Blog o nieuczciwej konkurencji, zakazanej reklamie i nie tylko...

Poufność – jak ją chronić w przedsiębiorstwie

27 grudnia 2024   |   kancelaria

Poufność w przedsiębiorstwie to jeden z kluczowych elementów, który decyduje o jego konkurencyjności, stabilności oraz zaufaniu ze strony klientów, partnerów biznesowych i pracowników. W dobie globalizacji, cyfryzacji oraz rosnącej liczby zagrożeń związanych z cyberatakami, poufność informacji i jej ochrona staje się priorytetem dla każdej organizacji. Wyciek takich danych, jak strategie biznesowe, plany finansowe, dane klientów czy rozwiązania technologiczne, może prowadzić do poważnych konsekwencji – od utraty przewagi konkurencyjnej, przez straty finansowe, aż po znaczne problemy prawne. Dlatego przedsiębiorstwa muszą stosować skuteczne metody ochrony poufności przed ujawnieniem informacji poufnych, które obejmują zarówno narzędzia prawne, jak i zabezpieczenia technologiczne, fizyczne oraz edukację pracowników. Jakie są najskuteczniejsze sposoby zapewnienia poufności w przedsiębiorstwie?

Lipiński Maciej

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

 

Jakie przepisy chronią poufność w przedsiębiorstwie?

Poufność informacji w przedsiębiorstwie jest chroniona w Polsce przez kilka kluczowych aktów prawnych:

#1) Kodeks cywilny (art. 11 i następne) – przepisy te chronią np. dobra osobiste także osoby prawnej , w tym np. tajemnicę korespondencji

#2) Kodeks pracy – na mocy przepisów kodeksu pracy (np. art. 100 § 2 pkt 4), pracownik ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji poufnych, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem swoich obowiązków. Zgodnie z art. 1011, pracownik może być zobowiązany do powstrzymania się od działań konkurencyjnych, co obejmuje również zakaz ujawniania tajemnic przedsiębiorstwa.

#3) Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK) – przepisy tej ustawy regulują naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa jako czyn nieuczciwej konkurencji. Ujawnienie, wykorzystanie lub przekazanie tajemnicy przedsiębiorstwa bez zgody uprawnionego podlega odpowiedzialności cywilnej, a w niektórych przypadkach także karnej.

#4) Kodeks karny – Art. 266 przewiduje odpowiedzialność karną za ujawnienie lub wykorzystanie informacji, które powinny być zachowane w tajemnicy. Art. 267 – chroni przed pozyskaniem poufnych informacji w sposób niezgodny z prawem.

#5) Umowy i klauzule poufności (NDA) – przedsiębiorstwa mogą wprowadzać wewnętrzne regulacje w postaci umów o zachowaniu poufności (NDA) zarówno z pracownikami, jak i kontrahentami.

Informacje poufne – czyli jakie?

Informacje poufne to wszelkie dane, które są istotne dla działalności przedsiębiorstwa i wymagają szczególnej ochrony przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub niewłaściwym wykorzystaniem. Ich ujawnienie mogłoby spowodować szkody dla firmy, takie jak utrata przewagi konkurencyjnej, szkody finansowe, spadek zaufania klientów, partnerów biznesowych lub pracowników, a także konsekwencje prawne. Nie każda „ważna” dla przedsiębiorstwa informacja może być uznana za poufną. Poufność wymaga spełnienia łącznie kilku cech szczególnych, są nimi:

Wrażliwość – informacje poufne mają muszą mieć istotne znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mogą dotyczyć np. specyficznych technologii, procedur, strategii biznesowych, danych klientów czy projektów rozwojowych. Ich ujawnienie może prowadzić do poważnych strat, takich jak utrata klientów, przewagi konkurencyjnej, czy ryzyka prawnego wynikające z naruszenia przepisów ochrony danych.

Ograniczony dostęp – dostęp do informacji poufnych jest zarezerwowany dla określonego kręgu osób, które potrzebują tych danych do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Mechanizmy kontroli dostępu często przybierają formę systemów informatycznych zabezpieczonych loginem i hasłem, często również szyfrowaniem danych.

Zasada „need to know” – udostępnianie informacji poufnych opiera się na zasadzie „need to know” – dane są dostępne tylko tym osobom, które muszą je znać, by realizować swoje obowiązki służbowe lub projekty. Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji osobom nieuprawnionym.

Ochrona poufności w praktyce

Jak już nadmienione zostało powyżej, polskie prawo daje co najmniej kilka narzędzi ochrony poufności. Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym z nich.

Umowa o poufności

Najlepszym sposobem na ochronę poufnych informacji w przedsiębiorstwie jest umowa o zachowaniu poufności (NDA). Tego typu umowa jasno określa, które informacje są poufne, jakie są zasady ich ochrony oraz konsekwencje ich nieautoryzowanego ujawnienia. Aby umowa była prawnie wiążąca i skutecznie chroniła interesy firmy, musi zawierać kilka kluczowych elementów:

#1) Zakres poufności – umowa powinna dokładnie określać, co jest uznawane za poufne, np. dane techniczne, handlowe, finansowe, strategie biznesowe, know-how czy dane personalne. Warto też wskazać, że poufność dotyczy zarówno danych pisemnych, jak i elektronicznych, ustnych czy wizualnych.

#2) Czas obowiązywania poufności – umowa powinna wskazywać, jak długo informacje poufne są chronione. Może to być czas trwania współpracy lub dłuższy okres po jej zakończeniu (np. 3-5 lat). Dla kluczowych informacji zaleca się ochronę tak długo, jak mają one dla zastrzegającego wartość gospodarczą.

#3) Kary za naruszenie poufności – umowa powinna określać wysokość kary umowne za naruszenie poufności. Kara ta musi być proporcjonalna do potencjalnych strat, ale jednocześnie nie powinna być nadmiernie i rażąco wygórowana, aby była zgodna z przepisami prawa i mogła być skutecznie dochodzona w sądzie. Oprócz kary umownej warto zastrzec prawo dochodzenia pełnego odszkodowania na zasadach ogólnych, jeśli szkody przekroczą wartość kary umownej.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga kompleksowego podejścia, które łączy działania prawne z ochroną proceduralną i fizyczną.

W pierwszej kolejności warto zadbać o proceduralną ochronę, która może realizować się poprzez np. stworzenie szczegółowej listy dokumentów i danych objętych poufnością oraz regularną aktualizację tej listy w związku z pojawianiem się nowych projektów czy technologii. Pomocne może być także określenie zasad oznaczania dokumentów jako poufnych, na przykład poprzez widoczne oznaczenia „Poufne” lub „Do użytku wewnętrznego”. Dobrym ruchem będzie również wdrożenie wytycznych dotycząc przechowywania informacji, takich jak konieczność zabezpieczania dokumentów w zamykanych lokalizacjach, unikanie omawiania poufnych spraw w miejscach publicznych czy stosowanie szyfrowania w przesyłaniu danych elektronicznych. Dopełnieniem tych procedur może być wprowadzenie różnych poziomów dostępu do informacji, co pozwoli ograniczyć ich udostępnianie jedynie osobom, które faktycznie ich potrzebują do realizacji swoich obowiązków zawodowych.

Fizyczna ochrona poufności polega na stosowaniu fizycznych zabezpieczeń jak np. zamykane szafy i sejfy. Jeśli jest to możliwe, dobrym ruchem jest również wyznaczenie dedykowanych pomieszczeń do przechowywania i przeglądania poufnych informacji, do których dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione. Poprzez zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń, takich jak karty dostępu, identyfikatory czy systemy monitoringu, pozwala skutecznie kontrolować, kto i kiedy miał kontakt z poufnymi informacjami.

Ochrona technologiczna odgrywa kluczową rolę, szczególnie w erze cyfrowej. Ważne jest szyfrowanie danych zarówno w systemach informatycznych, jak i na przenośnych nośnikach, takich jak pendrive’y. Szyfrowanie powinno obejmować również korespondencję e-mailową, aby zapobiec przechwyceniu poufnych informacji podczas przesyłania. Zabezpieczenia IT, takie jak firewalle, oprogramowanie antywirusowe czy regularne aktualizacje systemów, pomagają chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem. Wprowadzenie ścisłej kontroli dostępu cyfrowego oraz monitorowanie logów aktywności użytkowników pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych naruszeń.

Dlaczego warto chronić informacje poufne?

Ochrona informacji poufnych to kluczowy element zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Zapewnia utrzymanie przewagi konkurencyjnej, budowanie zaufania w relacjach z klientami i partnerami, zmniejszenie ryzyka strat finansowych. Nie wszystkie zalecenia jesteśmy w stanie wdrożyć w pełni samodzielnie. Nierzadko zaangażowanie dodatkowego specjalisty np. prawnika specjalizującego się w ochronie poufności i prawie konkurencji może zasadniczo wpłynąć na uszczelnienie ochrony poufności w przedsiębiorstwie a tym samym pozwala na znaczne zmniejszenie ryzyka naruszeń. Warto z tej pomocy skorzystać.

Zakaz konkurencji b2b w umowach między przedsiębiorcami

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

KATEGORIE: