Zgodnie z art. 61 Konstytucji RP oraz ustawą o dostępie do informacji publicznej, informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych, w tym m.in. o wydatkowaniu środków publicznych, działalności organów władzy publicznej czy o zamówieniach publicznych. Z kolei ustawa Prawo zamówień publicznych opiera się na zasadzie jawności postępowania – oznacza to, że dokumenty składane w postępowaniu, oferty, protokoły, informacje o wykonawcach czy decyzje zamawiającego są co do zasady dostępne jako informacja publiczna. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego (o czym jeszcze dalej niżej) dochodzi do zderzenia dwóch wartości: zasady jawności postępowania, będącej fundamentem systemu zamówień publicznych, oraz potrzeby ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Z jednej strony zamawiający zobowiązany jest do udostępniania informacji publicznej – obejmującej m.in. przebieg i wyniki postępowania. Z drugiej – wykonawcy, przedsiębiorcy, ubiegając się o zamówienie, często ujawniają dane o znaczeniu strategicznym, takie jak szczegółowe ceny jednostkowe, know-how rozwiązania  technologiczne czy warunki handlowe. Powstaje zatem pytanie, jak pogodzić obowiązek udostępniania informacji publicznej z potrzebą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Czy da się bezpiecznie przekazać dane wrażliwe dla przedsiębiorcy w ramach przetargu publicznego? Co zrobić by ograniczyć jawność przekazanych informacji i zaklasyfikowania ich jako informacji publicznej?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czym jest informacja publiczna?

Informacja publiczna to każda informacja dotycząca spraw publicznych, czyli odnosząca się do działalności organów władzy publicznej, osób pełniących funkcje publiczne, a także innych podmiotów wykonujących zadania publiczne lub gospodarujących mieniem publicznym. Podstawę prawną, regulującą pojecie informacji publicznej, stanowi ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Przykładem informacji publicznej jest np. budżet państwa lub budżet jednostki samorządu terytorialnego, wynagrodzenia osób pełniących funkcje publiczne, umowy zawierane przez urząd miasta, szkołę publiczną lub szpital publiczny, czy decyzje administracyjne wydane przez organy władzy.

Informacji publicznej jest udzielana na wniosek zainteresowanego, a dostępu do informacji publicznej może zażądać każdy – obywatel, firma, organizacja pozarządowa – bez konieczności wykazywania interesu prawnego.

Kto ma obowiązek udzielania informacji publicznej?

Obowiązek udzielania informacji publicznej mają przede wszystkim podmioty wykonujące zadania publiczne lub gospodarujące mieniem publicznym. Szczegółowo wskazuje to art. 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Obowiązane podmioty to m.in.:

#1) Organy władzy publicznej – prezydent RP, Sejm, Senat, Rada Ministrów, ministerstwa, gminy, powiaty, województwa, rady gmin, burmistrzowie, wójtowie, prezydenci miast, sądy i trybunały.

#2) Jednostki organizacyjne władzy publicznej – urzędy wojewódzkie, urzędy marszałkowskie, policja, straż pożarna, wojsko, szkoły i uczelnie publiczne, szpitale i przychodnie publiczne.

#3) Osoby pełniące funkcje publiczne – posłowie, senatorowie, radni, dyrektorzy szkół publicznych, kierownicy urzędów, funkcjonariusze publiczni w zakresie swojej działalności.

#4)  Podmioty gospodarujące mieniem publicznym – spółki komunalne i państwowe (np. Poczta Polska, PKP, miejskie zakłady wodociągów), fundacje i stowarzyszenia finansowane ze środków publicznych.

#5) Podmioty wykonujące zadania publiczne – organizacje pozarządowe otrzymujące środki publiczne (np. dotacje), firmy świadczące usługi na rzecz administracji publicznej (np. przetargi), prywatne podmioty realizujące zadania zlecone przez państwo lub samorząd.

Co szczególnie ważne: Jeśli podmiot korzysta z publicznych pieniędzy lub wykonuje zadania o charakterze publicznym, to co do zasady  musi udostępniać informacje publiczne, nawet jeśli jest podmiotem prywatnym z formalnego punktu widzenia. Kwestia ta jest przedmiotem dyskusji, szczególnie w sytuacji, gdy startująca do przetargu firma musi udostępnić w zgłoszeniu dane szczególnie ważne dla przedsiębiorstwa.

Informacja uzyskana w przetargu – tajemnicza czy nie?

Informacje zawarte w ofertach przetargowych, jak również załączniki do nich, co do zasady stanowią informację publiczną. Potwierdza to jednolita linia orzecznicza sądów administracyjnych, zgodnie z którą dokumenty składane w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego są elementem postępowania o charakterze publicznym i tym samym podlegają zasadzie jawności. Potwierdzają to wyroki sądów:

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 czerwca 2013 r. (I OSK 455/13) wskazał, że nawet jeśli dokumenty zostały przedłożone przez podmioty prywatne, stanowią informację publiczną, gdy znalazły się w aktach organu administracji publicznej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie (II SAB/Ol 44/14) podkreślił, że każda procedura przed organem publicznym ma charakter sprawy publicznej, a przedsiębiorca decydujący się na udział w postępowaniu publicznym musi liczyć się z jawnością przedstawionych przez siebie danych.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku (IV SAB/Po 204/19) wskazał, że organ nie powinien pytać przedsiębiorcy, czy może udostępnić informacje udzielone w przetargu – jak wskazał takie działanie jest niezgodne z zasadą jawności i może prowadzić do nieuprawnionej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy oferent w sposób wyraźny zastrzegł określone informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa.

Czy informacja publiczna może być tajemnicą przedsiębiorstwa?

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (art. 5 ust. 2) prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na ochronę tajemnicy przedsiębiorcy, określoną w przepisach o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (czyli tzw. tajemnicę przedsiębiorstwa).

Kiedy informacja publiczna będzie uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa?

Informacja publiczna, np. zawarta w ofercie przetargowej, może być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, jeśli łącznie spełnia trzy warunki określone w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

#1) Informacja ma wartość gospodarczą

Informacja musi dawać firmie realną korzyść – np. zwiększać zysk, zapewniać przewagę konkurencyjną lub wpływać na efektywność działania. Mogą to być np. szczegółowe warunki handlowe (np. indywidualne rabaty, koszty jednostkowe), know-how technologiczne, metody produkcji lub świadczenia usług, dane klientów lub dostawców.

#2) Informacja nie jest powszechnie znana ani łatwo dostępna

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie będą dane, które można bez trudu znaleźć w Internecie, broszurach handlowych, rejestrach publicznych czy katalogach. Ochronie podlegają tylko takie informacje, które nie są znane konkurencji i nie można ich łatwo zdobyć.

#3) Przedsiębiorca podjął realne działania w celu zachowania poufności

To warunek kluczowy. Firma musi wykazać, że aktywnie chroni informacje przed ujawnieniem, np. poprzez oznaczenie dokumentów jako „tajemnica przedsiębiorstwa”, dołączenie pisemnego uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy, stosowanie klauzul poufności, ograniczony dostęp do dokumentów w firmie, polityki bezpieczeństwa i regulaminy wewnętrzne.

Jeśli firma nie zastrzegła określonych informacji jako tajemnicę przedsiębiorstwa w chwili składania dokumentu (np. oferty przetargowej), a jednocześnie nie spełniła wyżej opisanych warunków – informacje te będą traktowane jako jawne i podlegające udostępnieniu w trybie informacji publicznej.

Nieudzielenie informacji publicznej z powodu tajemnicy przedsiębiorstwa

Organ administracji publicznej, nawet jeśli uzna, że żądana informacja podlega ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa, nie może zignorować wniosku o udostępnienie informacji publicznej. W takim przypadku musi wydać decyzję administracyjną o odmowie udzielenia informacji, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa) i ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Odmowa musi mieć formę pisemnej decyzji administracyjnej. Organ musi skonkretyzować, której informacji odmowa dotyczy, uzasadnić, dlaczego informacja ma realną wartość gospodarczą dla przedsiębiorcy, wyjaśnić, w czym dokładnie ta wartość się przejawia (np. przewaga konkurencyjna, unikalność metody, ryzyko strat). Oczywiście decyzja odmowna organy może być zaskarżana do sądu administracyjnego.

Jak chronić dane wrażliwe ujawniane w przetargu publicznym?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zależy Ci na tym by skutecznie chronić dane wrażliwe ujawniane w przetargu publicznym, to powinieneś już na etapie składania oferty wyraźnie zastrzec konkretne informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa oraz uzasadnić to zastrzeżenie, wykazując, że dane te mają wartość gospodarczą, nie są powszechnie znane i zostały odpowiednio zabezpieczone. Oczywiście uprzednio ochrona ta musi być wdrożona w Twoim przedsiębiorstwie.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl