w oprogramowaniu i urządzeniach.

Środki prawne

#1) Umowy o zachowaniu poufności (NDA) – specjalny typ umowy zawierający zobowiązanie pracowników, kontrahentów i partnerów do nieujawniania informacji poufnych.

#2) Klauzule poufności w umowach handlowych – dodatkowe zapisy w umowach współpracy dotyczące ochrony informacji poufnych w kontakcie z dostawcami, klientami i partnerami biznesowymi.

#3) Umowy o zakazie konkurencji – umowy zobowiązujące pracowników lub współpracowników na B2B do powstrzymania się od zatrudnienia czy współpracy z konkurencją pod groźbą kary umownej. Umowy te mogą przeciwdziałać podkradaniu cennych dla przedsiębiorstwa pracowników, a wraz z nimi informacji poufnych.

#4) Ustanowienie tajemnicy przedsiębiorstwa – znacząco podnosi poziom ochrony poufnych informacji poprzez formalne określenie, jakie dane podlegają ochronie jako poufne, dodatkowo zapewnia firmie podstawy prawne do egzekwowania ochrony w przypadku naruszeń.

#5) Ochrona danych – stosowanie się do regulacji takich jak RODO (GDPR), zmniejsza ryzyko ujawnienia informacji objętych poufnością.

#6) Skuteczna ochrona informacji poufnych wymaga połączenia środków z wszystkich trzech powyższych kategorii oraz regularnego przeglądu i aktualizacji strategii bezpieczeństwa.

Należyta staranność a poufność informacji

Co ważne, poufność informacji nie przesądza automatycznie o objęciu ich ochroną wynikającą z ustanowienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Jak wynika z art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji potrzebna jest „należyta staranność” działań mających na celu ochronę poufności informacji. Jednolitej definicji  „należytej staranności” w przepisach polskiego prawa na próżno szukać. Przyjąć zatem musimy prostą zasadę, że im cenniejsza dla przedsiębiorcy jest dana informacja tym więcej środków ochrony powinien on wdrożyć. Z doświadczenia wiem, że taką właśnie metodologię przyjmować będzie sąd, który rozpatrywać będzie pozew o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa i poufności informacji. Pomocne w określeniu takich środków będą z pewnością środki ochrony wymienione w poprzednich akapitach.

Wdrożenie i utrzymanie poufności nie jest łatwe

Lektura powyższych zapisów nasuwa myśl, że wdrożenie zabezpieczeń chroniących poufność informacji, jak i ich aktualizowanie i utrzymanie nie jest zadaniem prostym. Wymaga zaangażowania  specjalistów –  dobrze by jednym z nich był prawnik  wyspecjalizowany w tematyce ochrony tajemnic firmowych. Może on zadbać o całość środków ochrony prawnej, poufności informacji, a także wskazać jakiego typu zabezpieczenia powinniśmy wdrożyć aby skutecznie chronić firmowe tajemnice przed nieuprawnionym ujawnieniem i wykorzystaniem. Zaś w przypadku naruszeń,  pomoc wyspecjalizowanego radcy prawnego lub adwokata z pewnością zwiększy szanse na uzyskanie korzystnego rozstrzygnięcie sądowego.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl