W świecie biznesu, gdzie informacje stanowią jedną z najcenniejszych wartości, coraz większe znaczenie zyskuje ochrona poufności. Niezależnie od tego, czy chodzi o nowy pomysł na produkt, dane klientów, czy strategię marketingową – ich ujawnienie może narazić firmę na poważne straty. Właśnie dlatego tak często stosuje się umowy NDA, narzędzia prawne, które pozwalają zabezpieczyć kluczowe informacje przed dostępem osób trzecich. Czym dokładnie jest umowa NDA? Kiedy się ją stosuje? Jak powinna wyglądać oraz co grozi za jej naruszenie?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Umowa NDA – co to takiego?

Umowa NDA, to formalne porozumienie, w którym strony zobowiązują się do nieujawniania określonych, poufnych informacji osobom trzecim. Celem umowy NDA jest zabezpieczenie danych, które są przekazywane w trakcie współpracy, rozmów biznesowych czy innych relacji, gdzie ich ujawnienie mogłoby przynieść jednej ze stron straty finansowe lub wizerunkowe. Umowa NDA znajduje zastosowanie zarówno w relacjach między pracodawcą a pracownikiem, jak i między firmami, i jest powszechnie wykorzystywana w wielu branżach w celu ochrony know-how, danych klientów, strategii czy innych wrażliwych informacji.

Kiedy podpisuje się umowę NDA?

Umowę NDA podpisuje się wtedy, gdy zachodzi potrzeba przekazania poufnych informacji, które nie powinny trafić do osób trzecich. Najczęstsze sytuacje, w których zawiera się taką umowę, to:

#1) Rozmowy biznesowe i negocjacje – gdy firmy wymieniają się informacjami handlowymi, technologicznymi lub finansowymi przed ewentualnym podjęciem współpracy.

#2) Zatrudnienie pracownika – szczególnie na stanowiskach, gdzie pracownik ma dostęp do wrażliwych danych, np. know-how, bazy klientów, strategii marketingowych.

#3) Współpraca z podwykonawcą lub konsultantem – gdy zewnętrzny specjalista uzyskuje dostęp do wewnętrznych informacji firmy.

#4) Rozmowy z inwestorami – jeśli prezentowany jest poufny model biznesowy, dane finansowe lub pomysł na produkt.

#5) Rozwój nowych produktów lub technologii – by chronić innowacyjne rozwiązania na etapie projektowania i testów.

#6) Zawarcie umowy licencyjnej lub franczyzowej – kiedy strony dzielą się szczegółami know-how lub metod działania.

Podpisanie umowy NDA to zabezpieczenie przed nieautoryzowanym ujawnieniem lub wykorzystaniem informacji, które mają wartość strategiczną lub komercyjną.

Umowa NDA – jednostronna czy dwustronna?

Umowa NDA może przybierać różne formy – zarówno pod względem konstrukcji prawnej, jak i zakresu zobowiązań stron. W praktyce spotyka się dwie główne odmiany umowy NDA.

Umowa jednostronna (ang. unilateral NDA)

W tego typu umowie tylko jedna strona przekazuje poufne informacje, a druga zobowiązuje się do ich nieujawniania i ochrony. Jest to najczęstsza forma umowy NDA, wykorzystywana m.in. wtedy, gdy firma zleca usługę podwykonawcy, klient udostępnia dane firmie realizującej projekt, gdy pracodawca przekazuje wrażliwe informacje pracownikowi lub kandydatowi.

Umowa dwustronna (ang. mutual NDA)

W tym przypadku obie strony przekazują sobie nawzajem poufne informacje i zobowiązują się do ich wzajemnej ochrony. Tego rodzaju umowa NDA jest szczególnie użyteczna w negocjacjach biznesowych między firmami, projektach realizowanych wspólnie lub sytuacjach, w których każda strona wnosi istotne dane do współpracy.

Umowa NDA – osobny dokument, czy cześć umowy?

Umowa NDA może być zawarta na dwa sposoby. Jako osobny dokument, najczęściej podpisywany na etapie rozmów wstępnych lub przed rozpoczęciem współpracy, jeszcze zanim strony przejdą do konkretnych działań. Taki dokument precyzyjnie reguluje zasady zachowania poufności i może funkcjonować niezależnie od innych umów. Jako część innej umowy (klauzula NDA). Zapisy o poufności mogą być włączone do szerszego kontraktu, np. umowy o współpracy, zlecenia czy umowy pracowniczej. W takim przypadku klauzula NDA jest jednym z zapisów chroniących interesy stron w zakresie ujawniania informacji. Obie formy – zarówno osobna umowa NDA, jak i klauzula w większej umowie – są prawnie skuteczne i stosowane w zależności od potrzeb danej sytuacji biznesowej.

Co powinna zawierać umowa NDA?

Umowa NDA powinna być precyzyjnie skonstruowana, aby skutecznie chronić informacje poufne i jasno określać obowiązki stron. Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w takiej umowie, to: precyzyjnie określony zakres informacji poufnych, wyraźnie oznaczony okres obowiązywania umowy oraz jasne zasady odpowiedzialności.

Oznaczenie informacji poufnych w umowie NDA

Kluczowym elementem jest wyraźne zdefiniowanie, które informacje są objęte poufnością, tak aby druga strona nie miała wątpliwości, co dokładnie należy chronić. Aby oznaczenie informacji poufnych w umowie NDA było precyzyjne i skuteczne, warto zastosować jasne i konkretne zapisy, które nie pozostawiają miejsca na dowolną interpretację.

Pomysł 1. Konkretna choć szeroka definicja dokumentów poufnych

W części umowy zatytułowanej np. „Definicje” lub „Informacje poufne”, można zapisać:

„Informacjami poufnymi” są wszelkie informacje, niezależnie od formy ich utrwalenia (ustnej, pisemnej, elektronicznej lub innej), które odnoszą się do działalności jednej ze stron, w tym m.in.:
– dane techniczne, handlowe, finansowe,
– informacje dotyczące klientów, kontrahentów, pracowników,
– know-how, procedury wewnętrzne, strategie marketingowe,
– projekty, oferty, plany rozwoju, dokumentacja projektowa,
– informacje prawnie chronione (np. tajemnica przedsiębiorstwa),
– inne informacje, które zostały oznaczone jako poufne lub których charakter wskazuje, że są poufne.

Pomysł 2. Wąska lista dokumentów

Inną propozycją stworzenie wąskiej, zamkniętej listy dokumentów lub kategorii danych, które z góry uznaje się za poufne. Taki zabieg podnosi precyzję prawną i zdecydowanie ułatwia egzekwowanie zapisów umowy NDA. Poniżej znajdziesz kompletne ujęcie tego pomysłu w formie możliwej do użycia w umowie:

Strony ustalają, że następujące dokumenty i informacje są z góry traktowane jako poufne, niezależnie od oznaczenia:
– [np.] dokumentacja projektowa „X”,
– raporty analityczne przekazywane w ramach współpracy,
– specyfikacje techniczne produktu „Y”,
– listy klientów oraz dane kontaktowe,
– wewnętrzne procedury operacyjne i handlowe „Z”
– oferty cenowe i kalkulacje kosztów.

Strona ujawniająca może w każdej chwili przedstawić kolejną listę dokumentów lub informacji, które mają być objęte poufnością. Lista ta zostanie przyjęta przez drugą Stronę poprzez pisemne lub e-mailowe potwierdzenie.

Pomysł 3. Obowiązek oznaczania informacji

W umowie NDA można zawrzeć informacje o tym jak musi wyglądać opis informacji poufnych. Zapis może wyglądać przykładowo:

„Informacje poufne przekazywane w formie pisemnej lub elektronicznej powinny być oznaczone jako ‘Poufne’, ‘Confidential’ lub w inny jednoznaczny sposób. Informacje przekazywane ustnie są uznawane za poufne, jeżeli zostanie to wyraźnie zasygnalizowane w momencie ujawnienia, a następnie potwierdzone w formie pisemnej w ciągu [np. 5] dni roboczych.”

Czas trwania umowy NDA

Czas trwania umowy NDA powinien być jasno określony i obejmuje dwa podstawowe aspekty: czas obowiązywania samej umowy oraz okres następujący po jej wygaśnięciu, w którym strony są zobowiązane do zachowania poufności.

Umowa NDA może obowiązywać przez konkretnie wskazany okres np. „umowa obowiązuje przez 12 miesięcy od daty podpisania” lub do zakończenia współpracy między stronami. Często przyjmuje się, że umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i pozostaje w mocy przez określony czas lub do momentu zakończenia relacji biznesowej.

Z kolei zobowiązanie do zachowania poufności zazwyczaj wykracza poza czas trwania samej umowy NDA. Strony umawiają się, że będą chronić informacje poufne także po zakończeniu współpracy – najczęściej np. 5 lat. W niektórych przypadkach, gdy informacje mają szczególną wartość (na przykład stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa), zobowiązanie do zachowania poufności może trwać 10 i więcej lat lub obowiązywać bezterminowo. W ostatnim przypadku powinno się zachować ostrożność, gdyż w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony, co do zasady można taką umowę wypowiedzieć. Warto pamiętać, że co do zasady obowiązek zachowania poufności trwa tak długo, jak długo informacja ma wartość gospodarczą i pozostaje poufna. Nie tylko umowa NDA ale również przepisy polskiego prawa chronią wyciek informacji poufnych. Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 11), tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona, dopóki nie zostanie ujawniona publicznie lub straci na znaczeniu.

Kara umowna za naruszenie umowy NDA

Naruszenie umowy NDA może pociągać za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe, szczególnie jeśli umowa zawiera odpowiednie zabezpieczenia w postaci kar umownych i dodatkowej możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań jest kara umowna – z góry określona kwota, jaką strona naruszająca umowę NDA musi zapłacić w przypadku ujawnienia poufnych informacji. Wprowadzenie takiej klauzuli ma istotną zaletę: nie trzeba wtedy udowadniać wysokości szkody ani nawet winy – samo naruszenie zapisów umowy wystarczy, by dochodzić roszczenia. To ułatwia i przyspiesza ewentualne postępowanie sądowe.

Wysokość kar umownych powinna być dostosowana do wagi informacji i charakteru współpracy. W przypadku mniejszych podmiotów może to być kwota rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, natomiast w relacjach z dużymi firmami kara może sięgać nawet setek tysięcy lub milionów złotych – zwłaszcza gdy dotyczy ochrony strategicznego know-how. Warto także zadbać, by kara umowna przysługiwała za każde pojedyncze naruszenie, co zapobiega powtarzającym się uchybieniom.

Poza karą umowną, możliwe jest również dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych – wówczas trzeba jednak wykazać przed sądem faktyczną szkodę, winę sprawcy oraz związek przyczynowy między naruszeniem a szkodą. Ta forma rekompensaty jest szczególnie istotna, jeśli rzeczywiste straty przekraczają wysokość ustalonej wcześniej kary umownej.

Dobrze przygotowana umowa NDA powinna więc przewidywać zarówno karę umowną, jak i możliwość dochodzenia dodatkowego odszkodowania – to niejako podwójna ochrona na wypadek naruszenia tajemnicy gdyż pozwala na dochodzenia zaspokojenia pełnej szkody.

Czy umowa NDA może być podpisana online?

Umowa NDA może być podpisana online, jest to w pełni legalne oraz coraz powszechniejsze rozwiązanie, szczególnie w relacjach biznesowych prowadzonych zdalnie.

Zgodnie z polskim prawem cywilnym, umowa NDA (jak każda inna umowa) może zostać zawarta w dowolnej formie, o ile przepisy nie zastrzegają formy szczególnej – a w przypadku NDA takiego wymogu nie ma. Dopuszczalne są m.in.: podpis elektroniczny niekwalifikowany (np. DocuSign, Autenti). Choć nie ma tej samej mocy prawnej co kwalifikowany podpis, to jego ważność zależy od zgody stron oraz możliwości potwierdzenia, kto złożył podpis. Przy dokumentacji elektronicznej z potwierdzeniem tożsamości (np. e-mail, logi systemowe) jest akceptowany przez sądy.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl