Funkcjonowanie przedsiębiorstw jest dziś bardzo mocno oparte na informacji, dlatego umiejętność ochrony cennych danych – takich jak know-how, bazy klientów, strategie biznesowe czy innowacyjne technologie – jest kluczowa dla sukcesu firmy. Wartość tajemnicy handlowej nie ogranicza się jedynie do fizycznych produktów czy usług, ale obejmuje również  wiele innych aspektów, które mają bezpośredni wpływ na rozwój i funkcjonowanie firmy. W obliczu rosnącej konkurencji i szybkiego przepływu informacji, przedsiębiorstwa stoją przed wyzwaniem skutecznej ochrony swoich poufnych danych. Czym jest tzw. tajemnica handlowa? Jakie kroki podjąć, by zabezpieczyć kluczowe informacje? Odpowiedź na te pytania jest niezbędne dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Czym jest tajemnica handlowa?

Należy zacząć od tego, że w polskim prawie nie funkcjonuje sensu stricte pojęcie tajemnicy handlowej, czyli tzw. trade secrets. Termin ten został bowiem zaczerpnięty z prawa międzynarodowego, a dokładnie Porozumienia w sprawie handlowych aspektów praw własności intelektualnej (TRIPS). Termin ten jednak dość dobrze i trwale umiejscowił się w Polsce w języku potocznym. Czym zatem jest tajemnica handlowa w Polsce? Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wprowadza pojęcie „tajemnicy przedsiębiorstwa”, które jest niejako odpowiednikiem „trade secrets”, czyli tajemnicy handlowej.

Tajemnica przedsiębiorstwa, w myśl art. 11 wspomnianej powyżej ustawy, to informacje posiadające wartość gospodarczą np. informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa, które są utrzymywane w poufności, ponieważ dają przedsiębiorstwu przewagę konkurencyjną. Zasadniczo, warunkiem uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa jest podjęcie przez przedsiębiorstwo odpowiednich działań w celu utrzymania jej ochrony. Wydaje się to logiczne, bowiem bez ochrony nie ma tajemnicy. Co ciekawe, za tajemnicę przedsiębiorstwa można również uznać zestawienia / zbiory informacji, które nie są powszechnie dostępne.

Przykłady tajemnicy handlowej

Przykłady tzw. tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa mogą być bardzo zróżnicowane w zależności od branży i charakteru prowadzonej działalności. Poniżej znajdują się konkretne przykłady, które często stanowią tajemnicę handlową przedsiębiorstw:

1) Strategie biznesowe – tajemnica handlowa obejmuje różne aspekty, takie jak strategia cenowa, metody zarządzania zasobami ludzkimi, plany ekspansji na nowe rynki, strategie digital marketingu, czy strategie dotyczące wejścia na nowe segmenty rynku;

2) Proces negocjacji i umowy – tajemnica handlowa może dotyczyć szczegółów prowadzonych negocjacji z kontrahentami, dokumentów z nimi związanych oraz warunki zawartych umów handlowych;

3) Baza klientów – to chyba najczęściej utajniane dane w firmie, zwykle są to m.in. informacje na temat klientów, takie jak ich dane kontaktowe, historia zakupów;

4) Relacje z dostawcami – szczegóły współpracy z dostawcami, w tym warunki handlowe, terminy dostaw, polityka zaopatrzenia i warunki płatności, również mogą być przedmiotem tajemnicy handlowej;

5) Polityka wynagrodzeń – informacje dotyczące wysokości wynagrodzeń pracowników, systemów premiowych, benefitów oraz innych świadczeń, to często tajemnica handlowa;

6) Plany sprzedażowe i prognozy – szczegółowe cele sprzedażowe, prognozy popytu, analizy rynku, strategie związane z wprowadzaniem nowych produktów czy usług – wszystkie te dane również mogą stanowić tajemnicę;

7) Standardy i procedury – kluczowymi elementami tajemnicy handlowej niejednego przedsiębiorstwa są procesy produkcyjne, własne procedury, unikatowe metody produkcji, tajemnice technologiczne, posiadane patenty, wzory przemysłowe, i inne prawa własności intelektualnej;

8) Dokumentacja finansowa – do tajemnicy handlowej można zaliczyć szczegółowe dokumenty dotyczące kondycji finansowej przedsiębiorstwa, w tym bilanse, rachunki zysków i strat, sprawozdania finansowe, a także wewnętrzne analizy i raporty;

9) Oprogramowanie i technologie – nierzadko za tajemnice handlową uznawane są własne programy komputerowe, systemy zarządzania, bazy danych, algorytmy czy inne technologie stosowane przez firmę w jej działalności.

Co decyduje o uznaniu czegoś tajemnicą (handlową) przedsiębiorstwa?

O uznaniu danej informacji za tajemnicę handlową przedsiębiorstwa decyduje spełnienie trzech kluczowych warunków.

Charakter informacji

Jak już wcześniej wspominałem, musi to być informacja techniczna, technologiczna, organizacyjna lub posiadająca wartość gospodarczą dla przedsiębiorstwa. Istotne jest, aby miała ona wpływ na działalność firmy i mogła przynosić korzyści ekonomiczne, np. pozwalając generować zyski, zmniejszać koszty czy utrzymywać przewagę rynkową.

Niepowszechna dostępność

Informacja nie powinna być powszechnie znana lub łatwo dostępna dla osób, które zajmują się tym rodzajem informacji w danej branży. Jej unikalność i trudność w pozyskaniu decydują o wartości tajemnicy handlowej.

Podjęte środki ochrony

Przedsiębiorstwo musi podjąć aktywne działania w celu zachowania informacji w poufności. Oznacza to zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak klauzule poufności, ograniczenie dostępu do danych czy stosowanie środków technicznych i organizacyjnych mających na celu ochronę tej informacji.

Oczywiście, dla uznania danej informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa decydujące znaczenie ma działanie przedsiębiorcy. Nie jest jednak tak, że może on dowolnie wskazywać dogodne dla siebie dane „na wszelki wypadek”. Co zatem tajemnicą (handlową) przedsiębiorstwa być nie może? Dla przykładu, doświadczenie i umiejętności pracownika nie są uważane za informacje poufne, ponieważ stanowią one indywidualne cechy i kompetencje, które dana osoba zdobyła w trakcie swojej kariery. Mimo iż często wynikają z know-how przedsiębiorstwa, jest to swoiste „know-how” pracownika.  Podobnie jest z wiedzą zdobytą podczas pracy. Pracownik może swobodnie wykorzystywać swoją wiedzę w kolejnych miejscach pracy, o ile wiedza ta nie jest chroniona przez pracodawcę w sposób pozwalający na nadanie jej miana „poufnej” wyłączona jest od tej reguły.

Kara za naruszenie tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa

Za naruszenie tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa grożą konsekwencje zarówno cywilnoprawne, jak i karne.

W postępowaniu cywilnym, zgodnie z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, poszkodowany przedsiębiorca może domagać się:

1) Zaniechania działań naruszających tajemnicę, wstrzymania dalszego ujawniania poufnych informacji lub innych działań sprzecznych z prawem;

2) Usunięcia skutków naruszenia, wycofania z obrotu produktów lub usług stworzonych w oparciu o wykradzione dane, np. nielegalnie wykorzystany znak towarowy;

3) Oświadczenia dla opinii publicznej, publikacja oświadczenia odpowiedniej treści lub wyroku w sprawie, które wyjaśniałyby naruszenie tajemnicy handlowej;

4) Odszkodowania, naprawienia wyrządzonej szkody, co może obejmować wypłatę odszkodowania za utracone zyski lub poniesione straty;

5) Wydania korzyści, zwrot korzyści uzyskanych przez osobę naruszającą tajemnicę handlową, np. zysków ze sprzedaży produktów stworzonych dzięki wykradzionym informacjom;

6) Przekazania określonej sumy na cel związany np. z kulturą lub ochroną dziedzictwa narodowego;

7) Nakazu zniszczenia produktów lub oznakowań powstałych w wyniku naruszenia tajemnicy handlowej.

W przypadku postępowania karnego, osoba, która ujawnia lub wykorzystuje tajemnicę handlową przedsiębiorstwa wbrew obowiązującym przepisom, może podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do 2 lat. Dotyczy to zarówno osób, które mają obowiązek zachowania tajemnicy, jak i tych, które uzyskały informacje bezprawnie lub w trakcie postępowania sądowego, gdzie jawność rozprawy została wyłączona.

Ściganie tych przestępstw następuje na wniosek pokrzywdzonego przedsiębiorcy, który może zgłosić naruszenie odpowiednim organom i domagać się ukarania sprawcy zarówno na drodze cywilnej, jak i karnej.

Jak zapobiegać naruszeniom tajemnicy handlowej?

Im cenniejsze są dane objęte tajemnicą handlową tym większa będzie szkoda wyrządzona ich ujawnieniem lub pozyskaniem przez konkurencje. Na całe szczęście, przedsiębiorca nie jest bezbronny, a nasze prawo daje mu wiele narzędzi, które może stosować prewencyjnie jak i dochodząc roszczeń ewentualnych naruszeń. Finalnie, by skutecznie zapobiegać ujawnieniu tajemnicy handlowej, przedsiębiorstwo może zastosować różnorodne formy ochrony.

Ochrona organizacyjna

Pierwszym poziomem zabezpieczeń jest ochrona na poziomie organizacji pracy. Kluczem jest wdrożenie ścisłej polityki zarządzania informacjami, która określa poziomy dostępu do danych w zależności od roli pracownika. Im szczelniejsza będzie ta polityka, tym lepiej chronione będą informacje. Na tym etapie wprowadzić można np. politykę „czystego biurka” (clean desk policy), kontrolę przebywania osób trzecich na terenie firmy oraz regulacje dotyczące korzystania z nośników danych (np. USB).

Ochrona fizyczna

Procedury warto wyposażyć w systemy fizycznej ochrony. Bezpieczne przechowywanie dokumentów: Zabezpieczenie dokumentów i materiałów zawierających poufne informacje poprzez ich przechowywanie w sejfach, zamykanych szafach czy dedykowanych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem. Wszystko to stanowi dodatkowe zabezpieczenie, w razie gdyby ktoś „zapomniał” o procedurach. Nierzadko firmy decydują się również na wprowadzenie systemów kontroli dostępu, takich jak karty magnetyczne, identyfikatory czy biometryczne systemy uwierzytelniania, które ograniczają dostęp do wybranych pomieszczeń jedynie dla upoważnionych osób.

Ochrona informatyczna

Coraz częściej standardem jest dziś zabezpieczanie wrażliwych informacji za pomocą technologii szyfrowania zarówno w trakcie przechowywania na nośnikach, jak i podczas przesyłania w sieci. Pozwala to na zabezpieczenie danych przed ich nieuprawnionym odczytaniem.

Ochrona prawna

Na koniec, przedsiębiorca może wykorzystać również narzędzia ochrony prawnej tj. umowy o poufności.  Tego typu umowy jasno określają, jakie informacje są chronione, jakie są ograniczenia w ich użyciu oraz jakie są konsekwencje naruszenia klauzul. Podpisanie umów o zachowaniu poufności (Non-Disclosure Agreements, NDA) z pracownikami, partnerami biznesowymi, dostawcami oraz innymi podmiotami mającymi dostęp do poufnych informacji, zwiększa świadomość stron na temat dokumentów, którymi się posługują. W umowach można również zawrzeć zapisy dotyczące kar finansowych za naruszenie poufności lub obowiązku wypłaty odszkodowań w przypadku ujawnienia lub wykorzystania tajemnicy handlowej. Takie zapisy pełnią rolę prewencyjną, zniechęcając do nieuczciwego wykorzystania informacji.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl