W dobie rosnącej konkurencji i dynamicznego przepływu informacji, coraz więcej firm sięga po umowy o zachowaniu poufności (NDA), by chronić swoje interesy. Niewiele podmiotów zdaje sobie jednak sprawę z faktu, że niezachowanie należytej ostrożność w przy formułowaniu umowy NDA  z pracownikiem lub kontrahentem może skutkować w przyszłości poważnymi problemami w jej egzekwowaniu, a przez to lub utratą możliwości dochodzenia sprawiedliwości. Warto więc wiedzieć, na co zwrócić uwagę, by umowa NDA rzeczywiście chroniła interesy firmy, a nie stała się źródłem problemów.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Umowa NDA – na czym polega?

Umowa NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), to dokument prawny, który zobowiązuje strony do nieujawniania określonych informacji osobom trzecim. Celem takiej umowy jest ochrona poufnych danych, takich jak tajemnice handlowe, know-how, dane klientów czy informacje strategiczne, przed ich wykorzystaniem lub ujawnieniem (upublicznieniem) bez zgody właściciela. NDA stosowane są najczęściej w relacjach biznesowych, np. podczas rozmów handlowych, współpracy z partnerami, pracownikami czy podwykonawcami, by zabezpieczyć interesy firmy i zapewnić kontrolę nad przepływem wrażliwych informacji.

Umowa NDA – na co uważać?

Określenie przedmiotu umowy

Przygotowując umowę NDA należy uważać na zbyt szerokie i ogólne określenie przedmiotu umowy. Zalecane jest precyzyjne określenie, jakie informacje będą uznawane za poufne. Nie wystarczy ogólne odwołanie się do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa zawartej w przepisach prawa – choć stanowi ona dobrą podstawę, może okazać się zbyt ogólna i niewystarczająca w praktyce. Dla skutecznej ochrony interesów firmy warto skonkretyzować, jakie dane mają pozostać nieujawnione – mogą to być na przykład informacje techniczne, handlowe, dane klientów, strategie marketingowe czy szczegóły finansowe. Im bardziej szczegółowe i jasne określenie zakresu poufności np. wyjaśnienie na czym polega informacja techniczna podlegająca ochronie czy jakaś strategia zarządzania etc. , tym mniejsze ryzyko sporów i tym większa skuteczność samej umowy.

Dobrym sposobem na zwiększenie skuteczności umowy NDA jest stworzenie wewnętrznego katalogu informacji poufnych w przedsiębiorstwie. Taki dokument pozwala jasno określić, jakie dane i materiały firma uznaje za wymagające ochrony, co ułatwia zarówno ich identyfikację, jak i późniejsze dochodzenie ewentualnych roszczeń. Alternatywnym lub uzupełniającym rozwiązaniem może być wprowadzenie specjalnego oznaczenia informacji poufnych, na przykład poprzez dodawanie adnotacji typu „poufne” lub „informacja zastrzeżona” na dokumentach i plikach. Dzięki temu osoby mające dostęp do danych będą miały jasność co do ich charakteru, a przedsiębiorstwo zyska dodatkowy argument w przypadku naruszenia zasad poufności. Podobnie, warto rozważyć hasłowanie dostępu do danych wrażliwych poufnych  i rozdzielanie takich informacji pracownikom wg stopnia ich zaszeregowania w firmie. Czyli jednym słowem: nie powinno dochodzić do sytuacji że w dużej firmie wszyscy pracownicy mają równy dostęp do wszystkiego.

Przeznaczenie informacji poufnych

Przy sporządzaniu umowy NDA należy uważać na to by nie sprowadzić ochrony tylko do informacji poufnych, które będą konkretnie nazwane czy wymienione na liście. Wszak lista może ulegać modyfikacjom w ciągu roku, a oznaczenie informacji poufnych może zostać przez nieuwagę pominięte. Dlatego, dla istotne jest dokładne określenie celu, w jakim przekazywane informacje mogą być wykorzystywane. Poufne dane nie powinny trafiać do drugiej strony „na wszelki wypadek” – zazwyczaj udostępnia się je w konkretnym kontekście, np. w związku z negocjacjami handlowymi czy realizacją określonej umowy. Dlatego warto w NDA jasno wskazać, że informacje mogą być używane wyłącznie w wyznaczonym celu, takim jak np. przygotowanie oferty czy wykonanie konkretnego zlecenia. Takie zawężenie zmniejsza ryzyko nadużyć i daje firmie silniejszą podstawę do reakcji w razie nieuprawnionego wykorzystania danych. Im bardziej pracownik lub kontrahent rozumie, w jakim celu otrzymał konkretne informacje, tym łatwiej jest mu ocenić, co wolno mu z nimi zrobić, a czego zdecydowanie nie powinien. Jasne określenie celu udostępnienia danych – zarówno w samej umowie NDA, jak i w codziennej komunikacji – pozwala uniknąć nieporozumień i nieświadomych naruszeń zasad poufności. Gdy odbiorca wie, że informacje mają posłużyć wyłącznie do realizacji konkretnego zadania lub umowy, rzadziej dochodzi do sytuacji, w których dane są wykorzystywane w sposób niezgodny z intencją przekazującego.

Postępowanie z informacjami poufnymi

Tworząc umowę NDA, należy uważać na fakt, że pracownicy i kontrahenci mogą nie dbać o należyte przechowywanie informacji. Pamiętajmy, że samo podpisanie dokumentu nie gwarantuje jeszcze realnej ochrony informacji. W praktyce często to właśnie niedbalstwo, a nie zła wola, prowadzi do ujawnienia danych poufnych. Dlatego w NDA warto zawrzeć konkretne wymagania dotyczące minimalnych środków bezpieczeństwa, jakie druga strona powinna stosować. Może to obejmować m.in. przechowywanie dokumentów w zamykanych szafach, stosowanie haseł do plików elektronicznych, szyfrowanie danych czy ograniczenie dostępu tylko do osób upoważnionych. Jasne wytyczenie takich standardów pomaga zmniejszyć ryzyko przypadkowego wycieku i pokazuje, że ochrona informacji to nie tylko kwestia formalna, ale realne działanie.

Czas trwania umowy NDA

Choć intuicyjnie mogłoby się wydawać, że trzyletni okres będzie wystarczający, takie ograniczenie może okazać się niekorzystne z punktu widzenia przedsiębiorcy – zwłaszcza jeśli przekazywane informacje mają długoterminową wartość gospodarczą. Po zmianach w przepisach z 2018 roku ustawodawca zrezygnował z sztywnego, trzyletniego terminu obowiązywania tajemnicy przedsiębiorstwa, uznając, że obowiązek zachowania poufności powinien trwać tak długo, jak długo informacje spełniają ustawowe przesłanki poufności. W praktyce trzeba uważać na dawne, nieaktualne już wzory takich dokumentów. Lepiej wskazać, że obowiązek zachowania poufności trwa np. 10, 15 lat albo do momentu, gdy dane przestaną mieć poufny charakter, co pozwala na pełniejszą ochronę interesów firmy.

Procedury awaryjne przy „wycieku”

Przygotowując umowę NDA, nie można zapominać o uregulowaniu procedur na wypadek sytuacji kryzysowych, takich jak przypadkowe ujawnienie poufnych informacji. Warto pamiętać, że celem NDA nie jest samo karanie za naruszenia, lecz przede wszystkim ochrona informacji. Dlatego umowa powinna jasno określać obowiązki strony otrzymującej dane – nie tylko w zakresie ich przechowywania i wykorzystywania, ale też reakcji w razie incydentu. Nieocenione w tym zakresie jest np. wprowadzenie zapisu zobowiązującego do niezwłocznego poinformowania strony przekazującej o naruszeniu oraz do podjęcia określonych działań zabezpieczających. Dzięki temu można szybko zareagować i zminimalizować potencjalne szkody, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

Informacje poufne po rozwiązaniu umowy NDA

Chcąc zachować kompleksową ochronę w umowie NDA, należy pamiętać o tym, co dzieje się z informacjami poufnymi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy. To moment, w którym kontrola nad przekazanymi danymi może się rozluźnić, a ryzyko ich nieautoryzowanego wykorzystania wzrasta. Dlatego warto wprost zawrzeć w umowie zapisy zobowiązujące stronę otrzymującą do zwrotu wszelkich nośników zawierających informacje poufne lub – w razie takiej decyzji strony ujawniającej – ich trwałego zniszczenia. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i plików elektronicznych. Taki zapis nie tylko zamyka temat odpowiedzialności za dalsze przechowywanie danych, ale również daje jasne narzędzie do egzekwowania przestrzegania zasad poufności po zakończeniu współpracy.

Kary umowne

Tworząc umowę NDA warto uważać na to, by nie pominąć zapisów dotyczących kar umownych – mogą one okazać się kluczowe w przypadku naruszenia poufności. Zastrzeżenie kary umownej pełni funkcję prewencyjną, ale przede wszystkim znacząco ułatwia dochodzenie roszczeń. W sytuacji, gdy dojdzie do bezprawnego ujawnienia informacji poufnych, nie trzeba udowadniać powstania szkody ani jej wysokości – wystarczy wykazać samo naruszenie obowiązku. To ogromne ułatwienie z punktu widzenia przedsiębiorcy, który często nie jest w stanie dokładnie oszacować, jaką realną stratę poniósł w wyniku ujawnienia informacji, ale chce mieć pewność, że naruszenie umowy nie pozostanie bez konsekwencji.

Odszkodowanie

Chcąc zapewnić sobie wyczerpująco możliwości dochodzenia strat, w przypadku wycieku informacji poufnych, nie wystarczy jedynie zastrzec karę umowną. Równie istotne jest uwzględnienie możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. Straty wynikające z ujawnienia poufnych informacji, takich jak receptury, projekty, strategie biznesowe czy dane klientów, mogą być znacznie wyższe niż ustalona wcześniej kara i często objawiają się dopiero z czasem. Kara umowna ma charakter ryczałtowy i może nie oddawać pełnej skali szkody, zwłaszcza jeśli konsekwencje naruszenia ciągną się długo po zakończeniu sporu. Dlatego w umowach NDA warto uważać by nie zapomnieć o odszkodowaniu i zawrzeć zapis umożliwiający dochodzenie dodatkowego odszkodowania zgodnie z Kodeksem cywilnym. Trzeba przy tym pamiętać, że w takim przypadku konieczne będzie wykazanie rzeczywistej szkody, winy naruszającego oraz związku przyczynowego między działaniem a szkodą – ale daje to szansę na pełniejsze zrekompensowanie poniesionych strat.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl