Tajemnica służbowa a tajemnica przedsiębiorstwa
16 stycznia 2025 | kancelaria
Współczesny rynek pracy oraz rozwój wyspecjalizowanych zawodów sprawiają, że pojęcia takie jak „tajemnica służbowa”, „tajemnica zawodowa” czy „tajemnica przedsiębiorstwa” coraz częściej pojawiają się w dyskusjach pracodawców i pracowników. Używane są niemal zamiennie, co wielokrotnie może prowadzić do sporów na tym tle. Czym jednak różnią się te pojęcia? Czy ich zakres może się pokrywać, a może oznaczają zupełnie inne obowiązki i konsekwencje za ich naruszenie? W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć podstawowe informacje na temat każdego z tych rodzajów tajemnic i wskazać źródła ich regulacji prawnych, by uniknąć problemów w przyszłości.
Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny
+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Tajemnica służbowa – definicja
W polskim prawie brakuje obecnie jednolitej, obowiązującej definicji tajemnicy służbowej. Ostatnią próbę jej zdefiniowania można było znaleźć w ustawie z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, która została uchylona przez ustawę z 5 sierpnia 2010 r. Zgodnie z tą, nieobowiązującą już formalnie definicją, za tajemnicę służbową uznawało się informacje niejawne, niebędące tajemnicą państwową, uzyskane w związku z czynnościami służbowymi lub pracami zleconymi, których ujawnienie mogłoby spowodować szkodę w interesie państwa, interesie publicznym czy interesie jednostki organizacyjnej lub obywateli.
Dziś w przepisach nie ma jednoznacznego czy uniwersalnego określenia tajemnicy służbowej, dlatego często regulują ją akty branżowe, dotyczące konkretnych zawodów lub dziedzin (np. w administracji, sektorze bankowym czy wojsku). W związku z tym, jeśli szukamy szczegółowych informacji na temat tego, co aktualnie należy rozumieć przez tajemnicę służbową w danym środowisku zawodowym, powinniśmy sprawdzać ustawy i rozporządzenia regulujące tę konkretną dziedzinę.
Dziś mianem tajemnicy służbowej często określane są informacje, które stanowią tajemnicę zawodową lub tajemnicę przedsiębiorstwa. Czy to prawidłowy zabieg? Czy te pojęcia są sobie zbieżne?
Przykłady tajemnicy służbowej
Przykłady tajemnicy służbowej mogą dotyczyć przede wszystkim informacji, które pracownik lub funkcjonariusz uzyskuje w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, a ich ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny czy prawnie chroniony interes obywateli lub danej jednostki. Choć obecnie nie obowiązuje już ogólna, jednolita definicja tajemnicy służbowej, można wskazać przykłady rodzajów informacji typowo objętych poufnością:
#1) Wewnętrzne procedury administracji publicznej – np. dokumenty zawierające szczegółowe wytyczne dotyczące postępowania urzędników w określonych sytuacjach, procedury bezpieczeństwa w instytucjach państwowych;
#2) Materiały z postępowań wewnętrznych – dane z kontroli i audytów prowadzonych przez organy administracyjne czy służby mundurowe, wnioski z postępowań dyscyplinarnych;
#3) Niepublikowane informacje o planowanych działaniach organów władzy – np. projekty decyzji, rozporządzeń czy ustaw przed ich oficjalnym ogłoszeniem, harmonogramy kontroli i akcji służb państwowych;
#4) Dane osobowe i inne wrażliwe informacje o obywatelach lub pracownikach – szczegółowe informacje na temat petentów, stanowiące część dokumentacji urzędowej, dane kadrowe związane z pracownikami danej jednostki;
#5) Informacje organizacyjne o funkcjonowaniu danej jednostki – plany ochrony budynku lub obiektu administracyjnego, wewnętrzne regulaminy dotyczące bezpieczeństwa, strategie działania służb czy instytucji państwowych;
#6) Dane finansowe jednostek publicznych – szczegółowe raporty księgowe, projekty budżetów, nieopublikowane jeszcze sprawozdania z kontroli i wydatków publicznych.
W każdym przypadku ważne jest, aby pracownik (lub funkcjonariusz) miał świadomość, że przekazywanie takich informacji osobom nieuprawnionym może skutkować sankcjami dyscyplinarnymi, a niekiedy nawet karnymi. W praktyce poszczególne jednostki (np. służby mundurowe, urzędy) określają wewnętrznymi regulacjami i instrukcjami szczegółowe zasady ochrony tajemnicy służbowej.
Tajemnica zawodowa – definicja
Tajemnica zawodowa to obowiązek zachowania w poufności informacji, do których dostęp uzyskuje dana osoba w związku z wykonywaniem określonego zawodu. Wynika najczęściej z charakteru danego zawodu lub z wewnętrznych regulacji (np. kodeksów etycznych, przepisów branżowych). W praktyce oznacza to, że pracownik, niezależnie od podpisanych oświadczeń czy dodatkowych dokumentów, ma ustawowy i etyczny obowiązek chronić informacje uzyskane podczas pracy przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Zakres tajemnicy zawodowej może oczywiście być doprecyzowany w różnych dokumentach, takich jak umowy lojalnościowe, załączniki do umowy o pracę czy oświadczenia pracownika.
Przykłady tajemnicy zawodowej
Przykłady tajemnicy zawodowej mogą różnić się w zależności od branży i rodzaju wykonywanej pracy, jednak ich wspólnym mianownikiem jest obowiązek zachowania w poufności informacji, do których osoba wykonująca określony zawód uzyskała dostęp w związku z wykonywaniem czynności zawodowych. Oto kilka przykładów:
#1) Tajemnica lekarska – lekarz ma obowiązek zachować w tajemnicy dane o stanie zdrowia pacjentów, wyniki badań czy okoliczności leczenia.
#2) Tajemnica adwokacka i radcy prawnego – prawnicy nie mogą ujawniać informacji uzyskanych od klientów w związku ze świadczeniem pomocy prawnej.
#3) Tajemnica notarialna – notariusz jest zobowiązany do zachowania w poufności danych i informacji związanych z wykonywanymi czynnościami notarialnymi.
#4) Tajemnica księgowa i doradcy podatkowego – osoby prowadzące księgowość czy udzielające porad podatkowych nie mogą ujawniać danych finansowych klientów.
#5) Tajemnica bankowa – pracownicy banku nie mogą przekazywać nieuprawnionym podmiotom informacji o rachunkach czy transakcjach klientów.
#6) Tajemnica dziennikarska – dziennikarz chroni źródła informacji, nie ujawniając tożsamości osób, które przekazały mu poufne wiadomości.
#7) Tajemnica psychologiczna – psycholog i psychoterapeuta mają obowiązek zachować w tajemnicy wszystko, co pacjent powierzył im w trakcie terapii.
W każdym z wymienionych przykładów, brak zachowania tajemnicy zawodowej może nie tylko naruszać zaufanie społeczne, ale i skutkować odpowiedzialnością prawną.
Tajemnica przedsiębiorstwa – definicja
Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa w polskim prawie została uregulowana w ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913, z późn. zm.). Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów:
Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje mające wartość gospodarczą, które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej, w odniesieniu do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Inaczej mówiąc, tajemnicą przedsiębiorstwa są takie informacje, które:
#1) mają wartość gospodarczą (ich posiadanie może dać przewagę konkurencyjną),
#2) nie są powszechnie dostępne (nie znajdziemy ich w publicznych rejestrach czy materiałach),
#3) są odpowiednio chronione przez przedsiębiorcę (np. poprzez procedury bezpieczeństwa, umowy o zachowaniu poufności).
Kluczowe jest także to, aby przedsiębiorca podejmował realne i racjonalne działania mające na celu zabezpieczenie tych informacji – od wewnętrznych regulaminów w firmie, po stosowanie klauzul poufności w umowach z pracownikami czy kontrahentami.
Przykłady tajemnicy przedsiębiorstwa
Przykłady tajemnicy przedsiębiorstwa (zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) mogą obejmować m.in.:
#1) Receptury i formuły – np. skład produktów spożywczych, kosmetyków, środków chemicznych, leków, wytwarzane w oparciu o unikatowe procedury.
#2) Technologie i procesy produkcyjne – autorskie linie produkcyjne, unikalne rozwiązania technologiczne, procedury kontroli jakości.
#3) Plany marketingowe i sprzedażowe – strategie wejścia na rynek, kampanie promocyjne, metody pozyskiwania klientów.
#4) Bazy klientów i dostawców – zindywidualizowane listy zawierające dane kontaktowe, warunki współpracy, historię zamówień czy preferencje klientów.
#5) Analizy finansowe i prognozy – wewnętrzne raporty o opłacalności projektów, prognozy sprzedażowe lub inwestycyjne, budżety rozwojowe.
#6) Know-how i wyniki badań – autorskie procedury, metody diagnostyczne, modele biznesowe, wypracowane rozwiązania problemów technicznych czy organizacyjnych.
#7) Strategie rozwoju firmy – długoterminowe plany inwestycyjne, projekty fuzji i przejęć, koncepcje wejścia na nowe rynki czy dywersyfikacji działalności.
Kluczowe jest, aby przedsiębiorca podejmował odpowiednie działania zabezpieczające dostęp do takich informacji (m.in. procedury wewnętrzne, klauzule poufności), a same informacje miały realną wartość gospodarczą i nie były powszechnie dostępne.
Tajemnica służbowa to tajemnica zawodowa czy przedsiębiorstwa?
Analizując powyższe informacje można z dużą pewnością stwierdzić, że pojęcie tajemnicy służbowej często dotyczyć będzie informacji, które mogą zostać uznane równocześnie za tajemnicę przedsiębiorstwa. W sytuacji gdy pracownik nie będzie przedstawicielem żadnego z powyżej wymienionych zawodów, to jednak zwykle mowa będzie tylko o tajemnicy przedsiębiorstwa. Niemniej, z uwagi na brak konkretnych przepisów w tym zakresie (aktualnej definicji działalności służbowej), wiele będzie zależeć od subiektywnego przekonania osoby powołującej się na ten termin oraz celu przyświecającego stronom w nawiązaniu współpracy. Mając wiedzę na ten temat warto zawsze doprecyzować o jaką formę ochrony chodzi naszemu rozmówcy, by uniknąć późniejszych problemów we wzajemnych relacjach. Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa to bowiem poważny problem dla obu stron. Dla przedsiębiorstwa to utrata wizerunku, a wraz z nim niejednokrotnie zysków, dla pracownika wiąże się z karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach nawet z pozbawienia wolności.
W czym tkwi problem?
Ochrona informacji pozyskanych z tytułu tajemnicy zawodowej rozpoczyna się wraz z dniem rozpoczęcia wykonywania zawodu. Z tajemnicy zawodowej zwolnić może tylko sąd. Zgodnie z art. 180 Kodeksu postępowania karnego sąd lub prokurator mogą – o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej – zwolnić te osoby z obowiązku dochowania tajemnicy jeśli w interesie wymiaru sprawiedliwości konieczne jest ujawnienie poufnych informacji. Osoba, która została w ten sposób zwolniona, ma prawo do złożenia zażalenia na tę decyzję w terminie 7 dni od daty wydania postanowienia.
W przypadku tajemnicy przedsiębiorstwa ochrona rozciąga się na okres kiedy dane te mają aktualną wartość gospodarczą, a także gdy przedsiębiorca wykonuje działania w celu utrzymaniu danych informacji w poufności.
Kim jestem?
Maciej Lipiński
Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.
Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Dodaj komentarz