Umowa o zachowaniu poufności jest kluczowym narzędziem chroniącym wrażliwe informacje przedsiębiorstwa, których ujawnienie mogłoby pogorszyć jego kondycję lub wręcz zakończyć jego działalność na rynku. Dlatego też, w pracy obejmującej sporo informacji poufnych niezwykle istotne  jest posiadanie skutecznej umowy o zachowaniu poufności. Co powinna zawierać dobra umowa o zachowaniu poufności, aby należycie chronić interesy stron i zapewnić pełną ochronę poufnych danych?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czym jest umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności (ang. Non-Disclosure Agreement, NDA) to prawnie wiążący dokument, w którym jedna lub więcej stron zobowiązuje się do nieujawniania określonych informacji innym osobom lub podmiotom. Tego rodzaju umowa ma na celu ochronę poufnych informacji, które mogą być udostępniane w ramach współpracy, negocjacji biznesowych lub innych relacji, w których ujawnienie takich informacji mogłoby narazić jedną ze stron na szkodę. Umowy o zachowaniu poufności są powszechnie stosowane w kontaktach pracodawca-pracownik, jak i przedsiębiorca-przedsiębiorca, w różnych sektorach gospodarki.

Umowa o zachowaniu poufności – w jakiej formie?

Umowy o zachowaniu poufności mogą mieć charakter jednostronny lub dwustronny Dwustronne umowy o zachowaniu poufności chronią poufne informacje obu stron umowy, co oznacza, że każda ze stron umowy o zachowaniu poufności zobowiązuje się do nieujawniania danych pozyskanych od strony przeciwnej. Dwustronne umowy o zachowaniu poufności są często wykorzystywane np. w trakcie współpracy b2b lub negocjacji biznesowych. Popularniejszą i częściej występującą w obrocie formą umowy o zachowaniu poufności jest ta, w której do zachowania poufności zobowiązuje się tylko jedna strona. Jednostronne umowy o zachowaniu poufności chronią tylko jedną stronę stosunku – zazwyczaj tę, która ujawnia swoje poufne informacje, druga strona natomiast zobowiązuje się do ich ochrony. Tego rodzaju umowy mają miejsca na przykład, gdy jedna strona zleca wykonanie usługi lub produktu, a druga jest wykonawcą.

Regulacje o zachowaniu poufności mogą występować w dwóch formach – jako osobny dokument lub jako integralna część innej umowy tzw. klauzula umowna. Samodzielny dokument, umowa o zachowaniu poufności, zawierana jest zwykle przed rozpoczęciem współpracy między stronami, np. na etapie negocjacji czy ustalania warunków przyszłej współpracy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie by zapisy o poufności stanowiły część większej umowy, w której regulowana jest merytoryczna współpraca stron. W takim przypadku klauzule dotyczące poufności są włączane do szerszego kontraktu, obejmującego inne aspekty relacji biznesowej. Obie formy są dopuszczalne i obie są stosowane w praktyce.

Co powinna zawierać umowa o poufności z kontrahentem?

Umowa o zachowaniu poufności jest uznawana za „dobrą”, gdy spełnia kilka kluczowych kryteriów, zapewniając odpowiednią ochronę informacji poufnych i klarowność dla obu stron. W dobrej umowie o zachowaniu poufności powinny się znaleźć:

# Precyzyjnie określony zakres informacji poufnych
# Wyraźny okres obowiązywania umowy
# Transparentne zasady odpowiedzialności

Informacje poufne – czyli jakie?

Informacje poufne to dane, które mają szczególne znaczenie dla działalności firmy, które nie powinny być udostępniane osobom trzecim bez odpowiedniego zezwolenia. Są to wszelkie informacje, które posiadają wartość biznesową, prawną lub osobistą, a ich ujawnienie mogłoby spowodować szkodę, narazić na straty finansowe lub osłabić pozycję konkurencyjną podmiotu.

Przykłady informacji poufnych to:

1) Tajemnice handlowe – informacje dotyczące strategii biznesowych, planów rozwoju, szczegóły negocjacji, listy klientów, ceny, rabaty czy umowy z partnerami handlowymi. Są to kluczowe dane, które mogą dać przewagę na rynku.

2) Własność intelektualna – nowe produkty lub technologie w fazie rozwoju, procedury produkcyjne, formuły chemiczne, programy komputerowe czy know-how, które nie zostały jeszcze publicznie ujawnione.

3) Dane finansowe – sprawozdania finansowe, prognozy zysków, wyniki finansowe, budżety oraz plany inwestycyjne. Ujawnienie tych informacji mogłoby wpłynąć na postrzeganie firmy przez inwestorów i konkurencję.

4) Informacje personalne – dane pracowników, takie jak wynagrodzenia, umowy o pracę, oceny pracownicze czy dane osobowe, które są chronione przepisami o ochronie danych osobowych.

5) Dane kontrahentów i klientów – informacje o preferencjach klientów, ich wymaganiach, a także warunki współpracy z kontrahentami, które mogą być objęte tajemnicą w relacjach biznesowych.

6) Plany marketingowe – kampanie reklamowe, strategie promocji, wizerunek marki czy targetowane grupy docelowe, których wcześniejsze ujawnienie może osłabić efektywność działań marketingowych.

7) Dokumenty prawne – umowy, dokumenty sądowe, procedury prawne oraz wewnętrzne polityki, które mogą być przedmiotem sporów lub negocjacji, powinny być objęte poufnością, aby nie wpłynęły na wynik sprawy.

Informacje poufne mogą mieć różny charakter, jednak ich wspólną cechą jest potrzeba ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, aby zapewnić bezpieczeństwo danych oraz ochronę interesów podmiotu, który jest ich właścicielem.

Zakres informacji poufnych

Aby skutecznie określić zakres umowy o zachowaniu poufności, należy podejść do tego zadania w sposób jak najbardziej precyzyjny i szczegółowy. Kluczowym elementem jest wyraźne zdefiniowanie, które informacje są objęte poufnością, tak aby druga strona nie miała wątpliwości, co dokładnie należy chronić. Niedokładne lub ogólne sformułowania mogą prowadzić do niejasności i potencjalnych sporów, co osłabia ochronę interesów jednej ze stron.

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie szczegółowego katalogu informacji poufnych, obejmującego zarówno dane techniczne, jak i strategiczne, finansowe, handlowe czy osobowe. Przykładem precyzyjnego zapisu może być wymienienie konkretnych dokumentów, projektów, technologii lub procedur, które mają być chronione.

Zbyt ogólnikowe sformułowania mogą prowadzić do nieporozumień i konieczności wyjaśniania sporu na drodze sądowej, co w praktyce oznacza walkę o karę umowną czy uzupełniające ją ogólne odszkodowanie już po wycieku informacji.

Aby skutecznie zabezpieczyć informacje poufne, poza stworzeniem katalogu tych informacji, warto w umowie o zachowaniu poufności jasno określić techniczne i organizacyjne środki służące do ich ochrony, takie jak oznaczanie poufnych dokumentów, stosowanie szyfrowania danych, ograniczenie dostępu tylko do uprawnionych osób, wprowadzenie procedur bezpieczeństwa oraz fizyczne zabezpieczenia dostępu. Znajomość tych środków ochrony ułatwia identyfikację informacji poufnych, zwiększa świadomość drugiej strony umowy, co przełożyć się powinno na zminimalizowanie ryzyka przypadkowego ujawnienia informacji poufnych.

Umowa o zachowaniu poufności na czas niekreślony?

Tak, umowa o ochronie poufności może być podpisana na czas nieokreślony, zwłaszcza w relacjach między przedsiębiorcami jednak nie jest to pozbawione ryzyka Zgodnie z pewną częścią stanowiska judykatury, umowy takie mogą być wtenczas wypowiedziane wg zasad Kodeksu cywilnego, jak każde umowy zawarte na czas nieoznaczony. Warto pamiętać, że obowiązek zachowania poufności trwa tak długo, jak długo informacja ma wartość gospodarczą i pozostaje poufna. Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 11), tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona, dopóki nie zostanie ujawniona publicznie lub straci na znaczeniu. Z tego powodu w umowach o zachowanie poufności nie zaleca się stosowania sztywno określonego krótkiego  terminu który jest tożsamy z okresem  obowiązywania  współpracy czy też wstępnie obejmuje tylko przewidywany czas, w którym informacje poufne mają znaczenie dla jednej ze stron. W praktyce oznacza to, że poufność powinna  być wymagana aż do momentu, kiedy chronione informacje staną się powszechnie dostępne lub stracą swoją wartość co niejednokrotnie ciężko przewidzieć na samym początku. W tego typu umowach niejednokrotnie przewiduje się zatem okresy 10 czy nawet 20 letnie.

Co grozi za złamanie umowy o zachowanie poufności?

Złamanie umowy o zachowaniu poufności zwykle niesie szereg daleko idących konsekwencji, dla strony, której wrażliwe dane zostały ujawnione. Nic zatem dziwnego, że za złamanie umowy o zachowanie poufności grożą zarówno kary umowne jak i odszkodowanie.

Kara umowna w umowie o zachowaniu poufności

Kary umowne to ustalone z góry kwoty, które strona naruszająca umowę o zachowaniu poufności musi zapłacić w przypadku ujawnienia informacji poufnych. Wprowadzenie takiej klauzuli do umowy o zachowaniu poufności sprawia, że przedsiębiorca nie musi wykazywać rozmiaru faktycznie poniesionej szkody – wystarczy samo naruszenie umowy. Taka konstrukcja pozwala na szybsze i bardziej efektywne dochodzenie roszczeń w sytuacji, gdy poufne informacje zostaną ujawnione.

Wysokość kar umownych w umowach o zachowaniu poufności powinna być dostosowana do charakteru drugiej strony oraz wartości chronionych informacji. W przypadku współpracy z mniejszymi podmiotami, takimi jak osoby fizyczne czy podwykonawcy, kary umowne zwykle oscylują w granicach do 50.000 złotych. Zależy jednak od konkretnego przypadku i stopnia naruszenia. Warto również przewidzieć w umowie klauzulę, że kara umowna przysługuje za każde naruszenie, co daje możliwość jej wielokrotnego zastosowania w przypadku powtarzających się uchybień. Natomiast w przypadku dużych, profesjonalnych podmiotów, gdzie stawką są znacznie bardziej wartościowe informacje, kary umowne mogą wynosić od 100.000 złotych do nawet kilku milionów złotych, szczególnie gdy w grę wchodzi ochrona bardzo cennego i strategicznego  know-how.

Odszkodowanie za złamanie umowy o zachowaniu poufności

Straty związane z ujawnieniem tajemnic handlowych, takich jak receptury, projekty czy inne strategiczne informacje, mogą być trudne do oszacowania w momencie przygotowywania umowy o zachowaniu poufności, a wpisana w umowę kara może nie odzwierciedlać rzeczywistych strat, których konsekwencje będą odczuwalne długo po zakończeniu sprawy sądowej. Z tego względu, warto w umowie o zachowaniu poufności przewidzieć możliwość dochodzenia dodatkowego odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. W procesie ubiegania się o odszkodowanie konieczne jednak będzie udowodnienie faktycznej szkody powstałej w wyniku naruszenia poufności, winy i związku przyczynowego.

Czy pracownik musi podpisać umowę o poufności?

Pracownik nie jest zobowiązany do podpisania umowy o poufności z mocy prawa, ale pracodawca może wymagać takiego zobowiązania w ramach warunków zatrudnienia. Podpisanie umowy o zachowaniu poufności przez pracownika jest standardową praktyką w wielu firmach, szczególnie w tych, które przetwarzają poufne informacje, takie jak tajemnice handlowe, dane technologiczne czy dane klientów. Odmowa podpisania takiej umowy może wpłynąć na relację pracownika z pracodawcą, a w niektórych przypadkach może być podstawą do nieprzyjęcia pracownika lub nieprzedłużenia umowy o pracę.

Po co mi prawnik?

Im bardziej szczelna będzie umowa o zachowaniu poufności tym mniejsza szansa na wyciek informacji poufnych. Dlatego niezwykle ważne jest by przygotowała ją osoba, która specjalizuje się prawie konkurencji. Umiejętność przewidywania ryzyka oraz doświadczenie w przygotowaniu i egzekwowaniu tego typu umów gwarantują najlepszą ochronę. Jeśli zatem zależy Państwu na skutecznej umowie o zachowaniu poufności to prosimy o kontakt.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl