W dobie rosnącej konkurencji i dynamicznie zmieniającego się rynku, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wprowadzenie umów lojalnościowych. Umowy tego typu pozwalają zabezpieczyć się przed ryzykiem, że były pracownik wykorzysta zdobytą wiedzę, kontakty czy doświadczenie w sposób szkodliwy dla swojego poprzedniego pracodawcy. Czym dokładnie jest umowa lojalnościowa? Jak działa? Jakie są konsekwencje jej naruszenia dla pracownika,  a jakie dla przedsiębiorcy będącego pracodawcą?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czym jest umowa lojalnościowa?

Umowa lojalnościowa, znana również jako umowa o zakazie konkurencji i poufności, jest rodzajem umowy zawieranej między pracodawcą a pracownikiem, której celem jest ochrona interesów pracodawcy w trakcie oraz po zakończeniu stosunku pracy. Jej celem jest zabezpieczenie firmy przed ryzykiem, że pracownik mógłby wykorzystać zdobyte w firmie doświadczenie, wiedzę lub kontakty w sposób szkodliwy dla interesów pracodawcy. Umowa lojalnościowa może być stosowana zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. W ramach takiej umowy pracownik zobowiązuje się, że w trakcie pracy jak i przez określony czas po jej zakończeniu , nie podejmie samemu czy w spółce z kimś działalności konkurencyjnej wobec byłego pracodawcy ani nie będzie pracować dla konkurencyjnych firm. W zamian za powstrzymanie się od takich działań po zakończeniu współpracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w formie odszkodowania wypłacanego przez pracodawcę.

Jaką formę może mieć umowa lojalnościowa?

Umowa lojalnościowa może przybrać różne formy, w zależności od okoliczności i celów, jakie mają być osiągnięte przez strony:

Forma 1. Umowa lojalnościowa zawarta w ramach umowy o pracę

W praktyce to po prostu klauzule lojalnościowe w umowie o pracę. Jest to najczęściej spotykana forma, gdzie postanowienia dotyczące zakazu konkurencji są wprowadzone jako integralna część umowy o pracę i przy okazji zawarcia umowy o pracę najłatwiej je wprowadzić. W takim przypadku pracownik zobowiązuje się do przestrzegania zakazu konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, a często także i po jego zakończeniu.

Forma 2. Osobny dokument dołączony do umowy o pracę

Czasami umowa lojalnościowa jest sporządzana jako osobny dokument, który jest podpisywany równocześnie z umową o pracę. Zwykle dokument ten precyzuje warunki zakazu konkurencji, jego zakres czas obowiązywania oraz wysokość odszkodowania jak również wiele innych kwestii ubocznych jak np. ochrona poufności.

Forma 3. Umowa lojalnościowa zawarta po ustaniu stosunku pracy

Oddzielna umowa zawarta po rozwiązaniu umowy o pracę. Pracodawca i pracownik mogą podpisać umowę o lojalnościową już po zakończeniu stosunku pracy. Taka umowa może być zawarta w sytuacjach, gdy pracodawca widzi konieczność zabezpieczenia swoich interesów także po zakończeniu współpracy z pracownikiem. Po zakończeniu pracy pracodawcy jednak ciężko już namówić byłego pracownika do podpisywania jakiś kolejnych umów.

Umowa lojalnościowa powinna mieć formę pisemną, aby była ważna i prawnie wiążąca. Wymóg pisemnej formy zapewnia, że obie strony są świadome swoich zobowiązań i praw wynikających z umowy oraz że nie będzie żadnych nieporozumień co do warunków zakazu konkurencji.

Ile się płaci za umowę lojalnościową?

Zgodnie z przepisami polskiego Kodeksu pracy, wynagrodzenie z tytułu umowy lojalnościowej nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymywał comiesięcznie przed zakończeniem zatrudnienia. Odszkodowanie może być wypłacane jednorazowo (np. na zakończenie stosunku pracy) lub w ratach miesięcznych, co jest bardziej powszechną praktyką.

Przykład 1: 6-miesięczny zakaz konkurencji

Pracownik otrzymujący 10 000 zł miesięcznie przed zakończeniem pracy, przy minimalnym odszkodowaniu (25%), otrzymałby łącznie 15 000 zł (2 500 zł miesięcznie pomnożone przez 6 miesięcy).

Przykład 2: 12-miesięczny zakaz konkurencji

Przy tym samym wynagrodzeniu, odszkodowanie wyniosłoby 30 000 zł (2 500 zł miesięcznie pomnożone przez 12 miesięcy).

Czy umowa lojalnościowa jest zgodna z prawem?

Tak, co do zasady, umowa lojalnościowa jest instrumentem zgodnym z polskim prawem. Umowa tego typu jest stanowiona i regulowana przez Kodeks pracy, a dokładniej Art. 101¹ – 101⁴. Przepisy te obejmują zarówno zakaz konkurencji obowiązujący w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Art. 101² Kodeksu pracy precyzuje, że umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi przewidywać odszkodowanie dla pracownika, które nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przed zakończeniem pracy. Przepisy dotyczące umowy lojalnościowej w Kodeksie pracy nie są zbyt obszerne, to też wydawać by się mogło, że zgodne z prawem uregulowanie zasad „lojalności” nie powinno stwarzać żadnych problemów. Zgodność umowy lojalnościowej z prawem była  jednak wielokrotnie przedmiotem procesów sądowych, a przez to ważność takiej umowy trzeba oceniać przez pryzmat wydanych już w tym przedmiocie wyroków sądowych.

Kiedy umowa lojalnościowa jest nieważna?

Na bazie orzecznictwa sądowego wskazać można sytuacje, w których umowa lojalnościowa będzie nieważna.

Umowa lojalnościowa może zostać uznana za nieważną, jeśli jej postanowienia są mało precyzyjne lub niejasne. Przede wszystkim, zakaz konkurencji musi dokładnie określać, jakie rodzaje działalności są uznawane za konkurencyjne wobec pracodawcy. Najlepiej dokładnie wskazać jakie formy działalności uznaje się za konkurencyjne. Brak takiego sprecyzowania może prowadzić do sytuacji, w której pracownik nie jest w stanie jednoznacznie ocenić, czy dane działania są objęte zakazem, co może skutkować uznaniem umowy za nieważną. Mając na uwadze maksymalną transparentność zasad lojalności, w umowie można także zdefiniować terytorium, na którym obowiązuje zakaz konkurencji. Zbyt szerokie lub ogólnikowe postanowienia, które nie są dostosowane do specyfiki działalności pracodawcy, mogą zostać podważone przez sąd jako naruszające zasady współżycia społecznego lub ograniczające swobodę działalności gospodarczej pracownika w sposób nieproporcjonalny. Sprowadzenie tego punktu do enigmatycznego hasła „wszelkie działalności ”, grać będzie na niekorzyść przedsiębiorcy.

Umowa lojalnościowa może zostać uznana za nieważną także, jeśli okres obowiązywania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy jest nadmiernie długi, co skutkowałoby trwałym lub długotrwałym wyłączeniem pracownika z rynku pracy. Kodeks pracy nie precyzuje maksymalnego czasu trwania zakazu konkurencji, jednak zbyt długi okres może być uznany za nieproporcjonalny do ochrony interesów pracodawcy i sprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Takie postanowienia mogą być podważone na podstawie przepisów prawa , które chronią przed nadmiernym ograniczeniem wolności działalności gospodarczej. Aby uniknąć unieważnienia umowy, okres zakazu powinien być rozsądny i dostosowany do specyfiki branży oraz stopnia dostępu pracownika do wrażliwych informacji. W praktyce, zakaz konkurencji zazwyczaj obowiązuje od 6 do 24 miesięcy, a przekroczenie tych ram czasowych może zostać uznane za nadmiernie restrykcyjne i nieważne.

Zgodnie z art. 101² ust. 2 § 3 Kodeksu pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi jasno określać wysokość odszkodowania, które ma na celu zrekompensowanie pracownikowi utraconych możliwości zawodowych oraz zarobkowych wynikających z ograniczenia jego swobody działalności gospodarczej. Jeśli w umowie nie jest wskazana wysokość tego odszkodowania ani podstawy do jego obliczenia, zakaz konkurencji jest co do zasady nieważny. Pracodawca w umowie lojalnościowej nie może również zawierać postanowień, w których pracownik zrzeka się prawa do odszkodowania lub zgadza się na zakaz konkurencji bez wynagrodzenia.

Co ważne, jeśli pracownik zdecyduje się na podjęcie nowej pracy, która nie narusza postanowień umowy lojalnościowej, pracodawca nadal jest zobowiązany do wypłaty ustalonego odszkodowania.

Co grozi pracownikowi za złamanie tzw. lojalki?

Złamanie umowy lojalnościowej przez pracownika może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Oto najważniejsze z nich:

1) Obowiązek zapłaty kary umownej – w wielu umowach lojalnościowych pracodawca zastrzega karę umowną na wypadek naruszenia zakazu konkurencji przez pracownika. Kara umowna to ustalona kwota, którą pracownik musi zapłacić pracodawcy w przypadku złamania umowy. Wysokość kary powinna być jednak proporcjonalna do skutków naruszenia, a zatem nie może być rażąco wygórowana, ponieważ może być wówczas podważona przez sąd.

2) Odpowiedzialność odszkodowawcza – oprócz kary umownej, pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych , jeśli złamanie umowy spowoduje realne straty finansowe dla pracodawcy. Pracodawca musiałby jednak udowodnić wysokość poniesionej szkody oraz związek przyczynowy między naruszeniem umowy a szkodą oraz winę pracownika. Jeśli naruszenie umowy lojalnościowej miało daleko idące skutki dla przedsiębiorstwa gdzie strata przewyższa zastrzeżoną karę umowną, to można się spodziewać, że pracodawca sięgnie po te narzędzie.

3) Zakończenie wypłaty odszkodowania przez pracodawcę – w przypadku złamania umowy lojalnościowej, pracodawca może zaprzestać wypłaty odszkodowania przewidzianego w umowie za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej

4) Negatywne konsekwencje zawodowe – złamanie umowy lojalnościowej może również wpłynąć negatywnie na reputację pracownika w branży, co może utrudnić mu znalezienie przyszłego zatrudnienia.

Co grozi pracodawcy za złamanie lojalki?

Złamanie umowy lojalnościowej przez pracodawcę może również wiązać się z poważnymi konsekwencjami, oto najważniejsze z nich:

Obowiązek wypłaty zaległego odszkodowania – jeśli pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty odszkodowania przewidzianego w umowie lojalnościowej, pracownik może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Sąd może nakazać pracodawcy wypłatę zaległego odszkodowania wraz z odsetkami.

Utrata prawa do egzekwowania zakazu konkurencji  – w przypadku, gdy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty odszkodowania, sąd może uznać, że umowa lojalnościowa traci swoją moc prawną. Oznacza to, że pracownik nie będzie już zobowiązany do przestrzegania umowy lojalnościowej i może swobodnie podjąć działalność konkurencyjną.

Odpowiedzialność odszkodowawcza – jeśli pracodawca w wyniku niewywiązania się z umowy lojalnościowej wyrządzi pracownikowi szkodę (np. przez nieuzasadnione wstrzymanie wypłaty odszkodowania), pracownik może dochodzić odszkodowania za poniesione straty.

Utrata zaufania i reputacji – złamanie umowy lojalnościowej przez pracodawcę może wpłynąć negatywnie na jego reputację jako pracodawcy. Może to zniechęcić obecnych i potencjalnych pracowników do współpracy, co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpłynąć na działalność firmy.

Czy można odmówić podpisania lojalki?

Tak, pracownik może odmówić podpisania umowy lojalnościowej (tzw. „lojalki”). Odmowa podpisania takiej umowy nie może być być podstawą do dyscyplinarnych konsekwencji ze strony pracodawcy, ale może wpłynąć na decyzję pracodawcy dotyczącą zatrudnienia lub kontynuacji współpracy, jeśli mowa o pracowniku, który ubiega się o wakat lub pracowniku, któremu kończy się umowa o pracę. Jednym słowem – może to prowadzić do rozwiązana umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Czy pracodawca może zmusić do podpisania umowy o zakazie konkurencji?

Pracodawca nie może zmusić pracownika do podpisania umowy o zakazie konkurencji. Podpisanie takiej umowy wymaga zgody obu stron i musi być wynikiem świadomej decyzji pracownika.

Umowa lojalnościowa po szkoleniu – czy to legalne?

Często stosowanym rozwiązaniem jest tzw. umowa lojalnościowa po szkoleniu. W praktyce jest to umowa, która zawiera karę umowną, opiewającą na koszty szkolenia, która zobowiązuję pracownika do zwrotu kosztów szkolenia w sytuacji, gdy zrezygnuje on z pracy przed upływem ustalonego w umowie terminu. Konstrukcja taka ma uchronić pracodawcę przed odejściem świeżo wykwalifikowanej kadry do konkurencji, a kara umowna ma za zadanie wynagrodzić poniesione w wyniku odejścia pracownika straty. Ocena zgodności z prawem takiej umowy powinna opierać się o regulacje Kodeksu pracy art. 101¹ – 101⁴. Jeśli zatem zapisy umowy mieszczą się w ramach postanowień kodeksowych, to umowa ta jest wiążąca. Warto przy tym pamiętać, że umowy takiej nie można zawierać w odniesieniu do szkoleń obowiązkowych (np. BHP).

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem i specjalistą z zakresu szeroko rozumianego prawa konkurencji, w tym umów lojalnościowych. Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą czy pracownikiem, oferuję Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl