Umowa o poufności z pracownikiem – czym jest, jak i kiedy chroni przedsiębiorcę?
30 grudnia 2024 | kancelaria
Umowa o poufności z pracownikiem to coraz częściej stosowany instrument w środowisku biznesowym, którego głównym celem jest ochrona wrażliwych informacji oraz utrzymanie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. W dobie intensywnego przepływu danych, zwłaszcza tych o kluczowym znaczeniu dla firmy utrzymanie poufności staje się fundamentem stabilności i dalszego rozwoju organizacji. Właściwie skonstruowana umowa o poufności z pracownikiem pomaga nie tylko zapobiec wyciekom istotnych informacji, ale również ułatwia skuteczne egzekwowanie roszczeń w przypadku ich naruszenia. Jakie informacje chroni umowa i poufności i z jakich środków możemy skorzystać by wzmocnić tę ochronę?
Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny
+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Czym jest umowa o poufności?
Umowa o poufności jest rodzajem porozumienia pomiędzy stronami, którego głównym celem jest ochrona informacji mających charakter poufny. Podpisując taką umowę, strony zobowiązują się do nieujawniania tych informacji osobom trzecim oraz niewykorzystywania ich w sposób, który mógłby zaszkodzić interesom podmiotu je udostępniającego.
W praktyce umowy o poufności stosowane są bardzo szeroko, zarówno w relacjach między przedsiębiorstwami (np. podczas negocjacji handlowych, analiz potencjalnych umów partnerstwa czy wspólnych projektów), jak i bardzo często w przypadku zatrudnienia pracowników, w szczególności wobec takich, którzy w trakcie pracy mają dostęp do wrażliwych danych.
Umowa o poufności czy klauzula o poufności?
NDA może funkcjonować jako osobny dokument lub zostać włączona do innych kontraktów, w tym umów o pracę, w formie dodatkowego paragrafu umowy. Wybór między samodzielną umową o poufności (NDA) a klauzulą poufności zawartą w szerszym dokumencie zależy przede wszystkim od specyfiki danej relacji biznesowej oraz potrzeb stron.
Samodzielny dokument, który można zawrzeć niezależnie od innych porozumień, sprawdza się szczególnie przy złożonych negocjacjach, współpracy z zewnętrznymi partnerami czy ustalaniu warunków ujawniania poufnych danych biznesowych. Umożliwia precyzyjne określenie zakresu informacji chronionych, okresu obowiązywania tajemnicy oraz konsekwencji za naruszenia. Dzięki temu umowa taka jest bardziej elastyczna i kompleksowa.
Klauzula to praktyczne rozwiązanie w standardowych, powtarzalnych sytuacjach, w których poufność jest jedynie jednym z wielu punktów porozumienia. Klauzula taka może być mniej rozbudowana, ale jeśli jest sformułowana z należytą starannością, nadal skutecznie zabezpiecza interesy strony udostępniającej poufne informacje.
Jakie informacje chroni umowa o poufności?
Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że umowa o poufności z pracownikiem automatycznie chroni wszystkie dokumenty i informacje wewnętrzne firmy. Niestety, nie jest to prawda, aby dane mogły zostać objęte taką umową, muszą spełniać następujące „ponadumowne” kryteria:
Posiadanie wartości gospodarczej:
Poufne informacje (tajemnica przedsiębiorstwa) to te, które dostarczają firmie przewagi konkurencyjnej lub potencjalnych korzyści finansowych. Mogą to być m.in. know-how technologiczne, wynalazki, prototypy produktów, szczegóły strategii rynkowej, dane o klientach czy dostawcach, ceny i marże itd.
Niedostępność publiczna:
Informacje objęte NDA nie mogą pochodzić z powszechnie dostępnych źródeł, takich jak media, rejestry publiczne czy materiały ogólnodostępne. Aby móc je chronić, muszą być wewnętrzne i znane wyłącznie uprawnionemu kręgowi osób w firmie, np. wybranym pracownikom czy wyznaczonym współpracownikom. Nie mogą być łatwo odnajdywane np. w Internecie.
Szczególne środki ochrony:
Przedsiębiorstwo powinno stosować konkretne działania mające na celu zabezpieczenie poufnych informacji, na przykład poprzez ograniczenie dostępu do nich, stosowanie haseł, odpowiedniej infrastruktury IT lub fizycznego zabezpieczenia (wydzielone strefy, sejfy, szafy pancerne).
Spełnienie wszystkich tych warunków pozwala na objęcie danych ochroną wynikającą z umowy o poufności. Dzięki temu firma może skuteczniej bronić swoich interesów w przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji lub ich wykorzystania w sposób sprzeczny z ustaleniami umownymi.
Dwa podejścia do zakresu poufności w umowie o poufności
Zasadniczo, podejścia są dwa. Pierwsze, to szerokie określenie katalogu informacji chronionych umową o poufności. Stosując je trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie sporu, o tym, czy dana informacja jest poufna czy nie (czy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa czy zwykłą informację) ostatecznie decydował będzie Sąd. Mechanizm ten można uprościć. Stąd też drugie podejście, a więc szczegółowe oznaczenie informacji poufnych objętych umową o poufności.
Lista dokumentów jako załącznik do umowy o poufności
Podążając tym drugim podejściem, do umowy o poufności można dołączyć załącznik zawierający szczegółową listę dokumentów lub informacji uznanych za poufne. Takie rozwiązanie ułatwia obu stronom precyzyjne określenie, co podlega ochronie, a tym samym minimalizuje ryzyko nieporozumień i ewentualnych sporów sądowych. Stworzenie katalogu informacji poufnych – np. poprzez wyodrębnienie konkretnych dokumentów, baz danych czy specyfikacji technicznych – pozwala stronie zobowiązanej do zachowania poufności jednoznacznie rozpoznać zakres chronionych danych. Precyzyjne wskazanie poufnych materiałów zwiększa szanse na skuteczną ochronę interesów przedsiębiorstwa i zmniejsza pole do potencjalnych własnych interpretacji zakresu poufności i idących za tym nadużyć. Sporządzając listę dokumentów przedsiębiorstwo zabezpiecza się na wypadek sytuacji, w której konieczne byłoby dochodzenie roszczeń w sądzie. Istnienie takiego załącznika minimalizuje prawdopodobieństwo, że partner handlowy będzie nieświadomy ciążących na nim obowiązków w związku z przetwarzaniem danych informacji.
Oznaczenie informacji w umowie o poufności
Innym pomysłem jest oznaczenie dokumentów wyraźną adnotacją „Dokument poufny” lub podobnym.
Oznaczenie informacji poufnych umożliwia szybkie i jednoznaczne rozpoznanie, że dany dokument jest objęty tajemnicą. Dzięki temu strona zobowiązana do zachowania poufności nie ma wątpliwości, które materiały podlegają ochronie. Gdy dokument zawiera wyraźne oznaczenie, strona naruszająca poufność będzie miała trudniejsze zadanie, by powoływać się na niewiedzę lub brak świadomości. Tym samym, w razie sporu, łatwiej wykazać, że naruszyciel działał z pełną świadomością dotyczącą charakteru informacji.
Oznaczenie informacji jako poufnych świadczy o tym, że firma poważnie traktuje ochronę swoich danych i aktywnie stosuje środki zabezpieczające. To istotny element w procesach sądowych, pokazujący, że przedsiębiorstwo dołożyło wszelkich starań, by zapobiec nieuprawnionemu ujawnieniu informacji.
Standardy pracy z informacjami poufnymi
W umowie o poufności można zawrzeć również Standardy pracy z informacjami poufnymi. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie odwołujemy się do konkretnych dokumentów, a do procedur poufności, które to z zasady określają jaki dokument uznać można za poufny.
Określenie jasnych standardów pracy z informacjami poufnymi – takich jak procedury dostępu, zasady przechowywania, systemy zabezpieczeń czy protokoły komunikacji wewnętrznej – ułatwia identyfikację informacji poufnych. Wyraźne procedury ujednoznaczniają, które dane podlegają ochronie, dzięki czemu osoby mające z nimi styczność nie muszą się domyślać, co jest tajne, a co może być ujawnione.
Określenie standardów wiąże konkretne osoby z jasno zdefiniowanymi zadaniami i zakresem odpowiedzialności. W efekcie łatwiej jest wyegzekwować obowiązki i rozliczyć ewentualne naruszenia. Co za tym idzie, przedsiębiorstwo, które wprowadziło precyzyjne procedury przetwarzania informacji poufnych, może przedstawić dowody staranności i przestrzegania środków ochrony w przypadku postępowania sądowego. To zwiększa szanse na skuteczną ochronę interesów firmy i dochodzenie roszczeń.
Fizyczne środki ochrony poufności
Na koniec, nie zaszkodzą również fizyczne środki ochrony poufności. Jako istotny element zabezpieczania wrażliwych informacji mogą znacząco wpłynąć na skuteczność egzekwowania roszczeń wynikających z umowy o poufności. Ich zastosowanie świadczy o staranności przedsiębiorstwa w ochronie tajemnic, co jest istotnym argumentem w ewentualnym postępowaniu sądowym. Przykładowe fizyczne środki ochrony to:
Wydzielone strefy dostępu – ograniczenie wstępu do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty poufne, tylko do osób uprawnionych. Może to odbywać się poprzez system przepustek, identyfikatorów czy kodowanych zamków elektronicznych.
Szafy pancerne i sejfy – przechowywanie najbardziej wrażliwych materiałów w specjalistycznych, odpornych na włamania szafach lub sejfach, zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa fizycznego.
Systemy monitoringu i alarmów – instalacja kamer, czujników ruchu czy alarmów w obszarach, gdzie przechowywane są poufne dokumenty. Monitoring odstrasza potencjalnych sprawców naruszeń oraz dostarcza materiałów dowodowych w przypadku nieuprawnionego dostępu.
Zabezpieczone strefy archiwizacyjne – organizacja osobnych, odpowiednio zabezpieczonych magazynów lub archiwów z kontrolą wilgotności, temperatury i dostępu, gdzie przechowywane są informacje w formie drukowanej lub nośników elektronicznych.
Oznakowanie przestrzeni i dokumentów – wyraźne etykietowanie szaf, segregatorów i pomieszczeń, w których znajdują się poufne dane, aby każdy, kto znajdzie się w tym obszarze, miał pełną świadomość konieczności zachowania szczególnej ostrożności.
Wdrożenie powyższych środków nie tylko utrudnia nieuprawnione pozyskanie poufnych informacji, ale także umożliwia firmie wykazanie, że dane były faktycznie traktowane jako tajemnice przedsiębiorstwa i objęte realną ochroną. Dzięki temu, w razie sporu prawnego, przedsiębiorstwo może skuteczniej dochodzić swoich roszczeń z tytułu naruszenia warunków umowy o poufności.
Zastosowanie wspomnianych wyżej środków ochrony poufności pozwala na istotne wzmocnienie i uszczelnienie mechanizmów zabezpieczających dane, dzięki czemu ocena ewentualnych naruszeń staje się prostsza, szybsza i korzystniejsza dla przedsiębiorcy. Precyzyjne procedury, wyraźne oznakowanie poufnych informacji oraz fizyczne zabezpieczenia dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób sprawiają, że w sytuacji nieautoryzowanego dostępu lub ujawnienia informacji można z łatwością wskazać miejsce i sposób, w jaki doszło do naruszenia. Pozwala to błyskawicznie podjąć kroki naprawcze, oszacować straty, a także, w razie potrzeby, skutecznie dochodzić roszczeń na drodze prawnej, dysponując niezbędnymi dowodami i argumentami.
Jesteś pracodawcą? W razie chęci sporządzenia profesjonalnej umowy z pracownikiem, która będzie należycie zabezpieczać interes pracodawcy, warto skorzystać z pomocy prawnika specjalisty z dziedziny prawa konkurencji.
Jesteś pracownikiem? Przeanalizujemy twoją umowę o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji i ocenimy związane z nią ryzyka.
Kim jestem?
Maciej Lipiński
Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.
Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl
Dodaj komentarz