Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa to jedno z kluczowych wyzwań współczesnych firm, niezależnie od branży, w której działają. W dobie dynamicznie rozwijających się technologii oraz łatwego dostępu do informacji zabezpieczenie wrażliwych danych, know-how oraz strategicznych zasobów przed nieuprawnionym dostępem stało się priorytetem. Skuteczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga zastosowania rozwiązań prawnych, procedur organizacyjnych oraz fizycznych środków zabezpieczeń. Jakie środki prawne, proceduralne i fizyczne powinny wdrażać przedsiębiorstwa, aby efektywnie chronić swoje tajemnice?

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Prawna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Lojalność (art. 100 Kodeksu pracy)

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa jest zagwarantowana przez przepisy prawa pracy, które nakładają na pracowników obowiązek dbałości o interesy pracodawcy. Artykuł 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy jasno stanowi, że pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy wszelkie informacje, których ujawnienie mogłoby przynieść szkodę pracodawcy.

Oznacza to, że pracownicy muszą odpowiedzialnie podchodzić również do informacji, jakie pozyskują w ramach pełnionych obowiązków. Zasada ta obejmuje zarówno informacje o charakterze strategicznym, jak i te dotyczące codziennej działalności, np. dane dotyczące klientów, plany marketingowe, technologie wykorzystywane przez firmę czy szczegóły dotyczące procesów produkcyjnych. Naruszenie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami zarówno dyscyplinarnymi, jak i prawnymi.

Regulacje te mają na celu dać pracodawcy większą pewność, że jego interesy są chronione, a pracownicy mają jasno określone zasady dotyczące poufności i odpowiedzialności za informacje, które mogą mieć istotne znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niestety, w praktyce ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wynikając z przepisów Kodeksu pracy jest mało efektywna. Przedsiębiorca, którego pracownik naruszył kodeksowe zasady lojalności musi najpierw dochodzić uznania tego fakt przed sądem, a dopiero potem domagać się może odszkodowania. Sprawa przed sądem może ciągnąć się latami, a natychmiastowe i długofalowe skutki działalności nielojalnego pracownika drenują kondycję przedsiębiorstwa.

Umowa o zachowaniu poufności

Dużo bardziej szczelną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi umowa o zachowaniu poufności podpisana z pracownikiem, zleceniobiorcą lub współpracownikiem (b2b) lub klauzule o zachowaniu poufności wpisane zawczasu do umowy o pracę czy innej umowy o współpracę. Co ważne, umowa o zachowaniu poufności umożliwia również dużo szybsze dochodzenie roszczeń po stwierdzeniu naruszeń.

Umowa o zachowaniu poufności, często nazywana NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), to dokument zawierany między stronami, który zobowiązuje do nieujawniania określonych informacji i chroni tajemnice przedsiębiorstwa przed wyciekiem do osób trzecich. Zwykle za ujawnienie poufnych informacji grozi pracownikowi kara umowna. W umowach zastrzega się też prawo do żądania odszkodowania przewyższającego wysokość dochodzonej kary umownej.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w umowie poufności jak i klauzulach poufności, choć może być dowolnie kształtowana zgodnie z zasadą swobody umów, powinna obejmować trzy kluczowe elementy:

#1) Zakres poufności – postanowienia umowne powinny jasno określać, jakie dane są objęte poufnością. Warto wskazać je jak najbardziej precyzyjnie np. rodzajowo, jako dane finansowe, informacje technologiczne, dane klientów itp. Dobrze jest także sprecyzować okoliczności, w których pracownik może mieć dostęp do informacji poufnych, aby ułatwić identyfikację sytuacji, w których obowiązuje ochrona.

#2) Okres obowiązywania klauzuli – ważne, aby postanowienia jasno określały czas, przez jaki obowiązuje poufność. Może to być ustalony okres obowiązywania, ale brak określenia tego terminu może prowadzić do niepewności i umożliwiać wypowiedzenie klauzuli przez którąś ze stron. Wskazanie wyraźnego okresu obowiązywania zapobiega takim sytuacjom.

#3) Kary i konsekwencje – aby skutecznie zabezpieczyć interesy pracodawcy, postanowienia powinny zawierać informacje o karach i sankcjach za naruszenie poufności, a także zapisy o prawie pracodawcy do dochodzenia odszkodowania. Dobrze jest wskazać, że pracodawca może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, co zwiększa odpowiedzialność pracownika i zniechęca do naruszania klauzuli.

Włączenie tych elementów umowy o zachowanie poufności lub klauzul poufności w umowie o prace lub innej zapewnia skuteczne narzędzia do szybkiego egzekwowania poufności w przypadku ewentualnych naruszeń.

Proceduralna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Lista dokumentów poufnych

Dla skutecznej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa warto stworzyć szczegółową listę dokumentów objętych poufnością i regularnie ją aktualizować. Taka lista pozwala precyzyjnie określić, które informacje mają kluczowe znaczenie dla działalności firmy i wymagają ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Dodatkowo, taka lista ułatwia pracownikom zrozumienie, jakie informacje wymagają szczególnej uwagi, co zwiększa świadomość w zakresie ochrony danych i sprzyja uniknięciu przypadkowego naruszenia poufności.

Lista taka ma jednak jeden minus – szybko może się zdezaktualizować. Dlatego też regularna aktualizacja listy dokumentów poufnych jest tak istotna. Informacje w przedsiębiorstwie mogą zmieniać się dynamicznie – pojawiają się nowe projekty, technologie czy rozwiązania, które również wymagają ochrony. Dzięki regularnemu przeglądowi można upewnić się, że nowe, istotne informacje są objęte odpowiednią ochroną, a te, które straciły na aktualności, mogą być usunięte z listy.

Zalecenia dla przetwarzających

Dodatkowym zabezpieczeniem skutecznej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa może też być szczegółowa listę zaleceń dotyczących posługiwania się tego typu informacjami. Taka lista może stanowić kluczowy dokument w kontekście zarówno  pracowników, współpracowników, jak i dla osób zewnętrznych mających dostęp do poufnych danych, zapewniając jasne zasady i wytyczne.

Tworząc listę zaleceń warto określić w niej, jak będą oznaczane dokumenty zawierające informacje poufne, na przykład poprzez specjalne oznaczenia widoczne na każdym dokumencie (np. „Poufne” lub „Tylko do użytku wewnętrznego”). Dzięki temu odbiorca dokumentu natychmiast rozpozna jego charakter i będzie świadomy konieczności stosowania odpowiednich środków ostrożności.

Ponadto, zalecenia mogą zawierać wytyczne dotyczące sposobu postępowania z informacjami poufnymi – np. konieczność przechowywania ich w zabezpieczonych lokalizacjach, unikanie omawiania ich w miejscach publicznych, obowiązek szyfrowania danych przesyłanych drogą elektroniczną czy ograniczenie dostępu do dokumentów tylko do osób, które muszą je znać w związku z pełnionymi obowiązkami.

Tego typu instrukcje pomagają podnieść poziom ochrony informacji poufnych w firmie i minimalizują ryzyko przypadkowego ujawnienia danych. Dzięki wyraźnym, spójnym zasadom pracownicy i osoby współpracujące wiedzą, jakich procedur należy przestrzegać, co sprzyja utrzymaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie.

Poziomy dostępu

Na koniec, pomocne może być także nadanie pracownikom, współpracownikom lub kontrahentom odpowiednich poziomów dostępu do informacji poufnych. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skutecznie kontrolować, kto ma dostęp do określonych informacji, i ograniczyć dostęp do danych tylko do osób, które potrzebują ich w ramach swoich obowiązków zawodowych.

Przyznawanie dostępu tylko do niezbędnych informacji pozwala na ograniczenie ryzyka nieautoryzowanego ujawnienia lub przypadkowego wycieku danych. Pracownicy lub współpracownicy mogą posiadać różne poziomy uprawnień, co oznacza, że tylko wyższe stanowiska lub osoby bezpośrednio zaangażowane w konkretne projekty mają pełny wgląd do krytycznych informacji. Jeśli dostęp do poufnych informacji ma tylko określona grupa pracowników, współpracowników lub kontrahentów, ryzyko przedostania się tych danych poza firmę znacznie maleje. Co więcej, przypisanie różnych poziomów dostępu pozwala na ścisłe monitorowanie przepływu informacji w firmie. Można z łatwością zidentyfikować, kto i kiedy uzyskał dostęp do poufnych danych, co umożliwia szybszą reakcję w przypadku wykrycia nieautoryzowanych działań.

Fizyczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Zamykane szafy, sejfy

W sytuacjach, gdy w firmie przechowywane są dokumenty o wysokim znaczeniu strategicznym lub szczególnie cenne dane – jak plany finansowe, projekty technologiczne, czy dokumentacja klientów – stosowanie fizycznych zabezpieczeń jest nieodzowne. Zamykane szafy i sejfy zapewniają skuteczną barierę fizyczną, która utrudnia dostęp do dokumentów poufnych osobom, które nie mają odpowiednich uprawnień.

Umieszczanie poufnych dokumentów w zabezpieczonych szafach lub sejfach może pomóc w kontrolowaniu dostępu, gdyż do ich otwarcia konieczne jest posiadanie klucza, kodu lub innych narzędzi zabezpieczających, które posiadają tylko wybrane ściśle zidentyfikowane osoby. Taka kontrola dostępu nie tylko zmniejsza ryzyko kradzieży lub nieautoryzowanego przeglądania dokumentów, ale również nakłada na pracowników poczucie odpowiedzialności za powierzane im informacje.

Dedykowane pomieszczenia

Idąc dalej tym tropem wykorzystać można również dedykowane pomieszczenia do przechowywania i przeglądania informacji poufnych np. poprzez ograniczenie możliwości przeglądania ich w przestrzeniach ogólnodostępnych.

Dostęp do dedykowanych pomieszczeń mogą mieć wyłącznie osoby uprawnione, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do poufnych dokumentów i danych. Często stosuje się dodatkowe środki zabezpieczające, takie jak identyfikatory, karty dostępu, a nawet systemy monitoringu, aby dokładnie kontrolować, kto i kiedy wchodził do pomieszczenia i korzystał z informacji poufnych.

Dedykowane pomieszczenia wyraźnie sygnalizują wszystkim pracownikom i współpracownikom znaczenie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Mając dostęp do takich pomieszczeń, pracownicy są bardziej świadomi obowiązku dbałości o poufność danych, co sprzyja kulturze bezpieczeństwa w firmie.

Szyfrowanie danych

Szyfrowanie zabezpiecza dane przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając, że wrażliwe informacje pozostaną poufne nawet w sytuacji, gdy dane te zostaną przechwycone lub zgubione.

Szyfrowanie korespondencji e-mailowej zabezpiecza treść wiadomości przed przechwyceniem przez osoby nieuprawnione podczas przesyłania ich przez sieć. Dzięki temu poufne informacje, takie jak dane finansowe, plany biznesowe czy informacje o klientach, są bezpieczne i dostępne wyłącznie dla uprawnionych odbiorców.

Pendrive’y i inne przenośne nośniki danych są często stosowane do przenoszenia dokumentów i plików poza biurem. Szyfrowanie danych na tych urządzeniach jest kluczowe, ponieważ w przypadku zgubienia lub kradzieży nośnika osoby trzecie nie będą w stanie uzyskać dostępu do zawartości bez odpowiedniego klucza szyfrowania. To minimalizuje ryzyko wycieku danych, nawet jeśli nośnik fizycznie trafi do osób niepowołanych.

Szyfrowanie danych zmniejsza także ryzyko przypadkowego udostępnienia informacji poufnych wewnątrz organizacji, gdy pracownicy przesyłają lub udostępniają dane. Dzięki szyfrowaniu dostęp do plików mają tylko upoważnione osoby, co wzmacnia kontrolę nad przepływem poufnych informacji w firmie.

Podsumowując, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga kompleksowego podejścia, które łączy działania prawne, proceduralne i fizyczne zabezpieczenia. Dla pełnej skuteczności ochrony warto także skorzystać z wiedzy i doświadczenia radcy prawnego czy adwokata wyspecjalizowanego w tej tematyce. Prawnik, który zna aktualne przepisy i najlepsze praktyki w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, pomoże stworzyć precyzyjne umowy o poufności, opracować kluczowe procedury oraz doradzi w zakresie skutecznych zabezpieczeń prawnych. Dzięki wsparciu specjalisty przedsiębiorstwo może być pewne, że jego interesy są odpowiednio chronione, co pozwala skupić się na rozwoju i utrzymaniu przewagi konkurencyjnej na rynku.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl