Tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje informacje, które mają wartość gospodarczą, są poufne i przedsiębiorstwo podejmuje odpowiednie kroki w celu ich ochrony. Nic zatem dziwnego, że lista klientów danego przedsiębiorstwa, zawierająca dane kontaktowe, preferencje zakupowe, historie transakcji czy inne szczegóły, uznawana jest z reguły za jego tajemnicę.  Stanowi przecież cenny zasób dla firmy. O uznanie „własności” listy klientów toczy się odwieczny spór między pracownikiem, który np. taką listę wypracował, a pracodawcą który uważa się za ich wyłącznego dysponenta. Jak każdy dokument, tak i lista klientów, by być chroniona spełnić musi bowiem konkretne warunki. Kiedy lista klientów stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby lista klientów mogła być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Jakie informacje nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa?

Tajemnica przedsiębiorstwa w polskim prawie jest określona w Ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. Zgodnie z art. 11 tej ustawy, tajemnica przedsiębiorstwa to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej, pod warunkiem że:

Są poufne – nie są ogólnie dostępne dla osób spoza przedsiębiorstwa;

Mają wartość gospodarczą – ich posiadanie i wykorzystanie może dawać przewagę konkurencyjną na rynku;

Są odpowiednio chronione – przedsiębiorstwo podejmuje kroki mające na celu utrzymanie tych informacji w tajemnicy, np. poprzez wprowadzenie polityk poufności, odpowiednich zabezpieczeń i środków organizacyjnych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi aktywnie chronić swoje informacje, aby mogły one być uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa. Przykładami takich informacji mogą być m.in. strategie marketingowe, technologie produkcyjne, know-how. Czy należy do nich lista klientów?

Czy baza klientów to tajemnica przedsiębiorstwa?

Oto jest pytanie. Niejeden pracownik odpowiedziałby tu natychmiast, że skoro dane klientów można bez problemu znaleźć w sieci to lista klientów nie można być dokumentem poufnym. Czy aby na pewno?

Dane klientów mogą być ogólnodostępne, ale dokument jakim jest stworzona i aktualizowana lista klientów, który przy tym posiada indywidualne i unikalne cechy, wyselekcjonowane podmioty, dobrane pod kątem obranych kryteriów może być uznany za tajemnicę przedsiębiorstwa. Innymi słowy, lista klientów stworzona z danych ogólnodostępnych również może podlegać ochronie, jeśli żadna osoba trzecia spoza przedsiębiorstwa nie jest w stanie znaleźć nigdzie publicznej identycznej listy klientów. Lista klientów może dodatkowo zawierać dużo więcej informacji niż tylko nazwy i adresy firm, mogą to być dla przykładu dane osób prywatnych, których nie znajdziemy w publicznie dostępnych w katalogach, rejestrach czy na stronach internetowych. Lista klientów zawierająca dane poufne będzie po prostu poufna.

Lista klientów zwykle będzie też miała realną wartość gospodarczą. Jeśli firma posiada szczegółowe informacje o preferencjach zakupowych, historii transakcji, kontaktach i negocjacjach, to już sama taka lista klientów może dawać jej przewagę konkurencyjną. Utrata takich informacji lub ich ujawnienie konkurencji może doprowadzić do poważnych strat finansowych. Wartość takowej listy klientów dla przedsiębiorstwa jest więc wymierna.

Bardzo ważnym aspektem uznania listy klientów za tajemnice przedsiębiorstwa jest to, aby przedsiębiorstwo podjęło konkretne kroki w celu ochrony listy klientów. W praktyce oznacza to wdrożenie zabezpieczeń informatycznych, odpowiednich polityk bezpieczeństwa oraz regulacji wewnętrznych dotyczących zarządzania danymi zawartymi na liście klientów. Ważnym elementem jest także ograniczenie dostępu do listy klientów wyłącznie do uprawnionych osób. Zasadniczo, nigdzie nie odnajdziemy reguł określających jak wyglądać ma w praktyce forma tych ograniczeń. Wydaje się zatem, i jest to poparte niektórym orzecznictwem,  że już samo oświadczenie przedsiębiorcy podpisane przez odbiorcę, że „lista klientów jest informacją poufną i pracownik nie może się nią z nikim dzielić” daje wystarczające znamiona poufności. Oczywiście, dużo lepszym zabezpieczeniem będzie dokumentacja papierowa lub utrzymywanie listy klientów w „hasłowanym” systemie informatycznym.

Jeśli zatem lista klientów spełnia wszystkie trzy powyższe przesłanki, to  trudno będzie pracownikowi dowieść, że dana informacja nie jest to chroniona prawem jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Odpowiedzialność karna za ujawnienie listy klientów – naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa (np. ujawnienie listy klientów) może przybierać różne formy, także mogą być przestępstwem, o którym mowa w art. 23 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Jest tam w pierwszej kolejności mowa o ujawnieniu lub wykorzystaniu poufnych informacji przez osobę, która miała obowiązek ich chronienia, a jej działanie wyrządza przedsiębiorcy poważną szkodę.

Drugim przypadkiem jest ujawnienie lub wykorzystanie tajemnicy przez osobę, która uzyskała te informacje w sposób nielegalny.

Trzeci typ dotyczy sytuacji, w której tajemnica przedsiębiorstwa jest ujawniana lub wykorzystywana przez osoby, które zapoznały się z nią w trakcie postępowania sądowego, w którym jawność rozprawy została wyłączona.

W każdym z tych przypadków naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2, w zależności od okoliczności i stopnia szkodliwości czynu.

Zasadniczo karany będzie zarówno pracownik, który ujawni lub wykorzysta listę klientów jak i osoba, której pracownik przekazał listę klientów. Wydawać by się mogło, że kary powinny odstraszyć potencjalnych zainteresowanych listą klientów, a jeśli nie…

Jak chronić listę klientów?

Ustanowienie i faktyczna ochrona w danej firmie  tajemnicy przedsiębiorstwa mogą okazać się niewystarczającym zabezpieczeniem listy klientów, dlatego wraz z ich wdrożeniem wprowadzić można dodatkowe zabezpieczenia tj. umowę o zachowaniu poufności, a z nią również dodatkowe kary.

Umowa o poufności, znana również jako NDA (Non-Disclosure Agreement), to formalny dokument, w którym strona zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy określonych informacji, które zostają ujawnione w trakcie współpracy. Celem takiej umowy jest ochrona informacji poufnych, które mogą mieć istotne znaczenie dla przedsiębiorstwa, takich jak dane technologiczne, finansowe, handlowe, a także lista klientów. NDA może być stosowana w różnych relacjach biznesowych, m.in. z pracownikami, partnerami handlowymi czy podwykonawcami.

Zerwanie umowy o poufności, czyli ujawnienie lub niewłaściwe wykorzystanie chronionych informacji, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. W umowie często z góry określa się wysokość kary umownej, jaką musi zapłacić strona łamiąca warunki NDA. Ustalona w umowie kara umowna będzie wymagalna po ustaleniu, że warunki umowy zostały naruszone. Dodatkowo, w umowie poufności zastosować można możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych przewyższającego karę umowną i dochodzić go niezależnie od kary umownej. Dotyczy to sytuacji, w których realna szkoda przedsiębiorcy, która wynikła z działań naruszającego, przewyższa wysokość określonej kary umownej.

Czy pracownik może mieć własną listę klientów?

Na koniec spróbujmy odpowiedzieć sobie jeszcze na pytanie, czy pracownik może mieć własną listę klientów. Teoretycznie może. Musiałby jednak taki dokument stworzyć przed lub pomiędzy podjęciem zatrudnienia. Dodatkowo, taka lista musiałaby zostać stworzona z danych pozyskanych przez pracownika w czasie wolnym od pracy. Ogólnie jest to trudne do „wybronienia” przez pracownika, ale teoretycznie jest to możliwe. Niemniej, lista klientów stworzona w trakcie pełnienia obowiązków pracowniczych może być chronionym prawem dokumentem byłego pracodawcy. Zatrudnienie takiego pracownika, z uwagi na jego wartość dodaną (jaką jest owa lista klientów) może powodować, że lista ta staje się z upływem czasu niejako „własnością” pracodawcy. Wszystko zależy od konkretnego przypadku. Dlatego tak ważne jest, aby przed podjęciem czynności zlecić profesjonaliście (prawnikowi specjalizującemu się w prawie konkurencji) dokonanie audytu stanu faktycznego.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl